Teamassistenz für das Dezernat Organisation und Transformation
Role details
Job location
Tech stack
Job description
Sie arbeiten in dem spannenden Umfeld einer großen Universität mit vielfältigen Aufgabenbereichen und Zielgruppen. Das neu geschaffene Dezernat 2 - Organisation und Transformation gestaltet die strukturelle Weiterentwicklung der Zentralverwaltung der Universität Münster aktiv mit. Als Teamassistenz sind Sie eine Schlüsselrolle im Dezernat und unterstützen den Aufbau, arbeiten eng mit der Leitung zusammen und leisten mit Ihrer strukturierten, verlässlichen Arbeitsweise einen wichtigen Beitrag dazu, dass Veränderung gut organisiert, abgestimmt und nachhaltig umgesetzt werden kann. Die Position bietet die Möglichkeit, von Beginn an Teil eines, * Sie sind zentrale Anlaufstelle im Dezernat und sorgen für einen reibungslosen administrativen und organisatorischen Ablauf (Korrespondenz, Terminmanagement, Postbearbeitung, interne Koordination, Materialbeschaffung).
- Sie steuern das Bestellwesen sowie die Rechnungsbearbeitung, einschließlich der Abwicklung von Beschaffungsprozessen in SAP
- Sie planen, organisieren und begleiten Sitzungen und interne Meetings - von der Vorbereitung über die Protokollführung bis zur Nachbereitung.
- Sie erstellen Präsentationen und bereiten Entscheidungsgrundlagen sowie Unterlagen für die Dezernatsleitung professionell auf.
- Sie koordinieren abteilungs- und bereichsübergreifende Termine und behalten dabei stets den Überblick.
- Sie wirken aktiv bei der Budgetplanung mit und unterstützen das Dezernat im Controlling.
Requirements
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder Büromanagement-Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erste praktische Erfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich sind wünschenswert
- Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache, Englischkenntnisse von Vorteil
- IT-Affinität, insbesondere sichere MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), SAP-Kenntnisse sind von Vorteil
- Selbstständige, serviceorientierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie eine schnelle Auffassungsgabe
- Hohe Diskretion und ein ausgezeichnetes Organisationsvermögen
- Strukturierte Arbeitsweise und Organisationstalent
- Professioneller und freundlicher Umgang mit allen Ansprechpersonen und Kunden
Benefits & conditions
42.500 Studierende, 7.750 Beschäftigte in Lehre, Forschung und Verwaltung, die gemeinsam Zukunftsperspektiven gestalten - das ist die Universität Münster. Eingebettet in die Atmosphäre der Stadt Münster mit ihrer hohen Lebensqualität zieht sie mit ihrem vielfältigen Forschungsprofil und attraktiven Lehrangeboten Studierende und Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus dem In- und Ausland an.
