Administrative Assistenz - Arbeitsgruppe Medical Machine Learning

• Eigenverantwortliche Übernahme allgemeiner organisatorischer und administrativer Aufgaben für den Leiter des Instituts/der AG sowie dessen Arbeitsgruppe
• Koordination der Terminplanung und Organisation von Dienstreisen
• Planung und Organisation von Sitzungen, Veranstaltungen und Lehrveranstaltungen, Gästebetreuung
• Umsetzung von Beschaffungsvorgängen, Kostenkontrolle, Kalkulation der Sachmittelausgaben sowie Rechnungsstellung und -überwachung
• Aufbau, Koordinierung und Etablierung von Prozessen innerhalb der Arbeitsgruppe (u.a. Qualitätsmanagement, Beauftragtenwesen)
• Administrative Unterstützung bei Drittmittelprojekten sowie der Personal- und Finanzverwaltung
• Mitbetreuung der institutseigenen Website

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit Schwerpunkt Betriebswirtschaft, Projektmanagement oder vergleichbarer Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in administrativen oder assistierenden Tätigkeiten, idealerweise in einem klinischen Umfeld oder Forschungseinrichtung
• Exzellente Organisations- und Planungsfähigkeiten mit Sinn für Prioritäten und Deadlines
• Proaktive und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit hoher Lösungsorientierung
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
• Interkulturelle Kompetenz und Erfahrung im Umgang mit internationalen Teams
• Versierter Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Idealerweise Erfahrung mit Projektmanagement-Tools und Datenbanksystemen
• Grundkenntnisse in digitalen Kollaborationsplattformen
• Deutsch: Muttersprachliches Niveau oder C2
• Englisch: (sehr) gute Kenntnisse (B1/B2) für internationale Korrespondenz, Telefonate und Gästebetreuung wünschenswert
• Flexibilität und Teamgeist in einem dynamischen, internationalem Forschungsumfeld
• Neugier und Lernbereitschaft für neue Technologien und Prozesse

Administrative Assistenz (m/w/d) - Arbeitsgruppe Medical Machine Learning bei Herrn Prof. Jens Kleesiek (Entgeltgruppe: EG 8 TV-L) Einsatzbereich: Institut für Künstliche Intelligenz in der Medizin (IKIM) Stellen ID: 12870 Eintritt: Nächstmöglicher Zeitpunkt Umfang: Vollzeit / 38,5 Std. Vertragsart: Befristet Befristung: 5 Jahre ab Besetzung Projektbefristung gem. §14 Abs. 1 TzBfG, * Faire Bezahlung nach Tarif (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Zusatzversorgung

• 30 Tage Urlaub im Kalenderjahr (bei einer 5-Tage-Woche)
• Interdisziplinäres Arbeiten mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Fachbereichen
• Arbeiten mit moderner Ausstattung und zertifizierten Qualitätsstandards
• Familienfreundliche Unternehmenskultur, z. B. Betriebskindertagesstätte, Ferienprogramm für schulpflichtige Kinder, Beratung und Unterstützung durch die Abteilung für Familie & Gesundheit in allen Lebenslagen
• Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, bspw. in der Bildungsakademie des UK Essen
• Gesundheitsmanagement, z. B. Betriebliches Eingliederungsmanagement, Impfungen, Förderung von Sportangeboten
• Attraktive Zusatzleistungen, bspw. vergünstigtes Kantinenessen, Gemeinschaftsevents, Wohnheimplätze