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# Assistenz der Fachgebietsleitung "Artificial Intelligence and Intelligent Systems

- **Company:** Hpi
- **Location:** Potsdam, Germany
- **Contract:** Temporary contract
- **Skills:** Microsoft Word, Microsoft Excel, Artificial Intelligence, Software Applications, Microsoft Outlook, Document Management Systems, SuccessFactors, SAP Concur, DocuWare
- **Published:** August 21, 2026
- **Apply:** https://www.stepstone.de/stellenangebote--Assistenz-der-Fachgebietsleitung-Artificial-Intelligence-and-Intelligent-Systems-m-w-d-Metropolregion-Berlin-Brandenburg-Hasso-Plattner-Institut-fuer-Digital-Engineering-gGmbH--14416619-inline.html

## About the Role

* Du hast eine kaufmännische Berufsausbildung oder ein Studium erfolgreich abgeschlossen oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst mehrjährige Erfahrungen in vergleichbaren Positionen mit
 * Du hast Freude an Assistenztätigkeiten und bist im Umgang mit MS-Produkten (Teams, Outlook, Excel, Word etc.) versiert
 * Erfahrung in digitalen Anwendungsprogrammen wie SAP Success Factors, SAP Concur und digitalen Rechnungsbearbeitungssystemen wünschenswert
 * Eine eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie Planungs- und Organisationsgeschick sind für Dich selbstverständlich
 * Souveränes und freundliches Auftreten
 * Aufgrund der internationalen Ausrichtung an den Fachgebieten sind interkulturelle Kompetenz und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache in Wort und Schrift wichtig

## Description

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Du übernimmst die Verantwortung für alle anfallenden organisatorischen Angelegenheiten am Fachgebiet, insbesondere:

 * Unterstützung im Kalendermanagement und bei der Terminkoordination für die Fachgebietsleitung/Professor:in
 * Unterstützung bei der Organisation von Meetings, Projekttreffen und Veranstaltungen an den Lehrstühlen
 * Vor- und Nachbereitung von Reisen der Fachgebietsleitung, Beantragung und Abrechnung der Dienstreisen der Fachgebietsleitung in SAP Concur
 * Rechnungsbearbeitung mit dem Dokumentenmanagement-programm DocuWare
 * Unterstützung bei der Anstellung neuer Mitarbeitender
 * Zuarbeit bei besonderen Aufgaben der Fachgebietsleitung in der akademischen Verwaltung, z.B. Prüfungsausschuss
 * Ansprechpartner:in für Mitarbeitende und Stipendiat:innen in organisatorischen Fragen zur Gewährleistung eines routinierten und professionellen Ablaufs
 * Zuarbeit bei der Finanz- und Budgetplanung der Fachgebietsleitung und Zusammenarbeit mit verschiedenen zentralen Verwaltungsabteilungen wie Finanzen, Drittmittel und Personal
 * Unterstützung bei Sonderaufgaben wie z.B. Organisation des jährlichen Fachgebiet-Retreats
 * Pflege eines Netzwerkes mit den Assistenzen der anderen Fachgebiete

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