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Agent guide: [/agents.md](https://www.wearedevelopers.com/agents.md). --- # Responsable Service Organisation du Processus décisionnel et Démocratique - **Company:** LAMENTIN - COMMUNE - **Location:** Le Lamentin, France (Remote available) - **Contract:** Permanent contract - **Skills:** Databases, Formal Verification - **Published:** July 10, 2026 - **Apply:** https://www.emploi-territorial.fr/offre/o972260701002105-responsable-service-organisation-processus-decisionnel-democratique ## About the Role Impartialité et intégrité * Neutralité absolue dans la gestion des processus électoraux et délibératifs * Exemplarité éthique et discrétion face aux enjeux de pouvoir internes Rigueur et fiabilité * Sens aigu de l'organisation et de l'anticipation * Respect scrupuleux des délais et des procédures légales * Capacité à gérer des dossiers complexes sans marge d'erreur Sens du service et de la médiation * Posture de facilitateur·trice auprès de publics divers (élus, membres, administration) * Pédagogie pour expliquer les règles démocratiques à des non-spécialistes * Gestion du stress et des situations de tension ou de contestation Adaptabilité * Capacité à s'adapter à des contextes variés et à des réformes statutaires * Ouverture aux nouvelles modalités démocratiques (vote en ligne, hybride…) SAVOIR-FAIRE : Organisation des assemblées ## Description * Assure la préparation et la gestion du Bureau Municipal et du Conseil Municipal * Assure la rédaction, la gestion des différents actes administratifs et l'archivage * Assure la gestion des listes électorales et l'organisation de la révision électorale * Assure la gestion et l'organisation des élections politiques et professionnelles * Assure l'organisation et la gestion du Service * Conçoit et impulse les projets du Service * Assure l'animation et l'encadrement du Service * Assure l'interface avec l'ensemble des partenaires et des Services en lien avec les missions du Service * Assure la représentation de la collectivité dans le domaine d'expertise du Service * Assure la conception et le suivi des documents administratifs Missions / conditions d'exercice 1 -ORGANISATION ET GESTION DU SERVICE : - Rechercher l'efficacité dans l'organisation des missions du Service. - Faire appliquer les décisions prises par la hiérarchie. - Elaborer et actualiser le guide de procédures du Service. - Communiquer sur les actions du Service. - Etablir un bilan d'activités du Service. - Contribuer à l'amélioration de l'image du Service et de la Collectivité. - Suivre l'exécution budgétaire du service - Contrôler la gestion et les engagements de dépenses - Contrôler la passation et l'exécution des marchés publics 2-ORGANISATION ET GESTION DU SERVICE : -- Contribuer à l'application de la réglementation et à la prévention des risques juridiques. - Assurer une veille juridique et technique sur les questions afférentes à l'activité du Service. - Faire des propositions d'adaptation du Service en fonction de l'évolution des textes. - Rédiger tout document d'aide à la décision. - Alerter la hiérarchie sur les questions importantes, urgentes ou sensibles. 3 : IMPULSION DES PROJETS DU SERVICE - Mettre en place des réunions de coordination et de validation des objectifs. - Prendre contact avec les prestataires et les autres collectivités ayant développé des méthodes similaires. - Identifier et mettre en œuvre le processus de développement et de réalisation des projets. - Assurer la coordination avec les Services et personnes ressources intervenant sur le projet. - Rédiger des rapports ou des documents d'aide à la décision. - Soumettre les différentes phases des projets à validation de la hiérarchie et du Maire. - Communiquer avec les agents sur la mise en œuvre des projets. - Veiller à leur formation (le cas échéant). - Mettre en œuvre le plan de communication sur le projet auprès des élus et des Services. - Superviser les projets pilotés par les agents du Service. 4 : ANIMATION ET ENCADREMENT DU SERVICE - Veiller à la bonne adéquation de l'activité des deux secteurs du Service (Assemblées, Elections). - Rechercher l'organisation la plus pertinente au quotidien en fonction des impératifs du Service. - S'assurer de la bonne ambiance de travail et de l'esprit d'équipe. - Repérer et réguler les conflits. Pour la partie assemblées : ORGANISATION DES SEANCES DU BUREAU MUNICIPAL ET DU CONSEIL MUNICIPAL : - Etablir en lien avec la DGA SSP le calendrier des séances du Bureau municipal et du Conseil municipal. - Soumettre au Directeur Général des Services pour validation les propositions de programmations. - Assurer la vérification formelle des dossiers (pièces jointes, fonds de dossiers assortis de la signature des Présidents de Commission..). - Récupérer les pièces complémentaires (le cas échéant). - Transmettre les dossiers au Directeur Général des Services adjoint pour visa et accord sur l'inscription au BM/CM - S'assurer de la convocation des membres de la Direction de l'Administration communale (DAC) élargie à partir du portail FAST. - Assister à la séance de travail de la DAC élargie. - Récupérer les dossiers inscrits à l'ordre du jour du Conseil municipal. - Inscrire en priorité les dossiers de