Projektleitung und Sachbearbeitung für das Team Geschäftsprozesse & Digitalisierung

Bewerbungsfrist: unbefristet 39 bzw. 41 Stunden A8 LBesO NRW bzw. EG 9a TVöD

Wer sind wir? Der Kreis Mettmann

Wir sind eine Kommunalverwaltung mit rund 1.700 Mitarbeitenden und verstehen uns als modernes Dienstleistungsunternehmen. Mit rund 485.000 Einwohner_innen und einer Fläche von 407 Quadratkilometern ist der Kreis Mettmann der Landkreis mit der höchsten Bevölkerungsdichte in Deutschland. Vielfältige Arbeitsplätze, Wohnen in einer guten Infrastruktur und ein ebenso umfang- wie abwechslungsreiches Freizeitangebot machen das Leben hier attraktiv. Wir suchen für das Amt für Hoch- und Tiefbau zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz der Amtsleitung (m/w/d)

Diese Aufgaben erwarten Sie:

Das Amt für Hoch- und Tiefbau des Kreises Mettmann ist ein Amt mit rd. 100 Mitarbeitenden in drei Abteilungen.

Die Aufgaben des Amtes liegen im Bereich des technischen und kaufmännischen Gebäudemanagements (Neubau-, Erweiterungs- Umbau-, Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen an Gebäuden sowie deren Bewirtschaftung), im Bereich des Baus und der Unterhaltung von Kreisstraßen, Wanderwegen und den jeweils zugehörigen Einrichtungen sowie im Bereich der Abwicklung aller notwendigen verwaltungsmäßigen Verfahren (Vergabeverfahren, Finanzmanagement, Personalangelegenheiten).

Das Aufgabengebiet dieser Stelle umfasst insbesondere:

• Erledigung aller Bürotätigkeiten der Amtsleitung, insbesondere

• Schreibarbeiten, Terminkoordination sowie Planung, Vor- und Nachbereitung und Durchführung von Terminen
• Weiterleitung von Informationen und telefonische Informationsvermittlung
• Postabwicklung
• Abwicklung von Telefonaten und Umgang mit Besucher_innen
• Überwachen von Fristen und Terminen sowie eigenverantwortliches Veranlassen weiterer Schritte
• Internetrecherchen

• Mitwirkung bei Personalangelegenheiten des Amtes 23, insbesondere

• Erstellung und Führung von Krank- und Urlaubsmeldungen, sowie Urlaubs- Jubiläums- und Geburtstagslisten
• Verwaltung von Unterlagen bzw. Daten

• abteilungsübergreifende organisatorische und koordinative Tätigkeiten, insbesondere

• Organisation von amtsinternen Veranstaltungen
• Durchführung und Koordination von Abfragen
• Auswertung von Daten
• Überwachen von Fristen und Terminen, sowie eigenverantwortliches Veranlassen weiterer Schritte
• Beschaffung und Verwaltung von Büro-Material
• Internetbeauftragte/-r des Amtes 23
• Pflege des Webauftritts

• unterstützende Tätigkeiten im Bereich der Sachbearbeitung der drei Abteilungen.

Anforderungen (diese Voraussetzungen müssen Sie zwingend mitbringen):

• Befähigung für die Ämtergruppe des ersten Einstiegsamtes der Laufbahngruppe 2 (ehemaliger gehobener nichttechnischer Dienst) oder erfolgreicher Abschluss des zweiten Verwaltungslehrgangs

Wir erwarten zudem:

• Fachliche Kompetenz, insbesondere

• mehrjährige Erfahrung im Bereich der Assistenz, Sekretariat oder Office-Management
• Erfahrung im Umgang mit Verwaltungsvorschriften und Dienstanweisungen, Kenntnisse im Haushaltsrecht und Kenntnis von verwaltungsinternen Abläufen und Regularien bzw. die Bereitschaft, diese zu erwerben
• Kenntnisse über die kreiseigenen Liegenschaften, Straßen und Naherholungseinrichtungen inkl. zugehörigen Bauwerken sowie bautechnische Thematiken oder die Bereitschaft, diese zu erwerben
• fundierte Kenntnisse in den beschriebenen Aufgabenfeldern
• die Bereitschaft, sich stetig fortzubilden
• gute Ausdrucksfähigkeit

• Persönliche Kompetenz, insbesondere

• flexible Einsetzbarkeit, Motivation, Freundlichkeit und Aufgeschlossenheit
• ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Organisationstalent
• Vertrauenswürdigkeit, Zuverlässigkeit und Loyalität
• Kenntnis der deutschen Sprache mindestens im Niveau C1 gemäß des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (GER)

• Soziale Kompetenz, insbesondere

• Bereitschaft und Fähigkeit zur konstruktiven und kooperativen Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ebenen und Professionen
• eine hohe Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit Kolleg_innen, Nutzer_innen, internen und externen Dienstleistern, Kunden

• Methodische Kompetenz, insbesondere

• Organisationsgeschick

• Digitale Kompetenz, insbesondere

• vertiefte Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Produkten (Word, Excel, Outlook) bzw. die Bereitschaft diese zu erwerben.

