Responsable Service Organisation du Processus décisionnel et Démocratique

• Assure la préparation et la gestion du Bureau Municipal et du Conseil Municipal
• Assure la rédaction, la gestion des différents actes administratifs et l’archivage
• Assure la gestion des listes électorales et l’organisation de la révision électorale
• Assure la gestion et l’organisation des élections politiques et professionnelles
• Assure l’organisation et la gestion du Service
• Conçoit et impulse les projets du Service
• Assure l’animation et l’encadrement du Service
• Assure l’interface avec l’ensemble des partenaires et des Services en lien avec les missions du Service
• Assure la représentation de la collectivité dans le domaine d’expertise du Service

• Assure la conception et le suivi des documents administratifs Missions / conditions d’exercice 1 -ORGANISATION ET GESTION DU SERVICE :

• Rechercher l’efficacité dans l’organisation des missions du Service.
• Faire appliquer les décisions prises par la hiérarchie.
• Elaborer et actualiser le guide de procédures du Service.
• Communiquer sur les actions du Service.
• Etablir un bilan d’activités du Service.
• Contribuer à l’amélioration de l’image du Service et de la Collectivité.
• Suivre l’exécution budgétaire du service
• Contrôler la gestion et les engagements de dépenses
• Contrôler la passation et l’exécution des marchés publics 2-ORGANISATION ET GESTION DU SERVICE :

– Contribuer à l’application de la réglementation et à la prévention des risques juridiques.

• Assurer une veille juridique et technique sur les questions afférentes à l’activité du Service.
• Faire des propositions d’adaptation du Service en fonction de l’évolution des textes.
• Rédiger tout document d’aide à la décision.
• Alerter la hiérarchie sur les questions importantes, urgentes ou sensibles.

3 : IMPULSION DES PROJETS DU SERVICE

• Mettre en place des réunions de coordination et de validation des objectifs.
• Prendre contact avec les prestataires et les autres collectivités ayant développé des méthodes similaires.
• Identifier et mettre en œuvre le processus de développement et de réalisation des projets.
• Assurer la coordination avec les Services et personnes ressources intervenant sur le projet.
• Rédiger des rapports ou des documents d’aide à la décision.
• Soumettre les différentes phases des projets à validation de la hiérarchie et du Maire.
• Communiquer avec les agents sur la mise en œuvre des projets.
• Veiller à leur formation (le cas échéant).
• Mettre en œuvre le plan de communication sur le projet auprès des élus et des Services.
• Superviser les projets pilotés par les agents du Service.

4 : ANIMATION ET ENCADREMENT DU SERVICE

• Veiller à la bonne adéquation de l’activité des deux secteurs du Service (Assemblées, Elections).
• Rechercher l’organisation la plus pertinente au quotidien en fonction des impératifs du Service.
• S’assurer de la bonne ambiance de travail et de l’esprit d’équipe.
• Repérer et réguler les conflits.

Pour la partie assemblées :

ORGANISATION DES SEANCES DU BUREAU MUNICIPAL ET DU CONSEIL MUNICIPAL :

• Etablir en lien avec la DGA SSP le calendrier des séances du Bureau municipal et du Conseil municipal.
• Soumettre au Directeur Général des Services pour validation les propositions de programmations.
• Assurer la vérification formelle des dossiers (pièces jointes, fonds de dossiers assortis de la signature des Présidents de Commission..).
• Récupérer les pièces complémentaires (le cas échéant).
• Transmettre les dossiers au Directeur Général des Services adjoint pour visa et accord sur l’inscription au BM/CM
• S’assurer de la convocation des membres de la Direction de l’Administration communale (DAC) élargie à partir du portail FAST.
• Assister à la séance de travail de la DAC élargie.
• Récupérer les dossiers inscrits à l’ordre du jour du Conseil municipal.
• Inscrire en priorité les dossiers de l’ordre du jour du Conseil municipal.
• Classer et inscrire les dossiers à l’étude du seul Bureau municipal (rapports, comptes rendus de Commissions, documents d’information…).
• En assurer la numérotation.
• Faire réaliser le dossier témoin.
• Préparer l’ordre du jour du Conseil municipal en respectant les mêmes étapes.
• Veiller à la qualité de la transmission des dossiers via le portail FAST et de la reproduction des documents.
• Veiller à la transmission dans les délais requis aux élus.
• S’assurer de la convocation écrite des élus à la séance du Bureau municipal et du Conseil municipal.
• Préparer le jour même le dossier complémentaire pour le Bureau municipal.
• Assurer la prise de notes pour le Bureau municipal et externaliser celle du Conseil municipal.
• Veiller à la formulation précise par les élus des avis et décisions.
• Veiller au remplissage et à la signature par les Présidents des Relevé des Avis de Commissions et au visa des DGSA pour le Bureau municipal.

