Programmamanager Transitie Bedrijfsvoering

De gemeente werkt aan een toekomstbestendige inrichting van de bedrijfsvoering binnen de domeinen Belastingen, Inkoop en HR (salarisadministratie). Binnen deze domeinen is sprake van kwetsbaarheid, onder meer door afhankelijkheid van specialistische functies, toenemende complexiteit en druk op de continuïteit. De gemeente heeft het voornemen toe te treden tot de Samenwerking Drentsche Aa (SDA), een samenwerkingsverband waarbij deelnemende gemeenten per domein verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van een dienst. Toetreding betekent dat taken worden belegd bij één van de gemeenten en dat expertise gezamenlijk wordt georganiseerd. De opgave bevindt zich in een fase waarin besluitvorming, nadere uitwerking en voorbereiding op implementatie gelijktijdig plaatsvinden.

De programmamanager geeft richting aan deze opgave in opdracht van de manager bedrijfsvoering en stemt structureel en actief met haar af over voortgang, keuzes, risico's en bestuurlijke advisering. Daarbij wordt nauw samengewerkt met de teamleiders Informatisering en Belastingen, Advies en HR en is er aandacht voor zowel de inhoudelijke als organisatorische aspecten van de transitie. De programmamanager fungeert tegens als het aanspreekpunt vanuit SDA over de samenwerking en zorgt voor coördinatie en regie op dit verandertraject.

Het doel van de opdracht is het in samenhang verder brengen van de samenwerking richting een gedragen en uitvoerbaar besluit, het waarborgen van stabiliteit en continuïteit binnen het team belastingen en het voorbereiden van een zorgvuldige en beheerst uitgevoerde implementatie. Daarbij staan het verminderen van kwetsbaarheid, het borgen van continuïteit en het versterken van kwaliteit en samenwerking centraal.

• Aanspreekpunt voor het team met betrekking tot de samenwerking SDA.
• Begeleiden van medewerkers in een periode van verandering, in afstemming en samenwerking met de teamleider.
• Borgen van continuïteit van werkzaamheden en dienstverlening.

2. Afronding besluitvorming

• Begeleiden van het traject met de ondernemingsraad.
• Ondersteunen bij het proces rondom wensen en aandachtspunten van de raad.
• Doorvertalen van bestaande besluitvorming naar een integrale koers.
• Ondersteunen van besluitvorming voor Inkoop en HR.
• Afstemmen van besluitvorming en bestuurlijke stukken met de manager bedrijfsvoering.

3. Uitwerking samenwerking

• Concretiseren van inrichting, kosten, taakverdeling en governance binnen SDA.
• Verhelderen van rollen, verantwoordelijkheden, mandaten en aanspreekpunten tussen de gemeente en SDA partners.
• Inrichten van overlegstructuren op strategisch, tactisch en operationeel niveau.
• Bepalen van werkwijze voor sturing, besluitvorming en escalaties.
• Voorbereiden van juridische en contractuele afspraken.
• Afstemmen met betrokken gemeenten en samenwerkingspartners.
• Voorleggen van keuzes en scenario's aan de manager bedrijfsvoering.

4. Implementatievoorbereiding

• Opstellen van een implementatieplan in samenwerking met de projectleider ICT.
• Inzichtelijk maken en beheersen van risico's.
• Voorbereiden van overdracht van processen, systemen en werkzaamheden.
• Periodiek rapporteren over voortgang aan de manager bedrijfsvoering.
• Opstellen van een duidelijke planning met daarbinnen verschillende afhankelijkheden en beslismomenten.

5. Personele begeleiding

• Begeleiden van personele vraagstukken, waaronder overgang van onderneming in samenwerking met HR.
• Zorgdragen voor heldere communicatie en ondersteuning van medewerkers.
• Afstemmen van gevoelige personele vraagstukken met de manager bedrijfsvoering en HR.

6. Regie en samenhang

• Bewaken van samenhang tussen Belastingen, Inkoop en HR.
• Regie voeren op voortgang en integraliteit.
• Voorbereiden en ondersteunen van bestuurlijke besluitvorming.
• Bewaken van scope, prioriteiten, afhankelijkheden en risico's binnen de totale transitie.
• Fungeren als schakel tussen organisatie, management en bestuur in afstemming met de manager bedrijfsvoering.
• Aanspreekpunt voor de overkoepelende samenwerking vanuit SDA.

7. Communicatie en stakeholdermanagement

• Opstellen en uitvoeren van een communicatieaanpak
• Informeren en betrekken van medewerkers, management en bestuur
• Bijdragen aan duidelijkheid, rust en draagvlak
• Afstemmen van communicatielijnen en kernboodschappen

De belangrijkste activiteiten bestaan uit het afronden van het OR-traject, het opstellen van een implementatieplan en governance, het voorbereiden van samenwerkingsafspraken, het begeleiden van de personele overgang, het coördineren van de overdracht van processen en systemen, het bewaken van de samenhang tussen de domeinen en het structureel afstemmen en rapporteren richting de manager bedrijfsvoering. Afhankelijk van de fase waarin we ons bevinden zou het takenpakket iets kunnen wijzigen.

• Je hebt eerder minimaal 3 complexe verander- en transitieopgaven begeleid.

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met gemeentelijke processen en samenwerkingen.

• Je hebt ervaring met het succesvol loodsen van adviesaanvragen door OR-trajecten in een politiek gevoelige omgeving.

• Je hebt ervaring met het aansturen van teams.

• Je hebt kennis van gemeentelijke processen en samenwerkingen.

• Je hebt kennis van arbeidsrecht en medezeggenschap.

• Is bestuurlijk sensitief en communicatief sterk.

• Kan effectief schakelen tussen strategie, uitvoering en aansturing.