Coördinator Archief- en Informatiebeheer 40u/w

Domein Archief- en Informatiebeheer bij discipline Informatisering en Automatisering Je komt te werken bij de Provincie Zuid-Holland bij de discipline Informatisering en Automatisering (I&A). De discipline I&A voert de regie over de informatievoorziening en is de partner van de organisatie voor hoe ICT ingezet kan worden bij het realiseren van de provincie brede doelen en ambities. Vanuit I&A wordt de grote Informatietransitie getrokken waar de PZH zich in bevindt. De organisatie wil data- en informatiebeheer naar een volgend niveau brengen en bij I&A wordt gewerkt aan een toekomstbestendig informatiebeheer. De huidige coördinator is met pensioen gegaan en omdat er momenteel veel ontwikkelingen zijn rondom Archief- en Informatiebeheer vanwege de Informatietransitie en nieuwe wetgeving, waaronder nieuwe Archiefwet en voorbereiding op aansluiting op het e-depot, willen wij nu een coördinator Archief- en Informatiebeheer inhuren. Je komt te werken in een team dat volop in ontwikkeling is. Het team zal bestaan uit circa 17 gedreven professionals. We werken in een informele sfeer waar collegialiteit en vertrouwen centraal staan. Het team werkt hybride en combineert thuiswerken met een aantal vaste kantoordagen, namelijk: dinsdag, woensdag en donderdag op kantoor en maandag en vrijdag thuis. Zo kunnen wij elkaar regelmatig fysiek ontmoeten voor overleg. Ons doel is om informatie duurzaam toegankelijk, vindbaar en bruikbaar te maken en te houden voor de provincie. Omschrijving van de opdracht Je gaat een sleutelrol spelen in de vernieuwing van ons informatiebeheer. De Provincie Zuid-Holland is volop in beweging en staat midden in een grote Informatietransitie. De Wet open overheid, de AVG, de nieuwe Archiefwet en voorbereiding op aansluiting bij het e-Depot stellen hoge eisen aan digitaal informatiebeheer. Dit brengt een uitdagende veranderopgave met zich mee waarbij je strategisch denken aan de dagelijkse uitvoering verbindt. Je vertaalt beleid naar nieuwe richtlijnen en handreikingen die toepasbaar zijn in de hele organisatie. Daarbij werk je nauw samen met de provinciearchivaris en andere disciplines. Je coördineert een team van professionals dat op tactisch en operationeel niveau werkzaam is. Daarbij kijk je verder dan alleen de techniek; je neemt het team mee in de transitie, je maakt vertaling van de oude wereld naar de nieuwe wereld of brengt deze bij elkaar, en begeleidt collega's naar een hoger professioneel niveau. Je coördineert de dagelijkse processen rond informatiebeheer en archivering, waarbij je het belang van betrouwbare, up-to-date en vindbare data vooropstelt. Je houdt toezicht op digitaal en fysiek archiefbeheer (selectie, vernietiging, overbrenging) en adviseert over de inrichting van systemen en informatievraagstukken. Daarnaast draag je bij aan de implementatie van archivering by design conform het DUTO-raamwerk en laat je het applicatielandschap analyseren zodat je kunt beoordelen op recordmanagementgeschiktheid. Daarbij vervul je ook de rol van ambtelijk opdrachtnemer. Omdat verandering niet in een ivoren toren gebeurt, bouw je actief aan samenwerkingsverbanden met diverse collega's en stakeholders om werkzaamheden af te stemmen en efficiënt en duurzaam archief- en informatiebeheer te waarborgen.

In deze rol krijg je ruimte om mee te denken over nieuwe ontwikkelingen en om initiatief te nemen. De rol kenmerkt zich door een hoge mate van zelfstandigheid, autonomie en bijbehorende verantwoordelijkheden. Je speelt een sleutelrol in de voorbereiding op de nieuwe Archiefwet en de aansluiting op het e-Depot. Je werkt aan de maatschappelijke relevantie van een betrouwbare overheid door onze informatievoorziening naar een topniveau te tillen.

