ASSISTANT / ASSISTANTE DE DIRECTION DES SYSTEMES D'INFORMATION F/H

Outre les fonctions administratives, les métiers de la DSI sont l'exploitation, la maîtrise d'œuvre, la maîtrise d'ouvrage et l'assistance à maîtrise d'ouvrage (AMO), le conseil, la conduite du changement, la conduite de projet et l'innovation.

Les clients de la DSI sont les enseignants, les étudiants, les chercheurs, les administratifs et le Drahi-X-novation Center, les partenaires de l'Ecole (ENSTA, IOGS, INRIA, CNRS, UPSay, …) ainsi que les organisateurs de manifestations hébergées sur le site.

La DSI assure en outre le lien avec les organismes extérieurs : tutelle ministère des armées, Conseil d'administration, Écoles partenaires d'IP Paris, Université Paris Saclay, Établissement Public d'Aménagement Paris-Saclay (EPA PS).

Rattaché(e) directement au directeur des systèmes d'information, vous aurez pour mission principale d'assister le directeur et les chefs de pôle dans leurs missions administratives et financières au quotidien.

Vous assurerez également un renfort de l'IT Service desk pour la gestion des référentiels du système d'information, l'accueil et l'assistance des utilisateurs. Enfin, vous coordonnerez les formations utilisateurs.

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

Administratif :

• Gérer et organiser le planning du directeur des systèmes d'information et de son adjoint;
• Gérer les demandes courantes de la direction : réservations de véhicule, demandes de moyens, demandes de badges, ordre de missions, prestation de restaurations, organisation de réunion, fournitures courantes, création de questionnaire en ligne etc… ;
• Assurer les accueils physiques et téléphoniques du service ;
• Saisir, mettre en forme, diffuser divers documents (courriers, rapports, convocations, conventions…) ;
• Gérer la documentation et les archives (papier et numériques) ;
• Gérer les référentiels et liste de diffusion;
• Être le Référent RH de la direction ; proposer et organiser des événements de cohésion.

Financier :

• Sur demande du DSI réaliser en autonomie des achats utilisant la procédure kit MAPA, ou centrale d'achat;
• Effectuer pour le compte de responsables de projet les saisies contractuelles, budgétaires et comptables, suivi et le reporting dans SI financier ;
• Mettre les factures en paiement ;
• Participer à la collecte et à la mise en forme des informations nécessaires au suivi et au bilan des activités dans l'organisme ; Mettre à jour les tableaux de bord financiers de la DSI;
• Assister les responsables de la DSI et les chefs de pôle dans le processus de suivi budgétaire.

Formation :

• Concevoir et réaliser les formations de prise en main du SI destinées aux nouveaux arrivants (format 90mn & 10-15 personnes);
• Organiser des formations avancées à certains SI métier;
• Former et animer pour la bonne utilisation du système d'information la communauté métier des gestionnaires d'entité et réaliser des actions de mise en qualité du SI;
• Être référent expert école des logiciels : Limesurvey, Xajam, Whaller, Gargantua, parapheur électronique.

Activités complémentaires :

• Dans le cadre de ses missions pour l'École polytechnique, l'agent pourra être amené à travailler sur des missions IP Paris.
• Cette liste d'activités n'est ni limitative ni exhaustive ni contractuelle.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle., Rejoindre l'École polytechnique, c'est découvrir une grande diversité de métiers et rejoindre un écosystème d'innovation unique.

L'École s'engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l'égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l'impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l'École., L'École polytechnique agit sur les grands enjeux du développement durable. En tant qu'acteur responsable, elle met avec ses partenaires de l'Institut Polytechnique de Paris, l'enseignement, la recherche et l'innovation au service de la connaissance sur l'évolution des écosystèmes, du changement climatique et de l'élaboration de solutions pour promouvoir une prospérité durable et inclusive qui réponde aux besoins présents sans compromettre l'avenir des futures générations.

Vous êtes notre perle rare car :

Vous êtes titulaire d'un Bac +2/3 en gestion PME/PMI ;

Une expérience en conception et réalisation d'actions de formation serait appréciée.

Vous faites preuve d'un bon sens relationnel, de diplomatie, de rigueur et d'organisation.

Vous savez travailler en transversal, animer des formations et des communautés, et interagir avec des interlocuteurs variés.

Une connaissance du Code des marchés publics constitue un atout.

• 25 jours de congés + 18 RTT
• Télétravail (selon poste)
• Remboursement du titre de transport : 75%
• Services : restauration, bibliothèque, Musée, service postal, coiffeur
• Santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit
• Équipements : piscine, courts de tennis, salle de sport...
• Mutuelle prise en charge à 50%

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l'emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L'École polytechnique s'engage à un recrutement favorisant l'égalité, la diversité et l'inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction.

Au sein du Secrétariat Générale de l'Ecole Polytechnique, la direction des systèmes d'information (DSI) est une structure transverse dont la mission est d'accompagner le développement de l'École polytechnique et de l'Institut polytechnique de Paris et d'améliorer la performance et la qualité des services au profit de l'ensemble des populations : élèves, étudiants, enseignants, startup, chercheurs et personnels de direction et de soutien. La DSI de l'École polytechnique est responsable de la production, de la maintenance et du développement du système d'information. Le système d'information comprend des applications métier, des infrastructures techniques (réseau, système, base de données), la téléphonie, ainsi que les outils du centre d'assistance., L'École polytechnique (surnommée l'X), est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial, fondée en 1794 au cours de la révolution française. Il s'agit d'une École militaire, elle est placée sous la tutelle du ministère des Armées. L'École polytechnique est membre fondateur de l'Institut Polytechnique de Paris aux côtés de quatre autres Grandes Écoles d'ingénieurs : l'ENSAE Paris, l'ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis. Largement internationalisée (40% de ses étudiants, 40% de son corps d'enseignants), l'École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d'excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste. Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont des unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l'X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux. Le modèle stratégique de l'École polytechnique repose sur trois piliers : enseignement, recherche et, innovation. L'innovation et l'entrepreneuriat sont devenus un axe majeur du développement de l'École, notamment avec le lancement en 2015, d'un accélérateur dédié pour faire émerger des start-ups technologiques. Soucieuse d'attirer les meilleurs talents au sein de ses équipes d'enseignements-chercheurs, de son personnel et d'amener toujours plus d'étudiants vers ses formations d'excellence, l'École polytechnique est résolument engagée en faveur de la diversité sociale et de genre et de l'égalité Femmes-Hommes., Les informations à caractère personnel recueillies font l'objet d'un traitement par Emploipublic.fr du Groupe Moniteur RCS Nanterre B 403 080 823. Elles sont nécessaires entre autres, à la création de votre compte et sont enregistrées dans nos fichiers. Groupe Moniteur ou toutes sociétés du groupe Infopro Digital pourront utiliser ces fichiers afin de vous proposer des produits et/ou services analogues. Pour exercer vos droits, vous y opposer ou pour en savoir plus : Charte des données personnelles.