Operations & Daten-Manager

Wir sind in den letzten Jahren stark gewachsen. Jetzt professionalisieren wir unsere internen Prozesse, Datenstrukturen und Dokumentation, damit unser weiteres Wachstum auf einer sauberen und skalierbaren Basis erfolgt.

Dafür suchen wir eine strukturierte Person, die operative Themen konsequent umsetzt, Ordnung in bestehende Prozesse bringt und unsere digitalen Systeme sauber aufsetzt und pflegt.

Die Rolle ist besonders wichtig, weil sie die Grundlage dafür schafft, dass unser Team effizient arbeiten und weiter wachsen kann. Du arbeitest dabei eng mit der Geschäftsführung zusammen und kannst Strukturen aktiv mitgestalten., In den ersten 3-6 Monaten:

• Alle Altakten (Papier) einscannen und strukturiert in d.velop ablegen und zuordnen
• Fehlende Unterlagen bei Eigentümern, Mietern und Vorverwaltern anfordern und nachverfolgen
• Stammdaten aller Objekte vollständig in Casavi und Powerhouse einpflegen
• Einheitliche Ordnerstruktur in d.velop umsetzen und pflegen
• Hausaushränge und Willkommensschreiben für neue Objekte erstellen
• Ticketsystem aufräumen: kategorisieren, zuweisen, bereinigen

Danach (ab Monat 6):

• Laufende Datenpflege und Qualitätssicherung aller Objektunterlagen
• Unterstützung bei der Erstellung von Checklisten und Standardprozessen
• Koordination mit Objektbetreuern bei fehlenden oder veralteten Unterlagen
• Vorbereitung und Ablage von Eigentümerversammlungsunterlagen, * Einen Job, der wirklich zählt. Du baust die Basis für ein wachsendes Unternehmen.
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer. Kurze Wege, keine Bürokratie.
• Faire Bezahlung und die Möglichkeit, in eine längerfristige Rolle hineinzuwachsen.
• Ein kleines, direktes Team. Keine Konzernpolitik.
• Entwicklungsmöglichkeiten wenn Phase 1 sitzt. Wer gut aufräumt, darf auch mitgestalten.
• Du lernst die Immobilien- und Hausverwaltungsbranche nicht nur kennen, sondern verstehst, wie ein wachsendes Unternehmen im Hintergrund wirklich funktioniert.

Das bist du

Du bist jemand, der Ordnung nicht als Selbstzweck sieht, sondern als Werkzeug. Du weißt: Nur wer eine saubere Basis hat, kann schnell wachsen. Du machst Dinge fertig. Du hörst nicht auf, wenn es unbequem wird. Und du brauchst keinen, der dir jeden Schritt vorschreibt.

• Strukturiertes, sauberes Arbeiten. Du bringst Dinge zu Ende, die du angefangen hast.
• Detailtreue. Fehler bei Dateinamen oder falschen Ablagen nerven dich.
• Eigeninitiative. Du fragst nicht dreimal, du löst es.
• Bereitschaft, erstmal in die Tiefe zu gehen, bevor man die Früchte erntet.
• Grundkenntnisse MS Office und digitale Affinität.

Gut zu haben:

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
• Erfahrung mit DMS-Systemen (z.B. d.velop, ELO o.ä.) von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich
• Hintergrund in Immobilien, Buchhaltung oder Verwaltung hilfreich
• Erfahrung in schnell wachsenden Unternehmen. Du weißt, dass es manchmal chaotisch ist.

• 3 bis 4 Sätze: Warum du? Was macht dich zur richtigen Person für diesen Job?
• Wann kannst du frühestens starten?
• Deine Gehaltsvorstellung

Per E-Mail an: info@immo-koehler.de

Wir melden uns innerhalb von 3 Werktagen. Versprochen.

Gehalt: 35.000,00€ - 40.000,00€ pro Jahr, * Flexible Arbeitszeiten

• Gleitzeit
• Homeoffice-Möglichkeit
• Kostenloser Parkplatz

Inmox is a deep-tech startup based in Vienna, founded in 2021 by two engineers. We develop patented sensors and predictive software that tell industrial machines when a component is about to fail before it actually does.

We build the full stack: from hardware to data models to customer-facing platform. Our team of 10 works across embedded systems, data science, and software engineering with short decision paths, real ownership, and the kind of problems you won't find at a corporate job.

 If you want to work on something that matters with a small team that moves fast have a look at our open roles.