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# Office Administrator

- **Company:** Menz Industriedienstleistungs-gmbh
- **Location:** Zella-Mehlis, Germany
- **Experience:** Expert
- **Contract:** Permanent contract
- **Skills:** Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Office, Microsoft PowerPoint
- **Published:** September 28, 2026
- **Apply:** https://www.arbeitsagentur.de/jobsuche/jobdetail/10000-1207019426-S

## About the Role

Abgeschlossenes Hochschulstudium im Bereich Betriebswirtschaft, Personalwesen, Recht, Finanzen oder vergleichbar

 - Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen oder koordinierenden Position
 - Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Genauigkeit und Eigeninitiative
 - Exzellente Kommunikations- und Teamfähigkeiten
 - Fließende Deutsch- oder Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich
 - Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Excel, Word, PowerPoint); Erfahrung mit ERP- oder HR-Systemen ist von Vorteil, Excellent communication and teamwork abilities
 - Fluent in either German or English (spoken and written) is required
 - Proficient in MS Office (especially Excel, Word, PowerPoint); experience with ERP or HR systems is a plus

## Description

Wir suchen eine*n erfahrene*n und vielseitige*n Senior Bürokauffrau / Bürokaufmann, der/die als zentrale Anlaufstelle für sämtliche Verwaltungs- und Unterstützungsprozesse innerhalb unseres Unternehmens fungiert. Diese Schlüsselrolle umfasst administrative, personelle, rechtliche und finanzbezogene Koordination sowie die Unterstützung unserer Fabrikstandorte. Als echte*r "Verwaltungsmanager(in)" sorgen Sie dafür, dass alle internen Abläufe reibungslos und effizient funktionieren.

### Aufgabenbereiche

### 1. Allgemeine Büroorganisation

 - Verantwortung für den reibungslosen Tagesbetrieb im Büro
 - Verwaltung von Bürobedarf, Dienstleistern, Infrastruktur und Arbeitsumgebung
 - Koordination interner Kommunikation und abteilungsübergreifender Prozesse

### 2. Personalwesen & Mitarbeiterbetreuung

 - Unterstützung bei Rekrutierung, Onboarding und Personalaktenpflege
 - Nachverfolgung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Gehaltsvorbereitungen
 - Umsetzung interner HR-Richtlinien und Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben

### 3. Recht & Compliance

 - Verwaltung von Unternehmensdokumenten, Verträgen und Richtlinien
 - Zusammenarbeit mit externen Rechtsberatern bei Verträgen und rechtlichen Themen
 - Sicherstellung der fristgerechten und korrekten Ablage relevanter Unterlagen

### 4. Finanz- & Buchhaltungskoordination

 - Schnittstelle zur Buchhaltung für Rechnungen, Ausgabenberichte und Steuerdokumente
 - Verwaltung kleinerer Bargeldbeträge im Büro sowie Kostenübersicht
 - Unterstützung bei der internen Berichterstattung und Vorbereitung von Monatsabschlüssen

### 5. Auftrags- & Zahlungsüberwachung

 - Überwachung des gesamten Ablaufs von Bestellungen bis zur Zahlung (nicht operativ ausführend)
 - Zusammenarbeit mit Einkauf, Vertrieb und Buchhaltung zur termingerechten Abwicklung
 - Pflege eines klaren Systems zur Nachverfolgung von Bestellungen, Rechnungen und Zahlungsfristen

### 6. Unterstützung der Fabrikstandorte

 - Kommunikationsschnittstelle zwischen Büro und Produktion
 - Unterstützung bei Logistik, Beschaffung und Produktionsplanung
 - Nachverfolgung von Aufgaben, Rückmeldung bei Problemen und Koordination operativer Themen


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