GSO administrator III - Terminal Dues

• de verschillende specifieke systemen kennen dankzij de eigen technische expertise.
• continu verbeteringen aanbrengen, rekening houdend met alle beperkingen die voortvloeien uit de geldende regelgeving.
• analyses uitvoeren op basis van gegevens en het business ondersteunen bij de besluitvorming.
• problemen identificeren en oplossingen voorstellen binnen een specifiek kader. Medewerkers moeten daarom in staat zijn om op basis van verschillende gegevens de juiste conclusies te trekken door deze op een gestructureerde manier te verzamelen en te integreren.

De belangrijkste activiteiten zijn:

Terminal Dues: Instaan voor de operationele opvolging van de dagelijkse processen met betrekking tot Terminal Dues. Documenten controleren en voorbereiden met het oog op betalingen, de opvolging verzekeren van en antwoorden op vragen van andere postoperatoren, de controle van facturen voor de IN- en OUT-stromen optimaliseren, elektronische facturen invoeren, instaan voor de afsluiting en rapportering van de Terminal Dues-processen, boekhoudkundige gegevens controleren en verantwoorden, en de opvolging en conformiteit van de processen verzekeren volgens de regels van de UPU en IPC. Alle nodige documenten aanleveren en, indien nodig en afhankelijk van de processen waarvoor men verantwoordelijk is, antwoorden op eventuele vragen van de interne en externe audit.

De functie wordt uitgeoefend in een omgeving met een grote complexiteit. Een omgeving met een grote complexiteit is een omgeving waar de drie hierna vermelde criteria duidelijk aanwezig zijn:

(1) Uitvoering van boekhoudkundige transactionele activiteiten of dossiers

(2) Activiteiten of dossiers waar een groot aantal stakeholders bij betrokken zijn

(3) Oplossing van onverwachte problemen door doelgerichte oplossingen voor te stellen

Uitvoeren van boekhoudkundige transactionele activiteiten met een grote complexiteit in verschillende activiteitendomeinen om ondersteuning te verlenen bij de dagelijkse werking van zijn team.

• Beantwoorden aan de behoeften van de business om het team en de interne en externe klanten op een degelijke en doeltreffende manier administratief te ondersteunen.

• Instaan voor de goede werking van een beperkt aantal processen met een standaardcomplexiteit waarvoor hij verantwoordelijk is.

1. Uitvoeren van boekhoudkundige transactionele activiteiten met een grote complexiteit om een goed gegevensbeheer te verzekeren.

Behandelen van dossiers met een grote complexiteit in zijn werkdomeinen teneinde de unit en de interne en externe klanten op een doeltreffende manier administratief te ondersteunen.

1. Uitvoeren van kwaliteitscontroles zoals de controle en de validering van de boekhoudkundige of bancaire transacties voor zijn activiteitendomeinen.

2. Waken over het correcte beheer van de “masterdatabases” en uitvoeren van de noodzakelijke controles op het door de Administrator I en II uitgevoerde werk teneinde te zorgen voor een uitstekende kwaliteit van de informatie die in overeenstemming is met de vastgelegde normen en criteria.

3. Deelnemen aan de implementering van IT-tools en -applicaties, uitvoeren van “user tests” en optreden als key user voor één of meerdere applicaties teneinde de correcte operationele werking van de tools en de applicaties te garanderen.

4. Als verantwoordelijke voor een beperkt aantal processen met een standaardcomplexiteit, formuleren van voorstellen om de processen en de procedures in zijn werkdomeinen te verbeteren, ontwikkelen en implementeren van de wijzigingen van de procedures en meewerken aan interne verbeteringsprojecten om het team correct te laten functioneren.

5. Oplossen van onverwachte problemen in zijn activiteitendomeinen om het team correct te laten functioneren.

6. Optreden als contactpersoon en helpdeskmedewerker voor zijn werkdomeinen, advies geven over dossiers met een grote complexiteit en opvolgen van de ticketing voor zijn team teneinde op een adequate manier in te spelen op de vragen en de behoeften van de interne en externe klanten.

7. Verlenen van ondersteuning en doorgeven van zijn expertise aan de Administrators I en II.

Bachelor in Accountancy of gelijkwaardig door ervaring.

· Minimum 2 jaar relevante ervaring.

· Talenkennis:

o Goede kennis van de tweede landstaal.

o Kennis van het Engels.

· Vereiste technische kennis voor de functie:

o Grondige kennis van kantoorsoftware en financiële toepassingen.

o Grondige kennis van de BGAAP-boekhoudnormen.

o Grondige kennis van de financiële producten binnen het eigen domein.

o Grondige kennis van de gangbare IT-toepassingen.

o Grondige kennis van de geldende regelgeving en procedures.