Wir bieten Ihnen:

• eine interessante, abwechslungsreiche und krisensichere Tätigkeit in einem motivierten Team mit gutem Betriebsklima
• vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Jahressonderzahlung gemäß § 20 TVöD-VKA, 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
• eine betriebliche Altersvorsorge
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten für eine ideale Work-Life-Balance mit lebensphasenorientierten Arbeitszeitmodellen
• ein Vorbelegungsrecht im ortsnahen Kindergarten (am Standort Mettmann)
• ein umfassendes betriebliches Gesundheitsmanagement
• ein freundliches und familiäres Arbeitsumfeld mit Angeboten des Personalrates wie der Gemeinschaftskasse, einem jährlichen Betriebsausflug sowie diversen Betriebssportgruppen
• ein Fahrradleasingangebot, z. T. überdachte Stellplätze für Ihr Fahrrad, ein vergünstigtes Job-Ticket sowie kostenfreie Parkmöglichkeiten
• corporate benefits - Angebote für Mitarbeitende mit Sonderkonditionen namhafter Hersteller und Marken

Weitere Informationen zur Kreisverwaltung Mettmann als Arbeitgeber finden Sie hier.

Haben Sie noch Fragen? Dann kontaktieren Sie uns gerne!

Ansprechpartnerin aus dem Fachbereich (Informationen zur Stelle):

Frau Christin Peters Tel. 02104 99-2705 E-Mail: christin.peters@kreis-mettmann.de Ansprechpartnerin aus dem Personalamt (Rückfragen zur Online-Bewerbung bzw. Fragen zum Ausschreibungsverfahren (insbesondere zu den Anforderungen):

Frau Laura Krasniqi Tel. 02104 99-1213 E-Mail: bewerbungen@kreis-mettmann.de

Allgemeine Hinweise:

Die Beschäftigung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Zu Fragen hinsichtlich der konkreten Möglichkeiten einer Teilzeitbeschäftigung steht Ihnen die o. g. Ansprechpartnerin aus dem Fachbereich zur Verfügung.

In Bezug auf die Stellenausschreibungen gilt, dass der Gleichstellungsplan der Kreisverwaltung Mettmann für die Stellenbesetzungen Anwendung findet. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht.

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#TeamKreisMettmann , Sie sind wissbegierig und daran interessiert, öffentliche Dienstleistungen mit einem breiten Spektrum an aktuellen Technologien zu realisieren bzw. den Einsatz von Zukunftstechnologien mit vorzubereiten? Die Stabsstelle "IT-Steuerung und Digitalisierung" treibt aktiv die digitale Transformation der Kreisverwaltung Mettmann voran und ist direkt der Verwaltungsführung unterstellt. Sie unterstützt die verschiedenen Fachämter, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren und den Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen einen benutzerinnen- und benutzerfreundlichen Zugang zu Verwaltungsdienstleistungen zu bieten.

Diese Aufgaben erwarten Sie:

Sie gestalten aktiv die digitale Transformation der Kreisverwaltung. Hierzu zählen die Konzeption und Entwicklung von Digitalisierungsprojekten, alle Aspekte der Projektleitung sowie die fachliche und technische Unterstützung bei der Implementierung und Einführung moderner IT-Lösungen. Dabei sind insbesondere Folgende Tätigkeiten wahrzunehmen:

• Initiierung und Leitung verschiedener (teils verwaltungsweiter) Projekte
• Analyse und Priorisierung von inhaltlichen und teilweise auch technischen Anforderungen
• Erstellung von Anwendungskonzepten
• Übersetzung von Anforderungen in vorhandene Systemlösungen
• Vorbereitung und Installation von Teststellungen
• Sichtung und Bewertung der einschlägigen rechtlichen Grundlagen
• Planung von Rollout-Prozessen
• Optimierung und Neugestaltung kritischer Geschäftsprozesse
• Technologie-Monitoring und Evaluierung

Anforderungen (diese Voraussetzungen müssen Sie zwingend mitbringen):

• Befähigung für die Ämtergruppe des ersten Einstiegsamtes der Laufbahngruppe 2 (ehemaliger gehobener nichttechnischer Verwaltungsdienst) oder erfolgreicher Abschluss des zweiten Verwaltungslehrgangs

alternativ

• Vergleichbare akademische Qualifikation mit Bezug zum wahrzunehmenden Aufgabengebiet, z.B. Betriebswirt_in (DH/FH/UAS/VWA), Informatiker_in (DH/FH/UAS/VWA)

Zusätzlich ist eine nachgewiesene, mindestens zweijährige Berufserfahrung in einschlägigen Bereichen wie Verwaltungsmodernisierung, Projektleitung, Business-Prozessmanagement, IT-Organisation oder vergleichbarem gefordert.