Terugkoppeling van (deel)resultaten / producten De kandidaat geeft terugkoppeling van (deel)resultaten en producten aan PZH.

• Ontwikkelen van beleid, visie en langetermijnplannen.

• Adviseren van management en stakeholders over koers, risico's en kansen.

• Vertalen van organisatiedoelstellingen naar het team.

• Bewaken van prestaties, resultaten en doelrealisatie ten behoeve van opgave.

• Vertalen van strategie naar concrete plannen, processen en projecten en werkzaamheden

• Coördineren van werkzaamheden tussen teams.

• Monitoren van voortgang, kwaliteit en capaciteit.

• Signaleren van knelpunten en initiëren van verbetermaatregelen.

Het ontbreken van antwoorden of gegevens leidt tot uitsluiting van de (verdere) procedure van deze DAS uitvraag tenzij dat disproportioneel is. In het geval van een eenvoudig te herstellen gebrek kan de opdrachtgever besluiten de inschrijver in de gelegenheid te stellen om het gebrek te herstellen. Een en ander is uitsluitend ter beoordeling van de opdrachtgever.

Geschiktheidseisen Aan deze eisen dient de aanbieding aantoonbaar te voldoen. Indien aan één of meerdere eisen niet aantoonbaar wordt voldaan, wordt de aanbieding terzijde gelegd en uitgesloten van verdere deelname aan deze DAS uitvraag.

• G 1 Beschikbaarheid: De aangeboden kandidaat is gedurende de hierboven aangegeven opdrachtduur beschikbaar voor gemiddeld 36 tot 40 uur per week voor de uitvoering van de opdracht en is flexibel inzetbaar. De kandidaat moet op datum 1 september 2026 kunnen starten, of in onderling overleg op een ander te bepalen datum

uitsluitend beschreven in bijgevoegd 'Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0002589'' In het onderdeel 'Format CV' en toegevoegd in tabblad 'Uw inschrijving' op het aanbestedingsplatform. Alleen CV's die in het aangeboden format worden ingevuld, worden beoordeeld.

• I 2 Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Voor het uitwerken van de gevraagde subgunningscriteria moet het bijgevoegd 'Invulformulier Kwaliteit DOS-2026- 0002589' gebruikt worden. Per subgunningscriterium staat voorgeschreven hoeveel pagina's A4 u ervoor mag gebruiken. Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde maximum aantal pagina's, dan worden de pagina's die meer zijn dan het gestelde maximum, niet meegenomen in de beoordeling;

• I 3 Vormvereiste Uurtarief: Uurtarief moet ingevuld worden in de bijgevoegde Bijlage 'Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0002589' en apart bijgevoegd worden in tabblad 'Prijs' op het aanbestedingsplatform; BELANGRIJK: Uurtarief mag ENKEL ingevuld worden in het voornoemde 'Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0002589' zodat de kwaliteit beoordeeld kan worden zonder kennis van het Uurtarief;

Uitvoeringseisen Door het indienen van een inschrijving gaat de Inschrijver akkoord met alle hieronder genoemde eisen voor deze DAS uitvraag en uitvoering van de opdracht:

• U 1 Nederlandse taal: Alle gegevensuitwisseling, werkzaamheden en correspondentie tijdens de procedure van deze uitvraag en bij de uitvoering van de opdracht zullen in de Nederlandse taal plaatsvinden, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald.

• U 2 Verklaring omtrent gedrag (VOGnp): De inschrijver zal in het geval dat deze de opdracht gegund krijgt een VOG van de kandidaat via het aanbestedingsplatform binnen vier (4) weken na definitieve gunning aanleveren.

