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# Assistenz für die Abteilung Global Market Intelligence und die Stabsstelle Entwicklung & Controlling

- **Company:** GTAI
- **Location:** Berlin, Germany
- **Contract:** Permanent contract
- **Skills:** Artificial Intelligence, Databases, Microsoft Office
- **Published:** October 23, 2026
- **Apply:** https://www.service.bund.de/IMPORTE/Stellenangebote/editor/Germany-Trade-and-Invest-GmbH/2026/10/6677070.html?nn=4642046&type=0&searchResult=true

## About the Role

* eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten kaufmännischen Ausbildungsberuf, im Bereich Bürokommunikation oder in einem angrenzenden Bereich.
 * idealerweise einschlägige Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Bereich.
 * Kenntnisse organisatorischer Abläufe und des Prozessmanagements sowie die Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben strukturiert und serviceorientiert zu koordinieren.
 * die Fähigkeit, Informationen gezielt zu recherchieren, auf Aktualität zu prüfen und verständlich aufzubereiten.
 * Erfahrung mit öffentlichen Arbeitgebern bzw. der deutschen Außenwirtschaft und Wirtschaftsstruktur wünschenswert.
 * sicheres Auftreten und interkulturelle Sensibilität.
 * ein sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen, Deutschkenntnisse mindestens auf Niveau C1 und Englischkenntnisse mindestens auf Niveau B1.
 * die Befähigung zur selbstständigen und teamorientierten Arbeit.
 * einen sicheren Umgang mit digitalen Werkzeugen für Recherche, sowie die Bereitschaft, sich in GTAI-spezifische Anwendungen wie Customer Relationship Management (CRM) und Travel-Managementsystem (TMS) einzuarbeiten.
 * sehr gute Kenntnisse mit allen gängigen MS Office Programmen (idealerweise Erfahrung mit M365), digitalen Kollaborations- und Produktivitätstools sowie Offenheit für den Einsatz KI-gestützter Anwendungen im Arbeitsalltag.

## Description

* Terminkoordination für die Leitungen der Abteilung, der Stabsstelle und der Bereiche, organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Gesprächen sowie Festhalten der Ergebnisse in Protokollen.
 * Bedarfsgerechte Recherche zu Themen der Abteilungs- und Stabsstellenleitung sowie deren verständliche Aufbereitung der Ergebnisse.
 * Abteilungsübergreifende Abstimmung mit anderen Unternehmensbereichen und bedarfsgerechte Erarbeitung von Formulierungsvorschlägen für die Kommunikation.
 * Eigenständige Entwicklung von Verbesserungsvorschlägen für Abläufe, Formulare, Intranetinformationen und Ablagestrukturen unter Beachtung geltender Regelungen.
 * Organisatorische Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen.
 * Eigenständige Vorbereitung und Koordination von Vorstellungsgesprächen.
 * Vorbereitung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen der Leitungen.
 * Bearbeitung telefonischer und allgemeiner Anfragen - auch auf Englisch - sowie Pflege von Listen, Datenbanken und CRM-Einträgen.
 * Bedarfsgerechte Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und Präsentationsunterlagen in deutscher und englischer Sprache.