l'ordre du jour du Conseil municipal. - Classer et inscrire les dossiers à l'étude du seul Bureau municipal (rapports, comptes rendus de Commissions, documents d'information…). - En assurer la numérotation. - Faire réaliser le dossier témoin. - Préparer l'ordre du jour du Conseil municipal en respectant les mêmes étapes. - Veiller à la qualité de la transmission des dossiers via le portail FAST et de la reproduction des documents. - Veiller à la transmission dans les délais requis aux élus. - S'assurer de la convocation écrite des élus à la séance du Bureau municipal et du Conseil municipal. - Préparer le jour même le dossier complémentaire pour le Bureau municipal. - Assurer la prise de notes pour le Bureau municipal et externaliser celle du Conseil municipal. - Veiller à la formulation précise par les élus des avis et décisions. - Veiller au remplissage et à la signature par les Présidents des Relevé des Avis de Commissions et au visa des DGSA pour le Bureau municipal. ORGANISATION DES SEANCES DU BUREAU MUNICIPAL ET DU CONSEIL MUNICIPAL : - Rédiger le compte rendu et les fiches de décision pour le Bureau municipal. - Transmettre à la signature de Monsieur le Maire - Communiquer extraits aux Services concernés - Finaliser le compte rendu et le procès-verbal pour le Conseil municipal - Rédiger les extraits de délibérations - Transmettre les projets de délibérations aux Services pour avis. - Assurer le suivi dématérialisé des délibérations via le portail FAST (signature par le Maire et transmission à la Préfecture, retour de l'accusé de réception, clôture du dossier). - Communiquer extrait des délibérations aux Services concernés - Recueillir la signature du Maire et des secrétaires sur le procès-verbal à transmettre au contrôle de légalité - Veiller à la publication des actes sur le site de la Ville - Vérifier la bonne intégration des actes et leur conformité à la procédure - Vérifier la transmission au contrôle de légalité et retour aux services concernés - Veiller à la publication des actes - Vérifier le respect de la procédure de transmission des pièces des marchés publics et leur retour au service Marchés 5 : ANIMATION ET ENCADREMENT DU SERVICE : - Informer les agents des évolutions et des actualités liées au Service. - Prendre connaissance des doléances et des attentes nouvelles des agents. - Rechercher avec les agents les solutions aux problématiques liées au Service. - Favoriser la participation et l'expression des agents. - Elaborer les fiches de postes. - Assurer l'entretien d'évaluation et la notation. - Proposer des outils d'évaluation. - Recenser les besoins en formation. - Collaborer avec la DRH pour la mise en place du plan de formation. - Collaborer avec la DRH pour le recrutement de nouveaux agents au sein du Service. - Assurer le suivi de la carrière des agents. - Déléguer des responsabilités. - S'assurer du respect de la continuité du Service (choix des dates de congés). - Veiller à l'élaboration du planning des congés - Mettre à jour le logiciel Kelio pour la validation des heures supplémentaires. - Editer les fiches de solde pour information des agents. - Veiller en collaboration avec la DRH au paiement des heures supplémentaires le cas échéant. - Rédiger des documents d'aide à la décision à l'attention de la hiérarchie et du Maire. - Représenter la collectivité dans des réunions et des manifestations avec les partenaires de la Ville. - Assurer le reporting des décisions ou des demandes formulées par les partenaires auprès de la hiérarchie Directeur Général des Services. - Contribuer au positionnement stratégique de la Ville auprès des partenaires institutionnels et professionnels. - Assurer la promotion des actions menées par la Ville en lien avec les missions du Service. - Assurer l'accueil de stagiaires et de prestataires. - Effectuer le cas échéant des déplacements sur site (centre de tri…). Pour la partie Election : ORGANISATION ET GESTION DU FICHIER ELECTORAL : - Suivre et contrôler le calendrier des opérations de révision des listes électorales - Suivre et contrôler la procédure de clôture des listes électorales - Suivre et contrôler les inscriptions et les radiations dans le respect de la réglementation - Assurer le suivi des décisions du Maire - Valider les inscriptions et établir les notifications - Assurer le suivi de la gestion de la convocation de la Commission de Contrôle à partir du logiciel ADAGIO, de l'organisation des réunions et du suivi des décisions - Suivre les procédures de recours administratif - Gérer la préparation d'un scrutin dans le cadre de la révision - Gérer les opérations préélectorales (édition des listes, gestion des procurations, - Gérer la préparation administrative, technique et logistique du scrutin (convocations des élus et des agents, organisation et composition des bureaux de vote et du bureau centralisateur, établissement des procès-verbaux) - Suivre les opérations d'aménagement des bureaux de vote - Vérifier le matériel électoral. - Accompagner les différents bureaux de vote le jour du scrutin - Suivre les opérations de dépouillement - Gérer la proclamation des résultats et la transmission en Préfecture - Etablir une proposition de répartition des électeurs dans les bureaux de vote - Faire