Digital Learning Operations Manager / Seminarprozesse & Automatisierung

In dieser Position sind Sie verantwortlich für die Planung, Organisation und Betreuung unserer Seminare, Online-Seminare, Webinare und hybriden Weiterbildungsformate. Neben dem klassischen Seminarmanagement übernehmen Sie auch die Betreuung und Weiterentwicklung digitaler Abläufe, Systeme und Teilnehmerprozesse., * Planung, Organisation und Nachbereitung von Seminaren, Online-Seminaren, Webinaren und hybriden Weiterbildungsformaten

• Koordination von Terminen, Teilnehmenden, Dozent, Unterlagen, Zugangsdaten und organisatorischen Abläufen
• Starten, Begleiten und Überwachen von Online-Veranstaltungen über Plattformen wie Zoom, MS Teams oder vergleichbare Systeme
• Technische Abstimmung mit Dozent vor Online- oder Hybridveranstaltungen, z. B. Testläufe, Zugangsklärung und Prüfung der technischen Voraussetzungen
• Betreuung von Anmeldungen, Umbuchungen, Teilnehmerlisten, Rückfragen und seminarbezogener Kommunikation
• Pflege von Seminar-, Teilnehmer- und Kontaktdaten in Systemen wie Kufer, HubSpot, CRM-, LMS- oder CMS-Systemen
• Bearbeitung und Kontrolle von Anmeldelisten, Verteilerlisten, Dubletten, Abmeldungen und Datenqualität
• Pflege und Weiterentwicklung digitaler Seminarprozesse, z. B. Einladungen, Erinnerungen, Nachbereitung, Feedback, Zertifikate oder Teilnehmerinformationen
• Betreuung und Anpassung seminarbezogener Formulare, Listen, Workflows, E-Mail-Prozesse, Dashboards und Auswertungen
• Pflege von Webinarseiten, Landingpages oder seminarbezogenen Inhalten in bestehenden Systemen
• Koordination technischer Anforderungen bei speziellen Seminarformaten, z. B. Technikversand, Online-Zugänge, Schulungsumgebungen oder digitale Vorbereitung
• Dokumentation von Abläufen, Checklisten, Vorlagen, Systemprozessen und Vertretungsregelungen
• Unterstützung bei der Optimierung, Standardisierung und Automatisierung wiederkehrender Prozesse
• Einsatz moderner digitaler Tools und KI-Anwendungen zur Strukturierung, Dokumentation und Verbesserung von Abläufen
• Zusammenarbeit mit Vertrieb, Seminarmanagement, Marketing, Dozent, Dienstleistern und Geschäftsführung

• Erfahrung im Seminarmanagement, Trainingsmanagement, Veranstaltungsmanagement, Bildungsmanagement, E-Learning, Kundenservice oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle
• Erfahrung in der Organisation und Koordination von Online-Veranstaltungen, Webinaren oder hybriden Formaten
• Technische Affinität und sicherer Umgang mit digitalen Plattformen, Systemen und Tools
• Sicherer Umgang mit E-Mail, Excel, MS Office, CRM-Systemen und webbasierten Anwendungen
• Idealerweise Erfahrung mit Seminarmanagment Software, HubSpot, WordPress, LMS-/CMS-Systemen, Zoom, MS Teams oder vergleichbaren Tools
• Verständnis für Teilnehmerdaten, Anmeldungen, Listen, Formulare, Workflows, Benutzerzugänge und digitale Abläufe
• Fähigkeit, digitale Prozesse nicht nur zu bedienen, sondern zu verstehen, zu dokumentieren und weiterzuentwickeln
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationsstärke und Fähigkeit, mehrere Veranstaltungen, Systeme und offene Punkte parallel im Blick zu behalten
• Kommunikationsstärke im Umgang mit Teilnehmenden, Dozent, Kund, internen Bereichen und externen Dienstleistern
• Interesse an Prozessverbesserung, Automatisierung und modernen KI-Tools
• Kenntnisse im Projektmanagement sind von Vorteil
• Eine Ausbildung oder ein Studium im Bereich Veranstaltungsmanagement, Bildungsmanagement, Kommunikation, Wirtschaftsinformatik, Medien, IT-nahe Verwaltung oder eine vergleichbare Qualifikation ist von Vorteil

• Eine vielseitige Rolle zwischen Seminarmanagement, Online-Veranstaltungen und digitaler Systembetreuung
• Verantwortung für zentrale Abläufe im Seminar- und Weiterbildungsbetrieb
• Arbeit mit modernen Tools, CRM-/LMS-/CMS-Systemen und Webinarplattformen
• Direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Vertrieb, Seminarmanagement, Dozent und Dienstleistern
• Kurze Entscheidungswege und ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag
• Die Möglichkeit, bestehende Prozesse aktiv zu verbessern und digitale Abläufe weiterzuentwickeln
• Ein Umfeld, in dem Organisation, Zuverlässigkeit und technisches Verständnis wirklich gebraucht werden

Gehalt: 2.600,18€ - 5.416,00€ pro Monat

Leistungen:

• Betriebliche Weiterbildung
• Firmenevents