Het aanvragen van de VOG dient de inschrijver zelf te doen of hiervoor een dienstverlener in te schakelen. De verantwoordelijkheid voor het juist invullen van het document ligt bij de inschrijver. Uitgangspunten hierbij zijn: o PZH ondertekent het aanvraagformulier voor de VOG niet. Raadpleeg voor instructies hierover hoofdstuk 2 van het openbare document Aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Voor de beoordeling van de inschrijvingen heeft PZH een beoordelingsteam van materie- en proceduredeskundigen samengesteld. Een materiedeskundige is inhoudelijk deskundig m.b.t. deze opdracht. De proceduredeskundige inkoopadviseur begeleidt dit uitvraagtraject. Het beoordelingsteam bestaat minimaal uit drie (3) personen. De proceduredeskundige beoordeelt het criterium Uurtarief, bepaalt of de Inschrijver aan de gevraagde eisen voldoet (al dan niet met behulp van de materiedeskundige) en begeleidt de procedure van deze uitvraag. De beoordeling geschiedt conform de beoordelingsmethodiek zoals beschreven in de volgende paragrafen.

Beoordelingsprocedure Na sluitingsdatum van de Inschrijving volgt de opening van de Inschrijvingen. Alleen Inschrijvingen die tijdig zijn binnengekomen worden getoetst op compleetheid en voldoen aan de gestelde eisen. Indien de inschrijving niet compleet is, kan de opdrachtgever besluiten deze niet in behandeling te nemen. Er wordt getoetst concreet op:

1. 'Invulformulier 'Uurtarief DOS-2026-0002589' ingevuld conform de gestelde

2. de akkoordbevestiging op de uitvraagdocumenten; (door op het aanbestedingsplatform bij deze documenten een vinkje te zetten bij "akkoordbevestiging", verklaart de inschrijver dat deze zonder voorbehoud akkoord gaat met de inhoud van de voorliggende Uitvraag en alle bijbehorende bijlagen).

De inschrijvingen worden parallel aan deze toetsing aangeboden aan de materiedeskundigen in het beoordelingsteam. De materiedeskundigen beoordelen vervolgens ieder individueel de kwaliteitscriteria.

referenties in het onderdeel Format Referentie relevante werkervaring in te vullen. PZH behoudt zich het recht voor om zonder tussenkomst en/of toestemming van de gegadigde de referentieopdracht te verifiëren bij één (1) of meerdere referenties. De informatie die hierbij wordt gegeven wordt in de beoordeling meegenomen.

Aanvullend op het CV van de kandidaat, verzoeken we u in maximaal 1 A4 uw Visie en de aanpak te schetsen m.b.t. de voorliggende opdracht, (Max. te behalen punten: 20 punten);

• Tip: Visie o.a. illustreren met voorbeelden van andere opdrachten waarin u een vergelijkbare rol heeft gehad.

Je gaat een sleutelrol spelen in de vernieuwing van ons informatiebeheer. De Provincie Zuid-Holland is volop in beweging en staat midden in een grote informatietransitie. De Wet open overheid, de AVG, de nieuwe Archiefwet en voorbereiding op aansluiting bij het e-Depot stellen hoge eisen aan digitaal informatiebeheer. Dit brengt een uitdagende veranderopgave met zich mee waarbij je strategisch denken aan de dagelijkse uitvoering verbindt.

Je vertaalt beleid naar nieuwe richtlijnen en handreikingen die toepasbaar zijn in de hele organisatie. Daarbij werk je nauw samen met de provinciearchivaris en andere disciplines. Je coördineert een team van professionals dat op tactisch en operationeel niveau werkzaam is. Je kijkt verder dan alleen de techniek: je neemt het team mee in de transitie, maakt de vertaling van de oude naar de nieuwe wereld of brengt deze bij elkaar, en begeleidt collega's naar een hoger professioneel niveau.

