Office & Management Support Specialist

Als Office & Management Support Specialist ben jij het eerste aanspreekpunt voor onze leden. Je beantwoordt telefoontjes en mails, verwerkt aanmeldingen en zorgt dat alles achter de schermen goed geregeld is. Je werkzaamheden zijn afwisselend. Soms ben je bezig met ledenadministratie, dan weer met facturatie of de telefoon gaat en jij bent de eerste aan de lijn. Jij vindt het prettig als geen dag precies hetzelfde is en houdt daarbij overzicht over wat er speelt. Waar ben jij verantwoordelijk voor?

• Een kloppende en actuele ledenadministratie.

• Mede-beheer van facturatie.

• Heldere managementoverzichten.

• Professioneel en vriendelijk eerste contact.

• Een goed georganiseerde secretariaatswerking. Jouw taken in hoofdlijnen Secretariaat

• Je beheert de algemene mailbox en telefoon .

• Je beantwoordt vragen van leden of zet ze door naar de juiste collega.

• Je houdt ons adresbestand en contactgegevens actueel.

• Je regelt kantoorbenodigdheden en houdt overzicht op de voorraad.

• Je verstuurt verjaardagskaarten naar onze bestuursleden en leden van de Ledenraad.

• Je plant de vergaderingen van het Algemeen Bestuur, de Ledenraad en de Kascommissie.

• Je verstuurt de agenda's en vergaderstukken van deze bijeenkomsten.

• Je regelt dat er wordt genotuleerd door een notulist of met AI en houdt in de gaten of dit goed gaat.

• Je ondersteunt waar nodig bij trainingen en bijeenkomsten.

• Je ziet wat er nodig is binnen het secretariaat en pakt dit zelfstandig op. Ledenadministratie

• Je verwerkt nieuwe aanmeldingen , wijzigingen en opzeggingen.

• Je houdt de administratie bij in onze systemen: Tribe en Exact.

• Je ondersteunt het communicatieteam met actuele mailinglijsten.

• Je ondersteunt het communicatieteam met het versturen van mailings naar specifieke groepen of stakeholders.

• Je maakt overzichten van onze ledenaantallen .

• Je signaleert bijzonderheden in de administratie en stemt dit af met collega's. Financiën

• Je zorgt voor de (deels geautomatiseerde) facturatie .

• Je controleert betalingen en stuurt herinneringen of belt na wanneer nodig. Communicatie & events

• Je verstuurt bewijsexemplaren van BiOND Magazine naar mensen of organisaties die mee hebben gewerkt.

• Je helpt mee bij de organisatie van ons jaarlijkse congres . Kort gezegd: jij zorgt dat onze basis stevig staat en dat het werk soepel blijft doorlopen!

Je houdt van structuur en werkt nauwkeurig. Je vindt het prettig om overzicht te hebben en krijgt energie van dingen goed regelen:

• Je werkt secuur en bent betrouwbaar.
• Je communiceert vriendelijk en duidelijk, zowel telefonisch als per mail.
• Je vindt het leuk om nieuwe (administratie)systemen te leren kennen.
• Je denkt in oplossingen.
• Je kunt prioriteiten stellen als het druk is.
• Je werkt zelfstandig, maar zoekt ook graag de samenwerking op.
• Je ziet wat er nodig is en handelt daarnaar. Ervaring met ledenadministratie of facturatie is fijn, maar belangrijker vinden we dat je zorgvuldig werkt en verantwoordelijkheid neemt.

• Een veelzijdige functie met maatschappelijke betekenis per 1 juni 2026.
• Een betrokken en professioneel team in hartje Utrecht.
• Veel zelfstandigheid en ruimte om mee te denken.
• Vakanties grotendeels gelijk aan de schoolvakanties regio Midden-Nederland (10 weken per jaar), in overleg kan hier af en toe van afgeweken worden.
• Naast het vakantiegeld ook een eindejaarsuitkering.
• Een salaris tussen de € 2.666,- en € 3.244,- bij 40 uur (naar rato bij 20 tot 24 uur).
• De woensdag en donderdag zijn je vaste werkdagen, de 3de dag kan in overleg bepaald worden.

BiOND is de vereniging voor begeleiders van jongeren in het vo en mbo. Denk aan decanen, studieloopbaanbegeleiders en ondersteuningscoördinatoren. Vanuit ons kantoor in hartje Utrecht werken we met een klein, betrokken team. We hechten veel waarde aan ons verantwoordelijkheidsgevoel: we houden van korte lijnen, heldere afspraken en het vieren van mooie resultaten. We zijn professioneel én informeel. We werken hard, maar lachen ook veel.