Projektassistent*in am Center for Teaching and Learning (CTL)

• Eigenständige Vertragsabwicklung und personaladministrative Betreuung des Personals des Center for Teaching and Learning (dies umfasst sowohl festangestellte Mitarbeiterinnen, studentische Mitarbeiterinnen sowie externe Trainer*innen); Beratung und Information in arbeitsrechtlichen Belangen; verantwortliche Kommunikation und enge Schnittstelle zur DLE Personalwesen und Frauenförderung
• Aktive Gestaltung, Weiterentwicklung und Vereinheitlichung von administrativen Arbeitsabläufen, insbesondere der Etablierung einer einheitlichen Kommunikationsstruktur für die studentischen Mitarbeiter*innen am CTL
• Laufende Budgetadministration und -controlling inklusive Rechnungsprüfung aller Projekte in enger Abstimmung mit der DLE Finanzwesen und Controlling
• Serviceorientierte Zusammenarbeit und administrative Unterstützung der Leitung sowie aller Teamleitungen bezüglich laufender Projekte
• Selbstständige Bearbeitung von Anfragen an das CTL und Kommunikation mit internen und externen Kooperationspartnerinnen, Funktionsträgerinnen sowie Expert*innen aus dem inter/nationalen Hochschulraum.

• Abgeschlossene allgemeine oder berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura)
• mehrjährige Erfahrung in der universitären Verwaltung oder anderen postsekundären privaten oder öffentlichen Bildungseinrichtungen:

• idealerweise in der Administration und Servicierung von Prozessen mit vielen unterschiedlichen Stakeholdern
• idealerweise Erfahrung in der Optimierung von administrativen Prozessen und Abläufen

• abgeschlossenes Bachelorstudium und/oder mehrjährige koordinierende Berufstätigkeit im Servicebereich, Projektmanagement von Vorteil
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse (mind. Niveau C1)- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Versierte Nutzung von digitalen Tools im Arbeitsalltag (Microsoft Office; MS Teams)
• Hohe kommunikative Kompetenz im Umgang mit unterschiedlichen Zielgruppen und ausgeprägte Serviceorientierung
• Bereitschaft, den Umgang mit neuen Tools zu erlernen (z. B. SAP, Confluence Wiki, uni-interne Systeme)
• Bereitschaft zur Nutzung und Weiterentwicklung von uniinternen KI-Tools für die Administration bzw. die Bereitschaft, dies zu erlernen
• Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe von Vorteil

Ihr persönlicher Arbeitsstil:

• Problemlösungskompetenz und selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Service- und Kund*innenorientierung
• Teamfähigkeit und Freude an Koordinationsaufgaben
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bei wechselnden Aufgaben und Anforderungen
• Bereitschaft zur Weiterbildung
• Belastbarkeit und Fähigkeit zum konstruktiven Umgang mit Stress bei Peaks

• Team mit angenehmem Arbeitsklima
• Flexibilität: flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Home-Office nach Regelungen der Uni Wien
• Betriebliche Gesundheitsförderung (Impfaktionen, günstigere Tarife bei Sportkursen, Arbeitsmedizin, Arbeitspsychologie, uvm.)
• Soziale Events wie Betriebsausflüge und Weihnachtsfeiern
• Persönliches Wachstum durch Weiterbildungen, Workshops, Konferenzen
• Faires Gehalt: Einstufung gemäß Kollektivvertrag / Gehaltsschema für das allgemeine Universitätspersonal, Verwendungsgruppe IIIb. Das Grundgehalt von EUR 3.071,30 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.700 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 3.000 in der Administration und Organisation. Wir suchen eine*n