ORGANISATION DES SEANCES DU BUREAU MUNICIPAL ET DU CONSEIL MUNICIPAL :

• Rédiger le compte rendu et les fiches de décision pour le Bureau municipal.
• Transmettre à la signature de Monsieur le Maire
• Communiquer extraits aux Services concernés
• Finaliser le compte rendu et le procès-verbal pour le Conseil municipal
• Rédiger les extraits de délibérations
• Transmettre les projets de délibérations aux Services pour avis.
• Assurer le suivi dématérialisé des délibérations via le portail FAST (signature par le Maire et transmission à la Préfecture, retour de l’accusé de réception, clôture du dossier).
• Communiquer extrait des délibérations aux Services concernés
• Recueillir la signature du Maire et des secrétaires sur le procès-verbal à transmettre au contrôle de légalité
• Veiller à la publication des actes sur le site de la Ville
• Vérifier la bonne intégration des actes et leur conformité à la procédure
• Vérifier la transmission au contrôle de légalité et retour aux services concernés
• Veiller à la publication des actes
• Vérifier le respect de la procédure de transmission des pièces des marchés publics et leur retour au service Marchés

5 : ANIMATION ET ENCADREMENT DU SERVICE :

• Informer les agents des évolutions et des actualités liées au Service.
• Prendre connaissance des doléances et des attentes nouvelles des agents.
• Rechercher avec les agents les solutions aux problématiques liées au Service.
• Favoriser la participation et l’expression des agents.
• Elaborer les fiches de postes.
• Assurer l’entretien d’évaluation et la notation.
• Proposer des outils d’évaluation.
• Recenser les besoins en formation.
• Collaborer avec la DRH pour la mise en place du plan de formation.
• Collaborer avec la DRH pour le recrutement de nouveaux agents au sein du Service.
• Assurer le suivi de la carrière des agents.
• Déléguer des responsabilités.
• S’assurer du respect de la continuité du Service (choix des dates de congés).
• Veiller à l’élaboration du planning des congés
• Mettre à jour le logiciel Kelio pour la validation des heures supplémentaires.
• Editer les fiches de solde pour information des agents.
• Veiller en collaboration avec la DRH au paiement des heures supplémentaires le cas échéant.
• Rédiger des documents d’aide à la décision à l’attention de la hiérarchie et du Maire.
• Représenter la collectivité dans des réunions et des manifestations avec les partenaires de la Ville.
• Assurer le reporting des décisions ou des demandes formulées par les partenaires auprès de la hiérarchie Directeur Général des Services.
• Contribuer au positionnement stratégique de la Ville auprès des partenaires institutionnels et professionnels.
• Assurer la promotion des actions menées par la Ville en lien avec les missions du Service.
• Assurer l’accueil de stagiaires et de prestataires.
• Effectuer le cas échéant des déplacements sur site (centre de tri…).

Pour la partie Election :

ORGANISATION ET GESTION DU FICHIER ELECTORAL :

• Suivre et contrôler le calendrier des opérations de révision des listes électorales
• Suivre et contrôler la procédure de clôture des listes électorales
• Suivre et contrôler les inscriptions et les radiations dans le respect de la réglementation
• Assurer le suivi des décisions du Maire
• Valider les inscriptions et établir les notifications
• Assurer le suivi de la gestion de la convocation de la Commission de Contrôle à partir du logiciel ADAGIO, de l’organisation des réunions et du suivi des décisions
• Suivre les procédures de recours administratif
• Gérer la préparation d’un scrutin dans le cadre de la révision
• Gérer les opérations préélectorales (édition des listes, gestion des procurations,
• Gérer la préparation administrative, technique et logistique du scrutin (convocations des élus et des agents, organisation et composition des bureaux de vote et du bureau centralisateur, établissement des procès-verbaux)
• Suivre les opérations d’aménagement des bureaux de vote
• Vérifier le matériel électoral.
• Accompagner les différents bureaux de vote le jour du scrutin
• Suivre les opérations de dépouillement
• Gérer la proclamation des résultats et la transmission en Préfecture
• Etablir une proposition de répartition des électeurs dans les bureaux de vote
• Faire valider la proposition de redécoupage par les élus concernés et Monsieur le Maire
• Appliquer dans ADAGIO la proposition pour vérification
• Transmettre au Préfet de Martinique la proposition validée pour établissement de l’arrêté

