IT assetmanagent

• Nulmeting: uitvoeren van een nulmeting op werkwijze, registraties, rollen, rapportages en knelpunten.

• Afbakening: afbakenen welke werkzaamheden wel en niet tot IT Assetmanagement behoren.

• Prioritering: opstellen van een prioriteitenlijst met in zes maanden haalbare verbetermaatregelen en maatregelen voor een vervolgfase.

• Procesontwerp: beschrijven van een praktische werkwijze voor IT Assetmanagement inclusief lifecyclemanagement, registratiekwaliteit, contractrelaties en leveranciersafspraken.

• Kwaliteitsnormen: vastleggen van minimale kwaliteitsnormen voor asset- en contractregistratie en inrichten van een eenvoudige controlecyclus.

• Relaties en CMDB: verbeteren van de relatie tussen IT-assets, contracten, leveranciers en CMDB-registraties; advies over gewenste inrichting van TOPdesk/CMDB.

• Rapportages: opstellen van een beperkt rapportageformat voor contracttermijnen, budgetsignalen, risico's, complianceverplichtingen en optimalisatiemogelijkheden.

• Governance: opstellen van een concept-RASCI voor IT Assetmanagement en raakvlakken met Configuration Management, Change, Security, Privacy, Architectuur, Inkoop en Financiën.

• Privacy & Security: signaleren van aandachtspunten voor Privacy by Design en Security by Design bij registratie, autorisaties, logging en rapportages.

• Roadmap: opstellen van een ontwikkelroadmap voor vervolgfase, inclusief benodigde procesverbeteringen, toolingkeuzes en governancebesluiten.

• Coaching & overdracht: begeleiden, coachen en gefaseerd laten ingroeien van de huidige IT-assetmanager (ongeveer 20% van de opdracht) met kennisoverdracht, gezamenlijke uitvoering, feedbackmomenten en borging van documentatie.

• Prioriteitenlijst met verbetermaatregelen (kort en middellang); ontwikkelroadmap voor vervolgfase.

• Kwaliteitsafspraken voor registratie en een eenvoudige controlecyclus.

• Eerste set KPI's/rapportages voor managementsturing, auditability en compliance.

• Advies over aansluiting op TOPdesk/CMDB (zonder volledige technische implementatie).

• Overdrachts- en ontwikkelroadmap; coaching en borging richting zelfstandig voortzetten door de IT-assetmanager.

Scope en uitsluitingen

• In scope: basisinrichting en praktische uitwerking voor IT Assetmanagement, lifecyclemanagement, afstemming met aanpalende ITSM-processen en coaching/overdracht.
• Niet in scope: volledige organisatiebrede implementatie van alle ITSM-processen; volledige herinrichting van TOPdesk SaaS; volledige technische CMDB-implementatie; structurele uitvoering van contract- of leveranciersmanagement namens de organisatie; zelfstandig oplossen van historische achterstanden buiten afgesproken prioriteiten.

• Opleiding: minimaal hbo werk- en denkniveau.
• Ervaring: minimaal vijf jaar aantoonbare ervaring met IT Assetmanagement, software assetmanagement, contractmanagement en leveranciersmanagement.
• ITSM-ervaring: minimaal vijf jaar aantoonbare ervaring met ITSM-processen en samenhang tussen Assetmanagement, Configuration Management/CMDB, Change, Incident en Request Fulfilment.
• Procesimplementatie: aantoonbare ervaring met beschrijven, standaardiseren en implementeren van processen, rollen, verantwoordelijkheden en rapportages.
• Coaching: minimaal drie jaar aantoonbare ervaring met coaching, begeleiding, kennisoverdracht of functioneel leidinggeven in een veranderende omgeving.
• Taal: uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van Nederlands.

Wenselijke ervaring (zachte eisen)

• Ervaring binnen een gemeentelijke of vergelijkbare publieke organisatie.

• Ervaring met TOPdesk, bij voorkeur met CMDB-functionaliteit en/of TOPdesk SaaS.

• Kennis van ITIL, BiSL, ASL of vergelijkbare procesmethodieken en pragmatische toepassing daarvan.

• Ervaring met governance, RASCI, KPI's, auditability, compliance en Three Lines of Defence.

• Analytisch sterk: objectief beoordelen en vertalen naar verbetermaatregelen.

• Proces- en resultaatgericht: structuur aanbrengen zonder onnodige belasting.

• Structurerend: overzicht brengen in complexe informatie en afhankelijkheden.

• Oordeelsvorming: onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken en heldere prioriteiten stellen.

• Verbindend: samenwerking organiseren tussen Assetmanagement, Functioneel Beheer, Servicedesk, ICT, Security, Privacy, Architectuur, Inkoop en Financiën.

• Bestuurlijk sensitief: adviseren richting management en schakelen tussen uitvoering en proceseigenaren.

• Coachend: kennis overdragen, feedback geven en de huidige IT-assetmanager laten groeien.

• Nauwkeurig en borgingsgericht: zorgen voor vastlegging, overdraagbaarheid, auditability en duurzame toepassing van afspraken.

Je ondersteunt de verdere professionalisering van IT Assetmanagement met nadruk op analyse, standaardisatie, ontwerp, eerste implementatie en overdracht. Hierbij wordt gebruikgemaakt van bestaande registraties (onder andere TOPdesk/CMDB). De opdracht bestaat uit twee samenhangende onderdelen: het professioneler, verbindender en bestuurbaar maken van IT Assetmanagement en het coachen/begeleiden van de huidige IT-assetmanager zodat hij/zij de basisinrichting zelfstandig kan voortzetten.