Assistante de direction DSI H/F

Assistance organisationnelle et gestion d’agenda

• Organiser et coordonner les agendas complexes du/de la Directeur(trice) et des responsables de pôle
• Planifier les réunions, comités et instances de pilotage
• Assurer la gestion des priorités et des échéances
• Centraliser le planning de la direction pour la gestion des congés

Appui administratif et logistique

• Garantir l’accueil téléphonique et physique du secrétariat, en orientant les interlocuteurs internes et externes et en assurant la prise de messages ;
• Assurer le traitement, l’organisation et le suivi des activités administratives (courriers, notes de frais, dossiers, factures et circuits de validation, gestion des boites courriel génériques de la direction) ;
• Assurer le suivi et la gestion des contrats, en veillant au respect des échéances et des circuits de validation, et en assurant un rôle d’alerte auprès du/de la Directeur(trice) sur le respect des délais ;
• Être en soutien de la direction et des responsables de pôles sur le suivi budgétaire ;
• Organiser les déplacements professionnels et événements internes en lien avec le pôle « conduite du changement » ;
• Assurer la gestion du classement et de l’archivage documentaire ;

Coordination et interface

• Veiller à la bonne coordination de l’activité et les besoins du service avec les interlocuteurs internes et externes ;
• Contribuer à la fluidité des échanges et à la circulation de l’information ;

Suivi des activités et des projets

• Participer au suivi des projets et plans d’actions de la DSI ;
• Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi ;
• Alerter en cas de dérives ou de points de vigilance ;

Contribution à l’amélioration des pratiques

• Proposer des améliorations des processus administratifs et organisationnels ;
• Participer à la mise en place et à l’optimisation des outils de gestion

Bac +3 (type Licence administration économique et sociale, gestion des entreprises et des administrations, droit, etc.) ;

5 ans minimum d’expériences professionnelles requis dans une fonction similaire. Une connaissance de l’environnement institutionnel et/ou celui de la profession d’avocat serait un plus.

Rémunération : 41 795,00€ à 43 446,00€ par an

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien
• RTT
• Titre restaurant

Question(s) de présélection:

• Avez-vous un préavis de départ ? Si oui combien de temps ?

Lieu du poste : En présentiel

Etablissement d’utilité publique doté de la personnalité morale, le Conseil national des barreaux a reçu de la loi des missions spécifiques qui régissent l’organisation de la profession : unifier et faire évoluer les règles et usages de la profession d’avocat, organiser la formation initiale et continue des avocats, décider de l’admission des avocats étrangers, représentation de la profession d’avocat en France et à l’étranger.

Le Conseil national des barreaux est l’instance représentative de plus de 78 000 avocats de France.

La Direction des systèmes d’information met en œuvre les orientations émises par le/la Président(e) de l’institution et les membres élus de la commission numérique.

Au sein de la Direction des Systèmes d’Information, et sous l’autorité du Directeur des Systèmes d’Information, l’assistant(e) de direction a pour mission principale d’apporter un appui organisationnel, administratif et opérationnel à la direction. Il/elle contribue au bon fonctionnement de la DSI en accompagnant le/la Directeur(trice) ainsi que les responsables de pôle dans la gestion quotidienne de leurs activités et dans la coordination des projets.