Office Manager:in, Schlüsselrolle für Organisation, Koordination und Management-Unterstützung

Sie möchten Verantwortung übernehmen und den Büroalltag in einem motivierten Team aktiv mitgestalten? Als zentrale Ansprechperson im Office Management und in direkter Unterstützung der Geschäftsführung tragen Sie mit Ihrem ausgeprägten Organisationstalent, Ihrer selbstständigen Arbeitsweise, Ihrem Blick fürs Detail sowie Ihrer professionellen Kommunikation maßgeblich zu einem strukturierten und reibungslosen Unternehmensablauf bei. Diese Position ist direkt der Geschäftsführung unterstellt - Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung sowie den Prokuristen zusammen und reporten direkt an diese.

• Eigenständige Organisation des Büroalltags sowie umfassende Unterstützung der Geschäftsführung
• Termin- und Reisemanagement sowie Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings
• Protokollführung bei internen und externen Besprechungen inkl. Erstellung von Zusammenfassungen und zeitgerechter Aussendung an alle Beteiligten
• Bearbeitung und Weiterleitung der eingehenden Post sowie allgemeine Korrespondenz
• Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher & arbeitsrechtlicher Vorgaben inkl. Dokumentation
• Eigenverantwortliches Fuhrpark- sowie Vertrags- & Dokumentenmanagement
• Zentrale Schnittstelle zu internen Abteilungen, Geschäftspartnern und externen Dienstleistern
• Empfang und Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern
• Organisation interner Veranstaltungen, Schulungen und Team-Events
• Mitarbeit bei bereichsübergreifenden Sonderprojekten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management bzw. in einer vergleichbaren Assistenzfunktion
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook)
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohes Maß an Engagement, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und den Überblick zu bewahren
• Vernetztes Denken und rasches Erfassen von Zusammenhängen
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
• Flexibilität und schnelle Auffassungsgabe sowie professionelles Auftreten
• Lösungsorientiertes Handeln auch in herausfordernden Situationen

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem wirtschaftlich stabilen, erfolgreichen und wachstumsorientierten Unternehmen.
• Ein langfristig ausgerichtetes Dienstverhältnis in einem modernen und innovationsfreudigen Umfeld.
• Eine offene Unternehmenskultur mit wertschätzendem Miteinander und kollegialer Atmosphäre.
• Ein engagiertes, motiviertes Team mit starkem Zusammenhalt.
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und viel Raum für Eigenverantwortung.
• Ein attraktives, hochwertig ausgestattetes Büro in zentraler Wiener Lage mit exzellenter öffentlicher Erreichbarkeit.

Das Jahresbruttogehalt ab EUR 45.000,- ist abhängig von Ihrer beruflichen Qualifikation und Erfahrung; eine Überzahlung ist je nach individueller Qualifikation vorgesehen.

Unser Mandant zählt zu den führenden Immobilienunternehmen mit Spezialisierung auf die Entwicklung hochwertiger Wohnprojekte sowohl im Neubau als auch in der Revitalisierung bestehender Immobilien. Als innovatives und zukunftsorientiertes Unternehmen wird kontinuierlich in ein breit diversifiziertes, exklusives Immobilienportfolio investiert. Die Unternehmenskultur ist geprägt von flachen Hierarchien, einem wertschätzenden Miteinander sowie der gezielten Förderung eigenverantwortlichen Arbeitens und aktiven Mitgestaltens. Aufgrund des konstanten Wachstums gelangt am Standort Wien (zentrale Lage) folgende Position zur Ausschreibung