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# Koordinator*in Forschungsverbund Data Science @ Universität Wien

- **Company:** Universität Wien
- **Location:** Wien, Austria (Remote available)
- **Salary:** €43,838.0
- **Contract:** Permanent contract
- **Skills:** Microsoft Excel, Artificial Intelligence, Microsoft Office, Microsoft PowerPoint, SAP (Applications), TYPO3, Information Technology
- **Published:** October 30, 2026
- **Apply:** https://jobs.univie.ac.at/talentcommunity/apply/1452446933/?locale=de_DE

## About the Role

* Abgeschlossenes Hochschulstudium (zumindest Bachelor-Niveau).
 * Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext)
 * Flexible Arbeitsweise und Freude an neuen Herausforderungen bzw. Fähigkeit im Umgang mit sich ändernden Anforderungen
 * Ausgezeichnete Deutschkenntnisse (C2) und sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1)
 * Ausgeprägte Organisations-, Koordinations- und Kommunikationsfähigkeit
 * Außerordentliche Serviceorientierung
 * Belastbarkeit, Teamfähigkeit, Durchsetzungsfähigkeit, Flexibilität, Konfliktfähigkeit sowie Fähigkeit und Bereitschaft zu selbständigem, eigenverantwortlichem Handeln
 * Kenntnisse in Grafikdesign (Flyer-, Massmailer-, Website-Gestaltung)
 * Sicherer Umgang mit Social Media (Mastodon, BlueSky)
 * Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel und PowerPoint)

Darüber hinaus wünschenswert wären:

 * Erfahrung im Projekt- bzw. Prozessmanagement
 * Erfahrung im Umgang mit i3v, SAP, Content Management Systemen (z.B. Typo 3).
 * Bereitschaft zur Weiterbildung
 * Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung sind von Vorteil
 * Erste Erfahrungen in der Erstellung und Anwendung von AI/AI Agents

## Description

* Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei allen administrativen Belangen.
 * Sie sind eigenverantwortlich für die Budgetabwicklung zuständig und kontrollieren die laufenden Einnahmen und Ausgaben.
 * Sie übernehmen die Personal-/Reiseverwaltung (Vorbereitung von Einstellungen, Freistellungen, Krankenstands- und Abwesenheitsmanagement, etc.).
 * Sie organisieren und koordinieren Termine/Meetings, Events, sowie Tagungen und bereiten Sitzungen vor.
 * Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, etc.). Organisation und Sicherstellung der Kommunikationssturktur für die in- und externe Kommunikation stehen dabei im Mittelpunkt.
 * Sie aktualisieren regelmäßig die Website, erstellen Newsletter und Grafiken (Posters, Banners, Templates) und pflegen die Social-Media-Kanäle.
 * Sie dokumentieren laufende Forschungs- und Lehrtätigkeiten und sind verantwortlich für das gesamte Berichtswesen des Forschungsverbundes (z.B. Wissensbilanz)
 * Sie betreuen die Masterstudierenden unserer drei Studiengänge und unterstützen die Lehrenden bei der Organisation des Lehrplans.
 * Sie arbeiten eng mit der zweiten administrativen Unterstützung zusammen, um reibungslose Arbeitsabläufe zu gewährleisten.
 * Sie begleiten die Anfragen der Studienbewerber*innen und der angehenden Studierenden.
 * Sie optimieren die Geschäftsprozesse in der Verwaltung.
 * Sie verschaffen sich einen Überblick über die Förderungslandschaft und betreiben systematisches Monitoring der scientific community in Hinblick auf die forschungsstrategische Planung.