Je coördineert de dagelijkse processen rond informatiebeheer en archivering, waarbij je het belang van betrouwbare, up-to-date en vindbare data vooropstelt. Je houdt toezicht op digitaal en fysiek archiefbeheer (selectie, vernietiging, overbrenging) en adviseert over de inrichting van systemen en informatievraagstukken. Daarnaast draag je bij aan de implementatie van archivering by design conform het DUTO-raamwerk en laat je het applicatielandschap analyseren om te beoordelen op recordmanagementgeschiktheid. Daarbij vervul je ook de rol van ambtelijk opdrachtnemer.

Omdat verandering niet in een ivoren toren gebeurt, bouw je actief aan samenwerkingsverbanden met diverse collega's en stakeholders om werkzaamheden af te stemmen en efficiënt en duurzaam archief- en informatiebeheer te waarborgen. In deze rol krijg je ruimte om mee te denken over nieuwe ontwikkelingen en om initiatief te nemen. De rol kenmerkt zich door een hoge mate van zelfstandigheid, autonomie en bijbehorende verantwoordelijkheden. Je speelt een sleutelrol in de voorbereiding op de nieuwe Archiefwet en de aansluiting op het e-Depot en werkt aan de maatschappelijke relevantie van een betrouwbare overheid door onze informatievoorziening naar een topniveau te tillen.

Terugkoppeling van (deel)resultaten / producten De kandidaat geeft terugkoppeling van (deel)resultaten en producten aan PZH.

• Adviseren van management en stakeholders over koers, risico's en kansen

• Vertalen van organisatiedoelstellingen naar het team

• Bewaken van prestaties, resultaten en doelrealisatie ten behoeve van opgave

• Vertalen van strategie naar concrete plannen, processen en projecten en werkzaamheden

• Coördineren van werkzaamheden tussen teams

• Monitoren van voortgang, kwaliteit en capaciteit

• Signaleren van knelpunten en initiëren van verbetermaatregelen

I 1 Vormvereiste CV: De inschrijver heeft de Curriculum Vitae van de kandidaat uitsluitend beschreven in bijgevoegd 'Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0002589'' In het onderdeel 'Format CV' en toegevoegd in tabblad 'Uw inschrijving' op het aanbestedingsplatform. Alleen CV's die in het aangeboden format worden ingevuld, worden beoordeeld. I 2 Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Voor het uitwerken van de gevraagde subgunningscriteria moet het bijgevoegd 'Invulformulier Kwaliteit DOS-2026- 0002589' gebruikt worden. Per subgunningscriterium staat voorgeschreven hoeveel pagina's A4 u ervoor mag gebruiken. Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde maximum aantal pagina's, dan worden de pagina's die meer zijn dan het gestelde maximum, niet meegenomen in de beoordeling; I 3 Vormvereiste Uurtarief: Uurtarief moet ingevuld worden in de bijgevoegde Bijlage 'Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0002589' en apart bijgevoegd worden in tabblad 'Prijs' op het aanbestedingsplatform; BELANGRIJK: Uurtarief mag ENKEL ingevuld worden in het voornoemde 'Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0002589' zodat de kwaliteit beoordeeld kan worden zonder kennis van het Uurtarief;

Uitvoeringseisen Door het indienen van een inschrijving gaat de Inschrijver akkoord met alle hieronder genoemde eisen voor deze DAS uitvraag en uitvoering van de opdracht: U 1 Nederlandse taal: Alle gegevensuitwisseling, werkzaamheden en correspondentie tijdens de procedure van deze uitvraag en bij de uitvoering van de opdracht zullen in de Nederlandse taal plaatsvinden, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald. U 2 Verklaring omtrent gedrag (VOGnp): De inschrijver zal in het geval dat deze de opdracht gegund krijgt een VOG van de kandidaat via het aanbestedingsplatform binnen vier (4) weken na definitieve gunning aanleveren.

