Projektmitarbeiter/in Digitalisierung der Promotionsverwaltung

• Aufnahme, Strukturierung und Priorisierung fachlicher und technischer Anforderungen in enger Abstimmung mit GraCe, Promotionsbüros und weiteren Stakeholdern
• Übersetzung von Anforderungen in umsetzbare Spezifikationen (z. B. User Stories inkl. Akzeptanzkriterien) sowie Pflege eines transparenten Änderungsregisters
• Mitwirkung bei der Implementierung neuer Funktionen sowie bei der Digitalisierung und Weiterentwicklung bestehender Prozesse (Customizing/Parametrisierung) - in enger Zusammenarbeit mit dem DOC-Team im Campus-Management
• Erstellung, Pflege und Optimierung von Abfragen, Suchen und Auswertungen sowie von Bescheiden und Dokumentvorlagen für Promotionsverfahren
• Aufbau und Fortführung technischer und prozessbezogener Dokumentationen
• Mitwirkung bei Tests und Versionsupdates durch die Abteilung Campus-Management
• Beratung und Support für Fachabteilungen inkl. Fehleranalyse
• Erstellung und Aktualisierung von Anwenderdokumentationen sowie Durchführung von Schulungen für Key User und Fachabteilungen
• Sitzungsbegleitung und Protokollierung

• Wissenschaftlicher Hochschulabschluss (Master/Magister/Diplom) oder mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung im Bereich Studierenden- oder Promovierendenverwaltung.
• Mehrjährige Erfahrung in der Anwendungsbetreuung von Campus-Management-Systemen, idealerweise mit HISinOne
• Ausgewiesene Erfahrung im Projektmanagement von IT- und Organisationsentwicklungsprojekten im universitären Umfeld
• Erfahrung in der Umsetzung von Prozessabläufen in IT-Systemen (Analyse, Konzeption, Stakeholder-Abstimmung)
• Kenntnisse von relationalen Datenbanken
• Programmiererfahrung (SQL, HQL) wünschenswert
• Kenntnisse zu Promotionsverfahren und im Bereich wissenschaftlicher Nachwuchs wünschenswert
• Schnelle Auffassungsgabe sowie ausgeprägte analytische Fähigkeiten
• Kommunikationsstärke, Organisationstalent sowie eine strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
• Sorgfalt und Verlässlichkeit
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Flexible Arbeitszeitmodelle
• Zuschuss zum ÖPNV-Ticket (Jobticket)
• Eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit an der Schnittstelle zwischen IT und Hochschulprozessen
• Eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre in einem agilen Team
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeit

Die Auswahlgespräche finden voraussichtlich in zwei Runden zwischen dem 17.06. und 19.06.26 sowie am 23.6. und 24.06.26 statt.

Die Stelle ist befristet bis 31. Dezember 2028. Die Vergütung erfolgt nach E13 TV-L.

Zusammen mit dem Graduate Centre (GraCe) der Universität Freiburg arbeitet die Abteilung Campus-Management derzeit daran, die Prozesse rund um die Promotions- und Promovierendenverwaltung zu digitalisieren. Die Abteilung Campus-Management stellt hierfür seit einigen Jahren die Software HISinOne-DOC bereit, konfiguriert diese und berät sowohl GraCe als auch die Promotionsbüros sowie weitere Stakeholder/innen bei der zunehmenden Digitalisierung der Prozesse in der Promotionsverwaltung. Zur Verstärkung des "DOC-Teams" im Campus-Management suchen wir eine engagierte Projektmitarbeiterin/einen engagierten Projektmitarbeiter.