It assetmanagent

Voor de periode van zes maanden worden de beoogde resultaten beperkt tot een realistische basis: een nulmeting, een afgebakende proces- en rolbeschrijving, een concept-RASCI voor IT Assetmanagement, kwaliteitsafspraken voor registratie, een eerste set KPI's/rapportages, advies over de aansluiting op TOPdesk/CMDB en een overdrachts- en ontwikkelroadmap voor de vervolgfase.

Takenpakket

Bij de uitvoering van de opdracht denken wij aan de volgende activiteiten. Wij vragen opdrachtnemer vanuit zijn/haar expertise mee te denken in de prioritering en fasering van de taken

Uitvoeren van een nulmeting op de huidige werkwijze, registraties, rollen, rapportages en knelpunten binnen IT Assetmanagement.

1. Afbakenen van de opdracht, inclusief werkzaamheden die wel en niet tot IT Assetmanagement behoren.
2. Opstellen van een prioriteitenlijst met verbetermaatregelen die binnen zes maanden haalbaar zijn en maatregelen die worden opgenomen in een vervolgfase.
3. Beschrijven van een praktische werkwijze voor IT Assetmanagement, inclusief lifecyclemanagement, registratiekwaliteit, contractrelaties en leveranciersafspraken.
4. Vastleggen van minimale kwaliteitsnormen voor asset- en contractregistratie en het inrichten van een eenvoudige controlecyclus.
5. Verbeteren van de relatie(s) tussen IT-assets, contracten, leveranciers en CMDB-registraties.
6. Structureel en efficiënt inrichten van de aanlevering van gegevens voor de jaarlijkse Benchmark ICT
7. Opstellen van een beperkt rapportageformat voor contracttermijnen, budgetsignalen, risico's, complianceverplichtingen en optimalisatiemogelijkheden.
8. Adviseren over de gewenste inrichting van TOPdesk/CMDB voor IT Assetmanagement, zonder volledige technische implementatie binnen deze opdracht te veronderstellen.
9. Opstellen van een concept-RASCI voor IT Assetmanagement en de belangrijkste raakvlakken met Configuration Management, Changemanagement, Security, Privacy, Architectuur, Inkoop en Financiën.
10. Beschrijven van de belangrijkste afhankelijkheden en overdrachtsmomenten tussen IT Assetmanagement en de aanpalende ITSM-processen, op het detailniveau dat nodig is voor de basisinrichting.
11. Signaleren van aandachtspunten voor Privacy by Design en Security by Design bij registratie, autorisaties, logging, rapportages en toegang tot gegevens.
12. Opstellen van een ontwikkelroadmap voor de vervolgfase, waarin duidelijk wordt welke verdere procesverbeteringen, toolingkeuzes en governancebesluiten na deze zes maanden nodig zijn.
13. Coachen en begeleiden van de huidige IT Assetmanager bij het toepassen van de werkwijze; dit onderdeel beslaat 20% van de opdracht en omvat kennisoverdracht, gezamenlijke uitvoering, feedbackmomenten, borging van documentatie en overdracht naar zelfstandig werken.

Niet binnen de scope van deze opdracht vallen: volledige organisatiebrede implementatie van alle ITSM-processen, volledige herinrichting van TOPdesk SaaS, volledige technische CMDB-implementatie, structurele uitvoering van contract- of leveranciersmanagement namens de organisatie en het zelfstandig oplossen van historische achterstanden buiten de afgesproken prioriteiten.

