> Markdown version of [/jobs/ext/3103313-al-administration-specialist](https://www.wearedevelopers.com/jobs/ext/3103313-al-administration-specialist). Every page supports `.md` or `Accept: text/markdown`. Links point to the HTML versions so they work for humans too. Agent guide: [/agents.md](https://www.wearedevelopers.com/agents.md). --- # al Administration Specialist - **Company:** EIT RawMaterials - **Location:** Berlin, Germany - **Contract:** Permanent contract - **Skills:** Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Databases, Document Management Systems, Microsoft Office, Microsoft PowerPoint - **Published:** September 27, 2026 - **Apply:** https://www.stepstone.de/stellenangebote--Administration-Specialist-m-f-d-Berlin-EIT-RawMaterials-GmbH--14546185-inline.html ## About the Role * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Office Management, Hospitality Management oder einer vergleichbaren Fachrichtung * Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Administration, Office Management, Executive Support oder einer ähnlichen Position * Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten mit hoher Detailgenauigkeit * Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten und dabei stets hohe Qualitätsstandards sicherzustellen * Sehr gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten * Strukturierte, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise * Sicherer Umgang mit den Microsoft-Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel und PowerPoint) * Erfahrung mit administrativen Prozessen und Beschaffungsvorgängen ist von Vorteil * Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, * Completed vocational training or degree in Business Administration, Office Management, Hospitality Management, or a related field * Several years of experience in administration, office management, executive support, or a similar role * Excellent organizational and coordination skills with strong attention to detail * Ability to manage multiple tasks while maintaining high-quality standards * Strong communication and interpersonal skills * Proactive, reliable, and solution-oriented approach * Proficiency in Microsoft Office applications (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) * Experience working with administrative and procurement processes is an advantage * Fluency in German and English Keywords Microsoft Excel Microsoft Office Microsoft PowerPoint ## Description Über die Position In dieser Rolle übernehmen Sie die Koordination vielfältiger administrativer, organisatorischer und operativer Aufgaben und tragen maßgeblich dazu bei, einen reibungslosen Bürobetrieb sicherzustellen sowie eine positive Arbeits- und Besuchererfahrung zu schaffen. Sie arbeiten eng mit internen Fachbereichen, externen Dienstleistern sowie der Führungsebene zusammen und sorgen für effiziente administrative Prozesse und einen professionellen Support im Tagesgeschäft., Office Management & * Administration * Verantwortung für die täglichen administrativen Abläufe am Hauptsitz * Sicherstellung eines gepflegten, gut organisierten und funktionsfähigen Büroumfelds * Koordination von Büromaterialien, Ausstattung und externen Dienstleistern * Erstellung und Verwaltung von Korrespondenz, Schreiben und offiziellen Dokumenten * Pflege von Dokumentationen, Verwaltungsunterlagen und internen Datenbanken * Unterstützung bei Dokumentenmanagement- und Ablageprozessen Meeting- und Eventmanagement * Organisation und Koordination interner Meetings, Workshops, Schulungen und Unternehmensveranstaltungen * Verwaltung von Terminen, Einladungen, Agenden und organisatorischen Abläufen * Vorbereitung von Besprechungsräumen sowie erforderlichen Unterlagen und Präsentationen * Koordination von Catering, externen Dienstleistern und Veranstaltungsanbietern * Unterstützung bei Mitarbeiterveranstaltungen und Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung Reise- und Logistikmanagement * Organisation nationaler und internationaler Dienstreisen, einschließlich Flügen, Unterkünften, Transfers und Reiseplänen * Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern bei Reise- und Logistikthemen * Sicherstellung der fristgerechten Erstellung erforderlicher Reisedokumente und administrativer Unterlagen * Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen und entsprechenden Verwaltungsprozessen Administrative und operative Unterstützung * Administrative Unterstützung des Managements sowie bereichsübergreifender Teams * Koordination eingehender und ausgehender Post sowie Lieferungen * Unterstützung bei Beschaffungsprozessen und der Verwaltung von Bestellungen * Mitarbeit bei der Rechnungsbearbeitung und der Dokumentation von Lieferantenunterlagen * Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Prozesse und Verfahren Stakeholder- und Besuchermanagement * Ansprechpartner*in für bürobezogene Anfragen * Empfang und Betreuung von Besucher*innen, Partnern und externen Stakeholdern * Unterstützung administrativer Onboarding-Aktivitäten für neue Mitarbeitende * Förderung eines professionellen, serviceorientierten und einladenden Arbeitsumfelds, * Application Review: Our team thoroughly reviews each application. Please make sure to submit your CV in English. * Initial Interview (30 minutes): Meet with the hiring manager and HR team. * Second Interview (60 minutes): Second interview with a presentation on a relevant topic to the hiring manager and the HR team. * Offer: If successful, receive an offer to join our team. ## Related Videos - [Beyond Hiring: Building a Sustainable Talent Acquisition Engine at Deutsche Bahn](https://www.wearedevelopers.com/videos/1856-beyond-hiring-building-a-sustainable-talent-acquisition-engine-at-deutsche-bahn) - [In-depth .NET Azure Functions: Isolated mode, performance and durable AI agents](https://www.wearedevelopers.com/videos/100207-in-depth-net-azure-functions-isolated-mode-performance-and-durable-ai-agents) - [Developing the Rich Text Editor for DeepL.com](https://www.wearedevelopers.com/videos/1172-developing-the-rich-text-editor-for-deepl-com) - [Kubernetes and Microservices with Multi-Model Databases](https://www.wearedevelopers.com/videos/382-kubernetes-and-microservices-with-multi-model-databases) - [Demografie nutzen um jedem Bewerber das passende Angebot zu machen!](https://www.wearedevelopers.com/videos/836-demografie-nutzen-um-jedem-bewerber-das-passende-angebot-zu-machen) - [From Syntax to Singularity: AI’s Impact on Developer Roles](https://www.wearedevelopers.com/videos/900-from-syntax-to-singularity-ai-s-impact-on-developer-roles) ## Related Articles - [Starter Kit For Job Applications For Developers](https://www.wearedevelopers.com/magazine/7-starter-kit-for-job-applications-for-developers) - [IT Salaries in Germany](https://www.wearedevelopers.com/magazine/287-it-salaries-in-germany) - [Jobs in Germany for Americans](https://www.wearedevelopers.com/magazine/423-jobs-in-germany-for-americans) - [Finding IT & Technology English-speaking Jobs in Germany ](https://www.wearedevelopers.com/magazine/446-finding-it-technology-english-speaking-jobs-in-germany) - [German Business Culture and Etiquette](https://www.wearedevelopers.com/magazine/328-german-business-culture-and-etiquette) - [10 Highest Paying Jobs in Germany](https://www.wearedevelopers.com/magazine/258-10-highest-paying-jobs-in-germany)