Medior Adviseur Informatie- en Archiefbeheer

Verdere inventarisatie van alle informatie m.b.t. Covid -19, als voorbereiding om te komen tot een hotspot Covid-19. Doel is om informatie alvast voor vernietiging te behoeden. Hiertoe dient de in te huren adviseur zelfstandig een adviesrapport op te kunnen leveren. Uit te voeren taken:

• Afname van interviews middels de vastgestelde vragenlijst.
• Afstemming met collega’s binnen de eenheid CZ-IV: CIO-IB en DIM.
• Het opstellen van een rapportage over alle processen met bijbehorende thema’s (o.b.v. Informatiestructuurplan) incl. dossiers, zaakmap- en documentnummers die van toepassing zijn op Covid-19 in het DMS (eDocs) en aanpalende systemen zoals Outlook, YouForce en het Stateninformatiesysteem.
• Advies over welke informatie bewaard c.q. op termijn eventueel toch vernietigd kan worden Inschatting van de (meer)kosten voor aanwijzing hotspot.
• Afstemming binnen de ambtelijke organisatie voor het afnemen van interviews.

Speelruimte De adviseur is verantwoordelijk voor de kwaliteit, voortgang en uitvoering van de werkzaamheden en rapporteert met regelmaat aan de coördinator DIM en beleidsadviseur IB om de kwaliteit te bewaken en issues te bespreken. Daartoe wordt ook met regelmaat een tussenversie van de rapportage besproken met coördinator en beleidsadviseur IB.

Contacten Met provinciale medewerkers over registratie, toegankelijkheid en het gebruik van de informatie in het DMS en aanpalende systemen (zowel vaktechnisch als medewerkers die geïnterviewd zullen worden).

1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo niveau

2. In staat om de opdracht individueel uit te voeren (sturing vanuit teams CIO-IB en DIM is mogelijk).

3. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo niveau in de richting van Informatie- en Archiefbeheer
4. Aantoonbare werkervaring met het afnemen van interviews in een analyse of onderzoeksetting
5. Aantoonbare werkervaring m.b.t. uitvoeren van onderzoek hotspots
6. Aantoonbare kennis van en werkervaring op het gebied van Informatiebeheer en Advies
7. Aantoonbare werkervaring met documentmanagement-systemen en eDocs

Kennis van ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer

• Kennis en vaardigheden in de verschillende ontsluiting en ordeningstechnieken binnen het DMS en aanpalende systemen
• Kan zelfstandig een gedegen adviesrapport schrijven
• Accuraat en planmatig kunnen werken
• Communicatieve en sociale vaardigheden
• Proactieve houding
• Inlevingsvermogen in de klant.

Bij de provincie Flevoland werken ongeveer 600 personen verdeeld over primaire afdelingen (Gebiedsontwikkeling & Europa, Strategie & Beleid en Infra, en daarnaast de ondersteunende afdelingen Concernzaken (CZ) en Bestuur).Het team DIM (Documentair Informatiemanagement) zorgt voor de uitvoering van de informatiebeheertaken van de provincie Flevoland, waaronder:

• Postverwerking: scannen en registreren fysieke inkomende en uitgaande post, beoordelen en registreren digitale inkomende post;
• Informatie- en archiefbeheer op documentaire informatie (met name in het DMS eDocs);
• Aanmaken zaakmappen, dossiers, toekennen bewaartermijnen, beheren Informatie Structuur Plan (tactisch, operationeel deel);Uitvoering geven aan de processen: selecteren, waarderen, vernietigen, overdragen;
• Ondersteuning van gebruikers bij het DMS (eDocs);
• Deelname aan projecten uit het portfolio IV (o.a. sharepoint/teams, upgrade DMS, inrichting kwaliteitssysteem);Interbestuurlijk toezicht op informatie- en archiefbeheer van de decentrale overheden in de provincie Flevoland. Informatie- en archiefbeheer is momenteel operationeel ingericht in het DMS. Vanaf 2018 is binnen het DMS (eDocs) procesgericht werken ingevoerd. Het team DIM bestaat uit 8 medewerkers en CIO-IB uit 2 medewerkers en is maken onderdeel uit van de eenheid Informatievoorziening (IV) binnen de afdeling Concernzaken. De eenheid IV zorgt voor goed en veilig functionerende ICT-systemen en levert ondersteuning van de realisatie van de uitdagende IT-projectenportfolio van de provincie. Daarbij spelen nieuwe ontwikkelingen als het Digitaal Stelsel Omgevingswet, de Wet open overheid, het toenemend belang van data, informatieveiligheid en e-Dienstverlening een centrale rol. De eenheid IV bestaat uit 6 teams, die worden aangestuurd door een managementteam met 3 leden, met daarin de volgende portefeuilleverdeling: informatiestrategie en -beleid; informatiemanagement en ICT. Het hoofd van de eenheid, tevens CIO van de provincie, is verantwoordelijk voor de informatiestrategie en het informatiebeleid en stuurt het CIO-office aan.; Het CIO-office heeft een functionele relatie met het team DIM, gezien de verantwoordelijkheid van het CIO-office voor informatiestrategie, beleid, kaderstelling, advisering en toetsing voor informatie- en archiefbeheer.

Aanleiding In een notitie voor de ID-raad is door het CIO-office (onderdeel informatiebeheer) een stappenplan voorgesteld om te komen tot een hotspot voor Covid-19.. Tevens zijn een vragenlijst en een inventarisatie opgesteld en er zijn door CIO-IB en DIM al 3 interviews uitgevoerd. Door personele en organisatorische ontwikkelingen is het niet mogelijk op hier op korte termijn vervolg aan te geven.

CV in “Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;

• Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
• Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
• Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.

• Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
• Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
• Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.