• Gunningscriterium - Interview Beoordelingspunten Wij vinden de volgende zaken van belang bij een kandidaat of kandidaten (in willekeurige volgorde): Het gevoel over uw kandidaat bij de collega's waarmee uw kandidaat direct gaat samenwerken met betrekking tot klik. Het gevoel over uw kandidaat bij de collega's waarmee uw kandidaat direct gaat samenwerken met betrekking tot vakbekwaamheid. Interview Alle beoordelingspunten worden beoordeeld aan de hand van een 30 minuten durend interview. U vaardigt uw kandidaat af. Het interview is vorm vrij en zal zich vormen aan de hand van onze vragen die wij hebben na bestudering van het Curriculum Vitae en de gegeven antwoorden. Alle overige signalen en indrukken die uw kandidaat afgeeft worden ook meegenomen in onze beoordeling. Het interview zal plaatsvinden op een van de locaties van de BUCH, binnen tijdsblok en op datum zoals aangeven in de planning. Het is niet mogelijk om op een andere moment het interview plaats te laten vinden, communiceer deze datum met uw kandidaat. U (uw kandidaat) ontvangt een persoonlijke uitnodiging voor de exacte tijd op aangegeven datum. Beoordelingsprotocol De beoordelingscommissie bestaat uit een voldoende aantal direct betrokken medewerkers van ons. De commissie handelt volgens het volgende protocol: Elk lid van de beoordelingscommissie beoordeelt individueel uw kandidaat enkel en alleen aan de hand van het interview en beoordelingspunten. Elk commissielid geeft direct na afronding van het interview uw kandidaat een rapportcijfer. Bij een rapportcijfer 10 past uw kandidaat optimaal bij ons en scoort u het maximale gewicht in procenten. Indien uw kandidaat niet aanwezig is bij het interview, dan scoort u niet. Na individuele beoordeling bespreken de leden van de beoordelingscommissie de bevindingen gezamenlijk in een consensusmeeting waarin vervolgens tot een unaniem oordeel per inschrijving wordt gekomen. De contactpersoon maakt uitdrukkelijk geen onderdeel uit van de beoordelingscommissie. De contactpersoon zorgt er voor dat de commissieleden geen kennis hebben van prijsaspecten voorafgaand aan en tijdens hun beoordeling.

• Contactpersoon inhuuruitvraag Vermeld hier de contactgegevens van de contactpersoon voor deze inhuuruitvraag. Deze persoon kan worden benaderd wanneer er geen reactie wordt ontvangen op de uitnodiging voor het interview of indien er andere vragen zijn, zodat er tijdig opvolging kan plaatsvinden. Zorg ervoor dat minimaal de naam, telefoonnummer en e-mailadres worden opgenomen.

• Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie of vergelijkbare publieke organisatie.

• Uurtarief Het aangeboden uurtarief is exclusief btw en is all-in. All-in is inclusief reiskosten en reistijd woon-werkverkeer, vakantiegeld, vakantiedagen, bijzonder verlof en feestdagen, kosten van vervoer, belastingen en evenals eventuele overige kosten. U vult hier het uurtarief in. Het uurtarief is een plafondtarief van maximaal 130 euro. Inschrijven boven dit plafondtarief leidt tot uitsluiting van verdere deelname aan deze uitvraag.

• We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
• We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
• We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is. Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.

2. 2 Introductie bij de opdrachtgever De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.

• We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
• We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
• Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.

3. 3 Aan de slag Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.

• Minimaal hbo werk- en denkniveau.
• Aantoonbare minimaal vijf jaar ervaring met IT Assetmanagement, software assetmanagement, contractmanagement en leveranciersmanagement.
• Aantoonbaar minimaal vijf jaar ervaring met ITSM-processen en de samenhang tussen Assetmanagement, Configuration Management/CMDB, Changemanagement, Incidentmanagement en Request Fulfilment.
• Aantoonbare ervaring met het beschrijven, standaardiseren en implementeren van processen, rollen, verantwoordelijkheden, rapportages en stuurinformatie.
• Aantoonbare drie jaar ervaring met coaching, begeleiding, kennisoverdracht of functioneel leidinggeven aan medewerkers in een veranderende werkomgeving.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.
• Basisgegevens Kandidaat (CV) U dient hier het CV in van uw kandidaat waarbij uw kandidaat in staat is de werkzaamheden die omschreven staan in de opdrachtomschrijving uit te voeren. Om het gunningsproces goed te kunnen doorlopen, hebben wij een naam en e-mail adres nodig van uw kandidaat. U neemt dit op in de CV van uw kandidaat. Inschrijver draagt er zorg voor dat iedere Professional die hij aan Opdrachtgever aanbiedt, persoonlijk door inschrijver is gesproken en dat de Professional akkoord is met het aanbieden van zijn/haar gegevens. Beoordeling Het CV wordt getoetst aan de ervaring die de kandidaat heeft met de gevraagde werkzaamheden. Indien de kandidaat niet voldoet aan de eisen en het gevraagde takenpakket wordt deze kandidaat uitgesloten van deze aanbesteding Verklaart u te voldoen aan deze eis?
• Criterium - Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift Uw kandidaat beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift uitstekend. Indien uw nee moet antwoorden volgt uitsluiting en wordt uw inschrijving niet verder beoordeeld. Beoordeling Een beoordeling van uw antwoord als onderdeel van de inschrijvingstoetsing wordt door ons niet uitgevoerd. Het antwoord is integraal onderdeel van de inschrijving. Verklaart u te voldoen aan deze eis?

