Leiter*in Administration (80-100 %)

Smartlend
Zug, Switzerland
19 days ago

Role details

Contract type
Permanent contract
Employment type
Full-time (> 32 hours)
Working hours
Regular working hours
Languages
English, French, German, Swiss German
Experience level
Senior

Job location

Remote
Zug, Switzerland

Tech stack

Microsoft Excel
Gsuite

Job description

  • Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung eines strukturierten Dokumenten- und Vertragsmanagements

  • Administrative Abwicklung von Krediten inklusive Fristen- und Terminüberwachung

  • Koordination und laufender Austausch mit Kreditnehmern, Banken, Treuhändern, Anwälten, Notaren sowie Behörden

  • Handling und Übersicht von Schuldbriefen und grundbuchrelevanten Unterlagen

  • Sicherstellung sauberer, nachvollziehbarer Prozesse und klarer Abläufe

  • Erstellung und Pflege von Übersichten und administrativem Reporting für die Geschäftsleitung

  • Mitwirkung bei der Optimierung bestehender Prozesse und Strukturen

Requirements

  • Ausbildung zweitrangig - relevante Erfahrung ist entscheidend

  • Mehrjährige Berufserfahrung in einer administrativ geprägten Funktion, idealerweise bei:

  • einer Behörde / einem Amt

  • einem Notariat oder einer Anwaltskanzlei

  • einer Bank (Backoffice / Kreditadministration)

  • einer Immobilienverwaltung oder Treuhandgesellschaft

  • Sehr gutes Verständnis für Dokumenten- und Vertragsmanagement

  • Erfahrung im Umgang mit Grundbuch, Schuldbriefen und kreditbezogenen Unterlagen

  • Sicherer Umgang mit Zahlen, Übersichten und administrativem Reporting

  • Sehr gute Deutschkenntnisse (Schweizerdeutsch von Vorteil), Englisch und Französisch auf Grundniveau

  • Sicherer Umgang mit gängigen Tools (Excel, Google Sheets, CRM-Systeme; Offenheit für neue Tools)

Arbeitsweise & Persönlichkeit

  • Sehr strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise

  • Hohe Eigenverantwortung im definierten Aufgabenbereich

  • Pragmatisch und lösungsorientiert, auch bei hohem Arbeitstempo

  • Kommunikationsstark im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern

  • Belastbar, diskret und vertrauenswürdig

Benefits & conditions

  • Unbefristete Festanstellung (80-100 %)

  • Hybrides Arbeitsmodell (Büro und Homeoffice)

  • Fixlohn mit leistungsabhängigem Bonus (individuelle Leistung)

  • Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung

  • Moderne Arbeitsmittel und klare Entwicklungsperspektive

  • Möglichkeit zum Ausbau der Funktion in Richtung Senior- bzw. Lead-Rolle mit späterer personeller Verantwortung

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