valider la proposition de redécoupage par les élus concernés et Monsieur le Maire - Appliquer dans ADAGIO la proposition pour vérification - Transmettre au Préfet de Martinique la proposition validée pour établissement de l'arrêté Activités spécifiques :ORGANISATION DU TIRAGE AU SORT DES JURES D'ASSISES : - Veiller au respect de la procédure préalable - Veiller au respect des recommandations de la Préfecture - S'assurer de la mise en œuvre des modalités d'information des électeurs concernés - Veiller à la transmission conforme des éléments à la Préfecture et à la cour d'appel de Fort de France ORGANISATION ET GESTION DU SERVICE : - Mettre à jour de la veille législative et réglementaire - Prévenir le contentieux électoral - S'assurer de la bonne gestion du matériel électoral - Gérer le stock de fourniture électorale Profils recherchés SAVOIR : Connaissance confirmée des principes généraux de la fonction publique territoriale et de l'organisation de la collectivité municipale (CGCT, Code Electoral..) Cadre juridique et réglementaire * Droit des assemblées générales (ordinaires, extraordinaires, mixtes) * Législation électorale applicable à la structure (droit associatif, droit des sociétés, droit syndical ou institutionnel selon le contexte) * Textes fondateurs : statuts, règlement intérieur, chartes internes * Réglementation sur la protection des données personnelles (RGPD) appliquée aux processus électoraux Gouvernance et démocratie organisationnelle * Modes de scrutin et systèmes de vote (proportionnel, majoritaire, préférentiel…) * Fonctionnement des instances délibératives : conseils d'administration, bureaux, commissions * Principes de représentativité, de mandats, de quorum et de majorité * Notions de démocratie participative et représentative * Droit des mandataires et des délégations de vote Gestion administrative et documentaire * Procédures de convocation et délais légaux * Rédaction et conservation des procès-verbaux * Gestion des listes électorales et des registres de membres * Archivage réglementaire, * Planification et coordination logistique des AG (salle, convocations, quorum, feuilles de présence, pouvoirs) * Rédaction des ordres du jour en lien avec la direction et les instances * Préparation des documents soumis au vote (rapports, résolutions, amendements) * Rédaction et validation des procès-verbaux dans les délais réglementaires * Gestion du vote en séance (à main levée, à bulletins secrets, électronique) Organisation des élections * Élaboration et gestion des listes électorales (vérification de l'éligibilité, mises à jour) * Rédaction et diffusion des appels à candidatures * Organisation matérielle du scrutin (bulletins, urnes, bureaux de vote, isoloirs) * Dépouillement, proclamation des résultats et gestion des contentieux éventuels * Mise en place et supervision du vote électronique sécurisé Coordination institutionnelle * Liaison avec les instances dirigeantes, les services juridiques et les prestataires externes * Suivi des mandats et des renouvellements d'instances * Veille juridique et mise à jour des procédures internes Outils et numérique * Maîtrise des outils bureautiques et de gestion documentaire * Utilisation de plateformes de vote en ligne * Gestion de bases de données membres/électeurs ## Related Videos - [Kubernetes and Microservices with Multi-Model Databases](https://www.wearedevelopers.com/videos/382-kubernetes-and-microservices-with-multi-model-databases) - [When testing just doesn’t cut it](https://www.wearedevelopers.com/videos/720-when-testing-just-doesn-t-cut-it) - [Fault Tolerance and Consistency at Scale: Harnessing the Power of Distributed SQL Databases](https://www.wearedevelopers.com/videos/1146-fault-tolerance-and-consistency-at-scale-harnessing-the-power-of-distributed-sql-databases) - [Developer’s Perspective: Overview of the Tezos Blockchain Ecosystem](https://www.wearedevelopers.com/videos/237-developer-s-perspective-overview-of-the-tezos-blockchain-ecosystem) - [Branch your database like your code: How schema changes and pull requests go hand in hand](https://www.wearedevelopers.com/videos/350-branch-your-database-like-your-code-how-schema-changes-and-pull-requests-go-hand-in-hand) - [AI Meets Hoare Logic: Revolutionizing Software Testing with Formal Methods](https://www.wearedevelopers.com/videos/1644-ai-meets-hoare-logic-revolutionizing-software-testing-with-formal-methods) ## Related Articles - [Best Companies to Work For in France: Top 25 Companies in 2023 ](https://www.wearedevelopers.com/magazine/189-best-companies-to-work-for-in-france-top-25-companies-in-2023) - [Guide for Expats Living in France](https://www.wearedevelopers.com/magazine/305-guide-for-expats-living-in-france) - [Best Companies to Work For in Paris: Top 25 Companies in 2023 ](https://www.wearedevelopers.com/magazine/190-best-companies-to-work-for-in-paris-top-25-companies-in-2023) - [France Public Holidays 2024](https://www.wearedevelopers.com/magazine/433-france-public-holidays-2024) - [The importance of technology in modern democracy](https://www.wearedevelopers.com/magazine/496-the-importance-of-technology-in-modern-democracy) - [Average Salary in France](https://www.wearedevelopers.com/magazine/269-average-salary-in-france)