SECRETARY IN CHARGE OF DIGITAL TRANSFORMATION

Reporting to the Deputy Director of the Secondary Cycle and the Deputy Director of Finance and Administration, the secretary will be responsible for the following tasks within the secondary cycle administration and the Educational Support department:

• Process mapping and auditing: Audit and document existing manual and fragmented workflows across departments to pinpoint delay factors, information loss and inefficiencies;

• Workflow Architecture: Design, configure, and maintain end-to-end automated efficient workflows considering relevant stakeholders;

• System Integration: gain expertise in all existing and future digital tools and ensure relevant and adequate connections;

• Testing and iteration: plan, carry out and document functional and integration tests, then rectify any issues identified before the system goes live;

• Change management: create clear system documentation, govern permission rules, and host training sessions to drive up high user adoption and raise awareness;

• Performance analysis: monitor workflow execution data and track core KPIs to calculate time saved and continually optimize processes;

• Technology monitoring: assessing new digital solutions and recommending improvements likely to enhance operational efficiency;

• GDPR: Ensuring compliance with data protection requirements in the design, automation and use of digital processes and tools., Votre fichier doit être au format .doc, .PDF, .docx ou .rtf et ne doit pas dépasser 1 Mo Glisser-déposer Choisir un fichier Fichier sélectionné:

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• At least a bachelor's degree in secretarial studies, administration, business information systems or an equivalent field, or relevant professional experience, any IT qualification will be considered an asset;

• At least 5 years' experience in a similar position;

• Similar professional experience in another European School is a strong asset;

• Excellent command of French and English, knowledge of another European language would be an asset;

• Excellent command of Microsoft 365 environment (Outlook, Excel, Teams, Sharepoint, Forms etc.), data-driven mindset;

• An analytical mind and the ability to translate operational needs into effective digital solutions;

• Excellent communication skills in a demanding multilingual context;

• Attention to detail, precision and rigour;

• Discretion and respect for confidentiality;

• Flexible organisation and respect for deadlines;

• Resistance to stress and dynamism;

• Autonomy and ability to work as part of a team;

• Enthusiastic and eager to learn;

• Proactivity and initiative., * Excellente maîtrise de l'environnement Microsoft 365 (Outlook, Excel, Teams, SharePoint, Forms, etc.) ; esprit orienté données

• A monthly gross salary starting at 2.445,69 euros for a half-time (the exact grade and step will be determined based on the relevant professional experience);

• A one-year fixed-term contract subject to Belgian legislation in its social and fiscal provisions and according to the Regulations of the Administrative and Ancillary Staff (AAS)

• A multicultural and stimulating work environment, Sous la responsabilité de la Directrice Adjointe du cycle secondaire et du Directeur Adjoint Finance et Administration, le/la secrétaire sera chargé(e) des tâches suivantes au sein de l'administration du cycle secondaire et du département de soutien éducatif :

• Cartographie des processus et audit : auditer et documenter les flux de travail manuels et fragmentés existants entre les services afin d'identifier les facteurs de retard, les pertes d'informations et les inefficacités.

• Architecture des flux de travail : concevoir, configurer et maintenir des flux de travail automatisés, efficaces et de bout en bout, en tenant compte des parties prenantes concernées.

• Intégration des systèmes : acquérir une expertise sur l'ensemble des outils numériques existants et futurs, et garantir des connexions pertinentes et adéquates.

• Tests et itérations : planifier, exécuter et documenter les essais fonctionnels et d'intégration, puis corriger les anomalies identifiées avant la mise en production.

• Gestion du changement : créer une documentation claire du système, définir les règles d'autorisation et organiser des sessions de formation afin de favoriser une adoption massive par les utilisateurs et de les sensibiliser.

• Analyse des performances : surveiller les données d'exécution des flux de travail et suivre les indicateurs clés de performance (KPI) pour calculer le gain de temps et optimiser en permanence les processus.

• Veille technologique : évaluer les nouvelles solutions numériques et recommander des améliorations susceptibles d'accroître l'efficacité opérationnelle.

• RGPD : Veiller au respect des exigences en matière de protection des données dans la conception, l'automatisation et l'utilisation des processus et outils numériques.

EEBI is part of the European Schools system and provides education for children whose parents work for the European institutions. Our school community is made up of 4,250 pupils of 60 different nationalities and over 500 members of staff from Member States and beyond. Pupils are taught in twelve main language sections. Our School aims to offer innovative and inclusive teaching programmes that achieve excellent academic results. Information about the European Schools in general is available at https://www.eursc.eu/en