De Wensen

• Ervaring met TOPdesk, bij voorkeur met CMDB-functionaliteit en/of TOPdesk SaaS.
• kennis van ITIL, BiSL, ASL of vergelijkbare procesmethodieken en het pragmatisch toepassen daarvan.
• Ervaring met governance, RASCI, KPI's, auditability, compliance en Three Lines of Defence.

• We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
• We betalen je factuur binnen 16 dagen, je hoeft dus niet op je geld te wachten!
• Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.

Het betreft een opdracht voor 6 maanden van 36 uur per week om onze organisatie te ondersteunen bij de verdere professionalisering van IT Assetmanagement, met de optie om de opdracht twee keer met drie maanden te verlengen. Binnen De BUCH is IT Assetmanagement ingericht als centrale functierol binnen de bredere ontwikkeling naar een meer procesgerichte, bestuurbare en aantoonbaar beheersbare I&A-organisatie. Voor de registratie van IT-assets wordt gebruikgemaakt van bestaande voorzieningen, waaronder de CMDB-functionaliteit binnen TOPdesk. De verdere professionalisering vraagt niet alleen om betere registratie, maar vooral om samenhang tussen Assetmanagement, Configuration Management, contractmanagement, leveranciersmanagement en de overige ITSM-processen, waaronder Incidentmanagement, Request Fulfilment, Problemmanagement en Changemanagement. De opdracht bestaat uit twee samenhangende onderdelen: 1. Professionaliseren, verbinden en bestuurbaar maken van IT Assetmanagement: het uitvoeren van een nulmeting, het prioriteren van verbetermaatregelen en het opleveren van een praktisch toepasbare basisinrichting voor IT Assetmanagement. Door de huidige IT-assetmanager is een basis neergezet. Dit is het uitgangspunt van de verdere doorontwikkeling. De nadruk ligt op analyse, standaardisatie, ontwerp, eerste implementatie en overdracht; volledige organisatiebrede implementatie van alle aanpalende ITSM-processen valt buiten de scope van deze opdracht. Binnen team I&A loopt een bredere ontwikkeling om bestaande ITSM-processen verder aan te scherpen. Waar nodig worden processen beter op elkaar aangesloten. Processen die nog onvoldoende zijn ingericht, worden verder geïmplementeerd. IT Assetmanagement heeft hierin een verbindende en versterkende rol. Betrouwbare informatie over assets, lifecycle, contracten en leveranciers is daarbij randvoorwaardelijk. Dit geldt onder meer voor Configuration Management, Changemanagement, Incidentmanagement, Request Fulfilment, Problemmanagement, Security, Compliance en financiële beheersing. Van IT Assetmanagement wordt een actieve bijdrage verwacht aan deze bredere I&A-veranderopgave. De rol maakt onderdeel uit van de samenwerking waarin procesverbeteringen worden voorbereid, afgestemd en gerealiseerd. Lifecyclemanagement is daarbij een kerntaak binnen IT Assetmanagement. Contractmanagement en leveranciersmanagement worden hiermee in nauwe samenhang bezien. Waar dit organisatorisch logisch en uitvoerbaar is, kunnen deze taken geheel of gedeeltelijk binnen of nabij de ITAM-rol worden gepositioneerd. Daarbij worden de belangrijkste IT-assets, contracten, leveranciersafspraken en CMDB-relaties op hoofdlijnen inzichtelijk en beheersbaar gemaakt. De opdrachtnemer levert een onderbouwd beeld van de huidige uitgangssituatie, een prioriteitenlijst, procesbeschrijvingen voor de kernonderdelen van IT Assetmanagement en een beperkte set rapportages voor managementsturing, auditability, compliance en continue verbetering. De kennis en ideeën van de huidige IT-assetmanager worden benut om de gevraagde verbeterstappen te definiëren. De opdracht richt zich op haalbare eerste resultaten binnen zes maanden en op het voorbereiden van verdere doorontwikkeling na afloop van de opdracht. 2. Coaching, begeleiding en overdracht: 20% van de opdracht wordt besteed aan het begeleiden, coachen en gefaseerd laten ingroeien van de huidige IT Assetmanager in de gekozen werkwijze, rapportages en samenwerkingsafspraken. Doel is dat de IT Assetmanager aan het einde van de opdracht de opgeleverde basis zelfstandig kan voortzetten en de verdere professionalisering stapsgewijs kan oppakken.