Chargé de l'Assistance Fonctionnelle et du Paramétrage du Système d'Informations Etudiant H/F

La Direction de la Formation tout au long de la vie (DFTLV) appuie la définition de la politique de l’établissement en matière de formation tout au long de la vie et de vie étudiante, au niveau national comme international. Elle a en charge l’appui expert et la coordination de la mise en oeuvre de la politique de formation et de vie étudiante ainsi que la mise en cohérence des actions menées par les facultés. Elle assure notamment les relation s avec les ministères et les établissements partenaires, tout comme la coordination des enquêtes et indicateurs et leur fiabilisation, en lien avec la direction chargée de l’aide au pilotage. Elle assure la veille réglementaire et sa diffusion au sein des facultés, ainsi que la mise en cohérence de l’instruction des recours et du précontentieux.

La DFTLV comprend 4 thématiques : “Formation et scolarité”, “Vie étudiante”, “International” et “Formation continue”.

Le pôle “Formation initiale” coordonne la mise en oeuvre de la politique de formation de l’établissement ainsi que la mise en cohérence des actions menées par les facultés. Il assure également les relations avec les ministères et les établissements partenaires.

La personne en charge de l’assistance fonctionnelle du SIE exercera ses missions, sous la responsabilité hiérarchique du chef de pôle FI et fonctionnelle de la coordinatrice et de la responsable SI Études et formation au sein du pôle Formation initiale de la DFTLV. Elle travaillera en collaboration étroite avec les services SIE facultaires ainsi que la direction des systèmes d’information (DSI) de Sorbonne Université. Son activité se situe dans le cadre d’une démarche qualité globale au sein de la DFTLV., Paramétrages des opérations annuelles :

• Participer au paramétrage des référentiels des applications utilisées en scolarité, Apogée principalement
• Participer à l’implémentation de l’offre de formation dans les outils SI
• Formation en lien avec les facultés
• Participer au paramétrage des droits d’inscriptions et webservices associés
• Participer au paramétrage des diplômes et leurs modèles en adéquation avec les référentiels du ministère
• Participer au paramétrage et tests des applications préalables à l’ouverture des opérations d’inscriptions en lien avec les facultés et la DSI
• En lien avec les directions concernées, participer aux périodes biannuelles de régularisations
• Participer à la modélisation des maquettes de formation

Conception, assistance et conseil / Participation aux évolutions du SI Formation :

• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion du SI Formation
• Contrôler la qualité des données saisies dans les applications du SI
• Formation et transmettre aux services SIE facultaires dans le cadre de phases de correction
• Aider à l’identification et l’analyse des difficultés fonctionnelles rencontrées par les facultés ; en lien avec la DSI, proposer des solutions à partir des besoins métiers
• Accompagner les utilisateurs dans la prise en main des applications et leur pratique des applications Formation (Accompagner, former et assister)
• Participer à la rédaction de la documentation utilisateurs et élaborer des supports techniques et en assurer leur mise à jour régulière
• Assurer la hotline sur les outils utilisés et apporter son aide aux différentes parties prenantes
• Dans le domaine Scolarité, participer au plan de formations (PAF) des personnels de Sorbonne Université (animer des sessions de formation ; rédiger les supports techniques y afférant)
• En lien étroit avec le chef de projet, participer activement au projet pour l’étude et la mise en oeuvre de l’application PEGASE

Bilans, veille et réseaux :

• Participer aux réunions du réseau réunissant l’ensemble des scolarités des composantes et la DSI
• Organiser le partage de bonnes pratiques auprès des différents acteurs facultaires
• Participer à la production de bilans et d’enquêtes ; élaborer et renseigner des tableaux de bords liés à son activité
• Alimenter l’espace de ressources en ligne et le mettre àjour
• Participeraux réunions de l’Amue

Connaissances transversales requises :Connaissance des méthodes d’accompagnement au changementConnaissance générale de l’organisation et du fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en FranceConnaissance générale de l’organisation et du fonctionnement des universitésSavoir-faire :Conduite de réunionConnaissance du travail en mode projetConception de tableaux de bordCapacité à hiérarchiser et à prioriser ses activitésPrévention et gestion des conflits ou situations sensiblesSavoir réguler des dysfonctionnementsMaîtrise des outils de gestion et de communication informatiquesStructurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire, une note et une synthèseConnaitre les techniques de communicationCapacité à interagir avec les autres directionsMaitrise de Business Object et Excel fortement recommandéSavoir-être :Excellent relationnel et sens du travail en équipeSens des responsabilités et de l’initiativeEsprit de synthèse, sens de l’analyseDisponibilité, réactivité et respect des cadresAdaptabilité et autonomieLogique et rigueurSens du service publicConfidentialité

Bienvenue chez Sorbonne Université- Services Universitaires

La Direction de la Formation tout au long de la vie (DFTLV) appuie la définition de la politique de l’établissement en matière de formation tout au long de la vie et de vie étudiante, au niveau national comme international. Elle a en charge l’appui expert et la coordination de la mise en oeuvre de la politique de formation et de vie étudiante ainsi que la mise en cohérence des actions menées par les facultés. Elle assure notamment les relation s avec les ministères et les établissements partenaires, tout comme la coordination des enquêtes et indicateurs et leur fiabilisation, en lien avec la direction chargée de l’aide au pilotage. Elle assure la veille réglementaire et sa diffusion au sein des facultés, ainsi que la mise en cohérence de l’instruction des recours et du précontentieux.La DFTLV comprend 4 thématiques : “Formation et scolarité”, “Vie étudiante”, “International” et “Formation continue”. Le pôle “Formation initiale” coordonne la mise en oeuvre de la politique de formation de l’établissement ainsi que la mise en cohérence des actions menées par les facultés. Il assure également les relations avec les ministères et les établissements partenaires., Connaissances transversales requises :

• Connaissance des méthodes d’accompagnement au changement
• Connaissance générale de l’organisation et du fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Connaissance générale de l’organisation et du fonctionnement des universités

Savoir-faire :

• Conduite de réunion
• Connaissance du travail en mode projet
• Conception de tableaux de bord
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser ses activités
• Prévention et gestion des conflits ou situations sensibles
• Savoir réguler des dysfonctionnements
• Maîtrise des outils de gestion et de communication informatiques
• Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire, une note et une synthèse
• Connaitre les techniques de communication
• Capacité à interagir avec les autres directions
• Maitrise de Business Object et Excel fortement recommandé

Savoir-être :

• Excellent relationnel et sens du travail en équipe
• Sens des responsabilités et de l’initiative
• Esprit de synthèse, sens de l’analyse
• Disponibilité, réactivité et respect des cadres
• Adaptabilité et autonomie
• Logique et rigueur
• Sens du service public
• Confidentialité

EUR

Gestion des conflits Excel Réalisation d’enquêtes marketing SGBD Conduite de réunion Assistance technique Sens du relationnel Création d’une base documentaire Pro-activité Diagnostic de pannes Réactivité Travail en équipe Autonomie Conduite du changement Techniques de communication

CDD de 12 mois, renouvelable.