Wir erwarten zudem:

• Fachliche Kompetenz und digitale Kompetenz, insbesondere

• Gute Kenntnisse von Anwendungen zur Verwaltungsdigitalisierung, z.B. Dokumentenmanagementsysteme (vorzugsweise Fabasoft), Archivierungs- und Formularmanagementsysteme, elektronische Signatur- und Bezahlsysteme
• Gute Kenntnisse aktueller Technologien wie KI, E-Signaturen sowie Cloudtechnologien
• Kenntnisse der rechtlichen Grundlagen wie EGovG NRW, OZG, RegMoG
• Kenntnisse von Abläufen in der öffentlichen Verwaltung
• Wünschenswert sind Erfahrungen mit Skriptprogammierung (JavaScript, Shell-Scripting o.ä.)

• Persönliche Kompetenz, insbesondere

• Lösungsorientierung
• Fähigkeit, Aufgaben praktisch und eigenständig umzusetzen
• Gestaltungswillen, Eigeninitiative
• Ausdauer, einen Kulturwandel anzuleiten und mitzutragen
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Bereitschaft, sich schnell in neue Aufgabengebiete einzuarbeiten
• Belastbarkeit
• Gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
• Gute Deutschkenntnisse

• Soziale Kompetenz, insbesondere

• Teamfähigkeit
• Sicheres Auftreten im Umgang mit Führungskräften aller Ebenen
• Kommunikatives Geschick im Umgang mit vielfältigen internen und externen Ansprechpartner_innen

• Methodische Kompetenz, insbesondere

• Fähigkeit zum konzeptionellen Arbeiten
• Projektmanagementmethoden
• Prozessmanagementmethoden
• Präsentations- und Moderationskompetenz

Wir bieten Ihnen:

• eine interessante, abwechslungsreiche und krisensichere Tätigkeit in einem motivierten Team mit gutem Betriebsklima
• vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Jahressonderzahlung gemäß § 20 TVöD-VKA, 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
• eine betriebliche Altersvorsorge
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten für eine ideale Work-Life-Balance mit lebensphasenorientierten Arbeitszeitmodellen
• ein Vorbelegungsrecht im ortsnahen Kindergarten (am Standort Mettmann)
• ein umfassendes betriebliches Gesundheitsmanagement
• ein freundliches und familiäres Arbeitsumfeld mit Angeboten des Personalrates wie der Gemeinschaftskasse, einem jährlichen Betriebsausflug sowie diversen Betriebssportgruppen
• ein Fahrradleasingangebot, z. T. überdachte Stellplätze für Ihr Fahrrad sowie kostenfreie Parkmöglichkeiten
• corporate benefits - Angebote für Mitarbeitende mit Sonderkonditionen namhafter Hersteller und Marken

Weitere Informationen zur Kreisverwaltung Mettmann als Arbeitgeber finden Sie hier. Wenn es Sie interessiert, innovative Technologien in den Dienst der Bürgerinnen und Bürger zu stellen und unsere Fachbereiche bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse zu unterstützen, freuen wir uns auf Ihre

Wir sind eine Kommunalverwaltung mit rund 1.700 Mitarbeitenden und verstehen uns als modernes Dienstleistungsunternehmen. Mit rund 485.000 Einwohner_innen und einer Fläche von 407 Quadratkilometern ist der Kreis Mettmann der Landkreis mit der höchsten Bevölkerungsdichte in Deutschland. Vielfältige Arbeitsplätze, Wohnen in einer guten Infrastruktur und ein ebenso umfang- wie abwechslungsreiches Freizeitangebot machen das Leben hier attraktiv. Wir suchen für das Amt für Hoch- und Tiefbau zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der Amtsleitung (m/w/d) Diese Aufgaben erwarten Sie: Das Amt für Hoch- und Tiefbau des Kreises Mettmann ist ein Amt mit rd. 100 Mitarbeitenden in drei Abteilungen. Die Aufgaben des Amtes liegen im Bereich des technischen und kaufmännischen Gebäudemanagements (Neubau-, Erweiterungs- Umbau-, Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen an Gebäuden sowie deren Bewirtschaftung), im Bereich des Baus und der Unterhaltung von Kreisstraßen, Wanderwegen und den jeweils zugehörigen Einrichtungen sowie im Bereich der Abwicklung aller notwendigen verwaltungsmäßigen Verfahren (Vergabeverfahren, Finanzmanagement, Personalangelegenheiten).