Het aanvragen van de VOG dient de inschrijver zelf te doen of hiervoor een dienstverlener in te schakelen. De verantwoordelijkheid voor het juist invullen van het document ligt bij de inschrijver. Uitgangspunten hierbij zijn: PZH ondertekent het aanvraagformulier voor de VOG niet. Raadpleeg voor instructies hierover hoofdstuk 2 van het openbare document Aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

• G 3 Kennis en expertise: De kandidaat dient aantoonbaar en verifieerbaar (middels opleidingen, cursussen, werkervaring/referenties) minimaal te beschikken over de navolgende kennis en expertise. Dit moet blijken uit het ingevulde 'Invulformulier

o G 3.1 (Minimaal) HBO werk/denkniveau blijkend uit relevantie werkervaring en/of afgeronde studie op een relevant vakgebied zoals het gebied van informatie- of archiefmanagement of vergelijkbaar; o G 3.2 Minimaal drie (3) jaar aantoonbare kennis van en ervaring met informatiebeheer, recordmanagement en archiefsystemen. o G 3.3 Aantoonbaar kennis van de Archiefwet, WOO, AVG en bij voorkeur de DUTO normen; o G 3.4 Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring als leidinggevende of coördinator in een vergelijkbare functie; o G 3.5 Minimaal 6 maanden aantoonbare ervaring in het leiden en meenemen van teams in een veranderproces o G 3.6 Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, minimaal op C1. o G 3.7 Minimaal 5 jaar ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving, zoals een provincie, gemeente, waterschap of andere overheidsorganisatie. Je begrijpt hoe bestuurlijke besluitvorming tot stand komt en weet effectief te opereren binnen complexe stakeholder- en governance vraagstukken.

2. 'Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0002589' ingevuld conform de gestelde

3. of de kandidaat volgens het Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0002589

Mate van aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Coördinator/teamleider (Max. te behalen punten: vijftien (15) punten); a. Twee jaar of minder aantoonbare werkervaring in de afgelopen acht (8) jaar als coördinator/teamleider (nul (0) punten); b. Tussen drie (3) en vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen acht (8) jaar als coördinator/teamleider (vijf (5) punten); c. Meer dan vijf (5) en minder dan acht (8) jaar aantoonbare wekervaring in de afgelopen acht (8) jaar als coördinator/teamleider (tien (10) punten); d. Acht (8) jaar of meer aantoonbare werkervaring in de afgelopen tien (10) jaar als coördinator/teamleider (vijftien (15) punten).

Mate van aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met leiden van teams in een veranderproces (Max. te behalen punten: tien (10) punten); a. Tussen de 6 maanden en 1 jaar aantoonbare ervaring in het leiden van teams in een veranderproces (nul (0) punten); b. Meer dan 1 jaar en minder dan 2 jaar aantoonbare ervaring in het leiden van teams in een veranderproces (vijf (5) punten); c. 2 jaar of meer aantoonbare ervaring in het leiden van teams in een veranderproces (tien (10) punten).

Mate van aantoonbare werkervaring en kennis van informatiebeheer, recordmanagement en archiefsystemen (Max. te behalen punten: vijftien (15) punten); a. Tussen de drie (3) en vier (4) jaar aantoobare werkervaring en kennis van informatiebeheer, recordmanagement en archiefsystemen (nul (0) punten); b. Tussen de vier (4) en zes (6) jaar aantoonbare werkervaring en kennis van informatiebeheer, recordmanagement en archiesystemen (vijf (5) punten); c. Tussen de zes (6) en acht (8) jaar aantoonbare werkervaring en kennis van informatiebeheer, recordmanagement en archiesystemen (tien (10) punten); d. Meer dan acht (8) jaar aantoonbare werkervaring en kennis van informatiebeheer, recordmanagement en archiesystemen (vijftien (15) punten).

