Administrativo/a Polivalente de Soporte Operativo a tiendas (Sevilla)

Buscamos un profesional proactivo y organizado para el soporte operativo a nuestra red de tiendas. En este puesto, gestionarás el personal de apoyo, coordinarás incidencias operativas y asegurarás una comunicación eficiente entre áreas, todo en un entorno dinámico y de mejora continua., El objetivo principal de este puesto es garantizar el soporte centralizado a la red de tiendas mediante:

• Gestión ágil y trazable del personal de apoyo solicitado a través del portal de incidencias de personal.
• Seguimiento y control de incidencias operativas en tienda (mantenimiento, selección, control de presencia).
• Gestión, unificación y ordenación de las comunicaciones de las distintas áreas para su envío claro y coordinado a las tiendas.

El objetivo final es asegurar la continuidad operativa, tiempos de respuesta adecuados y una comunicación eficiente y sin duplicidades ni sobrecarga para las tiendas.

2. Funciones y Responsabilidades Principales

2.1 Gestión de Personal de Apoyo a Tienda (Portal de Incidencias de Personal)

• Recepción de solicitudes: Recepcionar las solicitudes de cobertura de tienda a través del portal de incidencias de personal.

• Registro y clasificación: Registrar, clasificar y priorizar las solicitudes según:

• Urgencia

• Tipología/puesto requerido

• Tienda afectada

• Ventana de cobertura

Asignación de personal: Asignar el personal de apoyo correspondiente siguiendo los protocolos definidos.

Seguimiento: Realizar un seguimiento del proceso hasta su cierre, garantizando la trazabilidad documental.

Detección de necesidades: Identificar demandas recurrentes y elevar necesidades estructurales de plantilla o cobertura.

2.2 Gestión y Seguimiento de Incidencias Operativas

• Análisis de incidencias: Analizar la situación de incidencias e intervenir en caso de incumplimiento del nivel de servicio pactado relacionado con:

• Mantenimiento (plazos de reparación, proveedores, cierres documentales).

• Selección (tiempos de respuesta).

• Control de presencia/absentismo (incidencias de fichaje, ausencias, regularizaciones).

Verificación de tiempos: Verificar el cumplimiento de tiempos y niveles de servicio y activar recordatorios o escalados ante retrasos.

Coordinación: Coordinar con las áreas responsables (mantenimiento, selección, RRHH, tiendas) para desbloquear incidencias.

Actualización de herramientas: Mantener actualizadas las herramientas de seguimiento.

Elaboración de reportes: Elaborar reportes periódicos de estado, tiempos de resolución y recurrencias.

2.3 Unificación y Coordinación de Comunicaciones a Tienda

• Recopilación de comunicaciones: Recopilar las comunicaciones operativas de las distintas áreas del Grupo/enseñas.

• Filtrado y ordenación: Filtrar, ordenar y consolidar la información, evitando duplicidades, incoherencias y sobrecarga informativa.

• Preparación y distribución: Preparar y distribuir una comunicación unificada y organizada con:

• Acciones priorizadas.

• Instrucciones claras.

• Responsables y plazos definidos.

Recogida de feedback: Recoger feedback de las tiendas y supervisión sobre la claridad, carga y ejecución de las comunicaciones.

Diseño del lenguaje de comunicación: Diseñar el lenguaje de comunicación efectiva y entendible para las tiendas.

2.4 Soporte Administrativo y Mejora Continua

• Mantenimiento de bases de datos: Mantener actualizadas las bases de datos de protocolos de tienda.
• Archivo y evidencias: Garantizar el archivo y la evidencia de cierres (partes, fichas, actas, confirmaciones).
• Detección de cuellos de botella: Detectar cuellos de botella y proponer mejoras en los procesos entre áreas y tiendas.
• Apoyo en auditorías: Apoyar en auditorías internas o externas vinculadas a cobertura, presencia o mantenimiento.

• FP Grado Medio/Superior en Administración, RRHH, Gestión, Logística o similar.

Experiencia

• 1-3 años en puestos administrativos de soporte operativo multisede.
• Se valorará experiencia en el sector retail/supermercados y coordinación con tiendas.

Conocimientos Técnicos

• Manejo avanzado de Excel y herramientas informáticas.

• Se valorará experiencia en:

• Portales de incidencias de personal.

• CMMS/Helpdesk/ERP.

• Herramientas de control horario.

• Plataformas de comunicación/tareas (como SafetyCulture u otras).

Capacidad para trabajar con datos operativos y hacer seguimiento por tiempos.

4. Competencias Clave

• Polivalencia y visión global de operación.
• Organización y priorización (capacidad para gestionar alto volumen de trabajo y urgencias).
• Orientación al cliente interno (tiendas, supervisión y áreas).
• Rigor documental y trazabilidad en los procesos.
• Proactividad y seguimiento constante hasta el cierre de tareas.
• Comunicación clara y operativa con múltiples interlocutores.
• Gestión del estrés y flexibilidad ante cambios diarios.
• Trabajo transversal con equipos sin jerarquía directa.