Activités spécifiques :ORGANISATION DU TIRAGE AU SORT DES JURES D’ASSISES :

• Veiller au respect de la procédure préalable
• Veiller au respect des recommandations de la Préfecture
• S’assurer de la mise en œuvre des modalités d’information des électeurs concernés
• Veiller à la transmission conforme des éléments à la Préfecture et à la cour d’appel de Fort de France

ORGANISATION ET GESTION DU SERVICE :

• Mettre à jour de la veille législative et réglementaire
• Prévenir le contentieux électoral
• S’assurer de la bonne gestion du matériel électoral

• Gérer le stock de fourniture électorale Profils recherchés SAVOIR : Connaissance confirmée des principes généraux de la fonction publique territoriale et de l’organisation de la collectivité municipale (CGCT, Code Electoral..) Cadre juridique et réglementaire

• Droit des assemblées générales (ordinaires, extraordinaires, mixtes)
• Législation électorale applicable à la structure (droit associatif, droit des sociétés, droit syndical ou institutionnel selon le contexte)
• Textes fondateurs : statuts, règlement intérieur, chartes internes

• Réglementation sur la protection des données personnelles (RGPD) appliquée aux processus électoraux Gouvernance et démocratie organisationnelle

• Modes de scrutin et systèmes de vote (proportionnel, majoritaire, préférentiel…)
• Fonctionnement des instances délibératives : conseils d’administration, bureaux, commissions
• Principes de représentativité, de mandats, de quorum et de majorité
• Notions de démocratie participative et représentative

• Droit des mandataires et des délégations de vote Gestion administrative et documentaire

• Procédures de convocation et délais légaux
• Rédaction et conservation des procès-verbaux
• Gestion des listes électorales et des registres de membres
• Archivage réglementaire, * Planification et coordination logistique des AG (salle, convocations, quorum, feuilles de présence, pouvoirs)
• Rédaction des ordres du jour en lien avec la direction et les instances
• Préparation des documents soumis au vote (rapports, résolutions, amendements)
• Rédaction et validation des procès-verbaux dans les délais réglementaires

• Gestion du vote en séance (à main levée, à bulletins secrets, électronique) Organisation des élections

• Élaboration et gestion des listes électorales (vérification de l’éligibilité, mises à jour)
• Rédaction et diffusion des appels à candidatures
• Organisation matérielle du scrutin (bulletins, urnes, bureaux de vote, isoloirs)
• Dépouillement, proclamation des résultats et gestion des contentieux éventuels

• Mise en place et supervision du vote électronique sécurisé Coordination institutionnelle

• Liaison avec les instances dirigeantes, les services juridiques et les prestataires externes
• Suivi des mandats et des renouvellements d’instances

• Veille juridique et mise à jour des procédures internes Outils et numérique

• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion documentaire
• Utilisation de plateformes de vote en ligne
• Gestion de bases de données membres/électeurs

Impartialité et intégrité

• Neutralité absolue dans la gestion des processus électoraux et délibératifs

• Exemplarité éthique et discrétion face aux enjeux de pouvoir internes Rigueur et fiabilité

• Sens aigu de l’organisation et de l’anticipation
• Respect scrupuleux des délais et des procédures légales

• Capacité à gérer des dossiers complexes sans marge d’erreur Sens du service et de la médiation

• Posture de facilitateur·trice auprès de publics divers (élus, membres, administration)
• Pédagogie pour expliquer les règles démocratiques à des non-spécialistes

• Gestion du stress et des situations de tension ou de contestation Adaptabilité

• Capacité à s’adapter à des contextes variés et à des réformes statutaires
• Ouverture aux nouvelles modalités démocratiques (vote en ligne, hybride…)

SAVOIR-FAIRE : Organisation des assemblées

Responsable Service Organisation du Processus décisionnel et Démocratique