Informatiebeheer

Voor Gemeente Nieuwegein zoeken wij een Informatiebeheer. Je werkt voor de opdrachtgever aan het verbeteren van informatie- en databeheer in de breedste zin van het woord. Dagelijks gebruikt de opdrachtgever grote hoeveelheden informatie en data; een deel daarvan is weliswaar digitaal opgeslagen maar niet altijd eenvoudig vindbaar, onvoldoende beheerd en vaak niet voorzien van bewaartermijnen en metadata. De informatie is versnipperd, staat op oude omgevingen of persoonlijke schijven, wordt dubbel bewaard en medewerkers ervaren onduidelijkheid over waar informatie zich bevindt, wat de status is en wanneer archivering nodig is.

Je draagt bij aan een gerichte opruimactie om risico’s te beperken, vindbaarheid en beschikbaarheid te verbeteren en medewerkers houvast te geven voor toekomstig gebruik en samenwerking. De opdrachtgever ziet een projectmatige aanpak voor zich; projectmanagement en begeleiding van medewerkers horen bij jouw werkzaamheden.

Doel

• Je begeleidt afdelingen volgens een vaste aanpak om oude informatie consequent en consistent op te schonen en op de juiste locatie te bewaren;
• Je realiseert opgeruimde en beheerde werkomgevingen waarin alleen actuele en relevante informatie op de juiste plek blijft voor zolang dat nodig is;
• Je zorgt dat niet-relevante of verlopen informatie wordt verwijderd;
• Je levert een professioneel gemanaged project met tijdige signalering van beheersrisico’s;
• Je ontwikkelt toepasbare en toekomstbestendige werkwijzen voor medewerkers in de omgang met documenten en informatie.

Gewenste situatie

• Je zorgt dat de wasstraat in de hele organisatie is uitgevoerd en toegepast;
• Je zorgt dat oude documenten en data opgeschoond, verwijderd of verplaatst zijn naar de nieuwe omgeving en waar nodig verrijkt met metadata;
• Je zorgt dat medewerkers weten waar en hoe zij documenten (inclusief benodigde metadata) nu en in de toekomst moeten opslaan;
• Documenten worden beter vindbaar en (her)bruikbaar door jouw aanpak;
• Je zorgt dat alle informatie is voorzien van retentietermijnen;
• Je minimaliseert dubbele en onjuist opgeslagen documenten;
• Teams en afdelingen kunnen efficiënter samenwerken door gezamenlijke afspraken, instructies en kennisoverdracht die jij helpt in te voeren;

• Je verhoogt de aandacht voor effectieve samenwerking, archivering en informatieveiligheid.

• Je formuleert een standaard schoningsaanpak voor oudere informatie;
• Je voert dagelijkse projectleiding en -verantwoording, inclusief planning, sturing en rapportage;
• Je voert de schoningsaanpak afdelingsgewijs uit;
• Je inventariseert en analyseert de huidige document- en dataopslag;
• Je identificeert exoten in de dataopslag en maakt deze inzichtelijk;
• Je vertaalt de opslag van huidige documenten naar de nieuwe documentopslag en -structuur;
• Je ruimt op en plaatst documenten in een logische structuur;
• Je adviseert over structuur, retentietermijnen en metadata;
• Je begeleidt en licht medewerkers de werkwijze toe en coacht hen bij het bepalen welke informatie moet worden meegenomen, verwijderd, gearchiveerd of verplaatst;

• Je monitort en legt de toepassing van de aanpak vast en signaleert beheersrisico’s en verbeterpunten.

• Je stelt een plan van aanpak op hoofdlijnen op waarin je beschrijft hoe je de opdracht realiseert (maximaal 6 pagina’s)

• Jij (als projectleider) en de professionals die je inzet hebben in de afgelopen vijf jaar minimaal drie vergelijkbare opdrachten uitgevoerd die aantoonbaar overeenkomen met deze opdracht; je kunt per opdracht je rol, de duur en de behaalde resultaten toelichten en referenties opgeven

• Je beschrijft helder je aanpak en de fasering om de gewenste situatie te realiseren
• Je beschrijft duidelijk hoe je draagvlak creëert bij afdelingen en hoe je medewerkers coacht
• Je geeft een duidelijke omschrijving van de kansen, risico’s en randvoorwaarden die jij ziet voor het realiseren van de resultaten
• Je legt uit hoe je behaalde voortgang en resultaten borgt, zowel tijdens de opdracht als bij afronding
• Je beschrijft referentieprojecten met specifieke aandacht voor de situatie voor aanvang, de situatie na afronding en jouw bijdrage of meerwaarde
• Als projectleider heb je aantoonbare ervaring met soortgelijke opdrachten binnen een overheidsorganisatie en kun je duidelijke referentieprojecten noemen

• Je doet ervaring op met het uitvoeren van schoningsaanpakken, documentanalyse en documentbeoordeling;
• Je hebt aantoonbare ervaring met het structureren en ordenen van informatie;
• Je hebt ervaring met dagelijkse projectleiding binnen vergelijkbare projecten;
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, overtuigingskracht en coachingvaardigheden;
• Je hebt kennis van informatiebeheer, privacywetgeving en retentietermijnen;
• Je hebt kennis van gemeentelijke documentomgevingen zoals Teams, zaak- en processystemen en Document Managementsystemen;
• Je kunt medewerkers enthousiasmeren en draagvlak creëren voor verandering.