Mate van aantoonbare werkervaring en kennis van het zijn van Coördinator van Archief- en Informatiebeheer bij diverse organisaties (Max. te behalen punten tien (10) punten); a. Tussen de twee (2) en drie (3) jaar werkervaring en kennis van het zijn van Coördinator van Archief- en Informatiebeheer bij (diverse) organisaties (nul (0) punten); b. Tussen de vier (4) en vijf (5) jaar werkervaring en kennis van het zijn van Coördinator van Archief- en Informatiebeheer bij (diverse) organisaties (drie (3) punten); c. Tussen de vijf (5) en zeven (7) jaar werkervaring en kennis van het zijn van Coördinator van Archief- en Informatiebeheer bij (diverse) organisaties (zeven (7) punten); d. Meer dan zeven (7) jaar werkervaring en kennis van het zijn van Coördinator van Archief- en Informatiebeheer bij (diverse) organisaties (tien (10) punten).

Aantoonbare kennis en werkervaring met de Archiefwet, WOO, AVG en bij voorkeur DUTO + het behalen van een certificaat of opleiding (Max. te behalen punten tien (10) punten) a. Ervaring met en kennis van de Archiefwet, WOO, AVG en bij voorkeur de DURO normen (nul (0) punten); b. Ervaring met en kennis van de Archiefweg, WOO, AVG en DURO-normen inclusief een certificaat of opleiding voor minimaal twee (2) van de vier (4) genoemde

c. Ervaring met en kennis van de Archiefweg, WOO, AVG en DURO-normen inclusief een certificaat voor minimaal drie (3) van de vier (4) genoemde kennisgebieden (zeven (7) punten); d. Ervaring met en kennis van de Archiefweg, WOO, AVG en DURO-normen inclusief een certificaat voor vier (4) van de vier (4) genoemde kennisgebieden (tien (10) punten).

G 3.1 (Minimaal) HBO werk/denkniveau blijkend uit relevantie werkervaring en/of afgeronde studie op een relevant vakgebied zoals het gebied van informatie- of archiefmanagement of vergelijkbaar; G 3.2 Minimaal drie (3) jaar aantoonbare kennis van en ervaring met informatiebeheer, recordmanagement en archiefsystemen. G 3.3 Aantoonbaar kennis van de Archiefwet, WOO, AVG en bij voorkeur de DUTO normen; G 3.4 Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring als leidinggevende of coördinator in een vergelijkbare functie; G 3.5 Minimaal 6 maanden aantoonbare ervaring in het leiden en meenemen van teams in een veranderproces G 3.6 Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, minimaal op C1. G 3.7 Minimaal 5 jaar ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving, zoals een provincie, gemeente, waterschap of andere overheidsorganisatie. Je begrijpt hoe bestuurlijke besluitvorming tot stand komt en weet effectief te opereren binnen complexe stakeholder- en governance vraagstukken.

Visie en roadmap voor de informatiehuishouding en informatietransitie binnen het team implementeren

• Opleidingsplan binnen het team
• Implementatieplan voor aansluiting op het e-Depot.
• Implementeren van beleid voor informatiebeheer en archivering.
• Governance- en verantwoordelijkheidsmodel voor informatiebeheer.
• Meerjarenplan voor verbetering van informatiebeheer binnen het team.

• Standaard algemeen screeningsprofiel bij PZH de nummers 11 en 12. o Aanvullend vinkt u, op basis van de aard van de toekomstige werkzaamheden, de volgende relevante risicogebieden aan:

• diensten (41 +43)

• aansturen organisatie (71)

1.2 EMVI: Prijs-Kwaliteitverhouding

PZH hanteert het gunningcriterium 'Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI)

variant de Beste Prijs-Kwaliteitverhouding (BPKV)'. De verhouding voor deze uitvraag is conform onderstaande tabel:

Verhouding subgunningscriteria: Kwaliteit en Uurtarief Subgunningscriteria Maximaal aantal punten Kwaliteit 80 punten Uurtarief 20 punten Totaal 100 punten

De subgunningscriteria Kwaliteit en Prijs bestaan uit één of meerdere onderdelen.

Hoeveel punten er maximaal kunnen worden toegekend per onderdeel is in paragraaf 1.4 en 1.5 weergegeven. 1.3 Algemene beoordelingsprocedure