Sekretär / Assistent Airframe Design and Mechanical Systems Installation - AIRBUS

• Betreuung und Unterstützung von Vorgesetzten, Abteilungsleitern und Mitarbeitenden
• Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen sowie interne und externe Terminkoordination
• Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern in deutscher und englischer Sprache
• Organisation von Ein- und Austritten, Besucheranmeldung und -bewirtung sowie Bearbeitung von Post, Rechnungen und Freigaben
• Übernahme allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben einschließlich SAP-Auswertungen, IT-Zugängen, Anträgen und Lieferscheinen
• Verwaltung von Besprechungsräumen, Beschaffung von Arbeitsmitteln, Arbeitsplatzplanung, Umzugsorganisation und Unterstützung beim Arbeitsschutz

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise als Industrie- oder Bürokauffrau beziehungsweise -kaufmann, mit langjähriger Berufserfahrung und fachspezifischen Zusatzqualifikationen
• Mehr als drei Jahre Berufserfahrung in Assistenz und Sekretariat
• Mehr als drei Jahre Berufserfahrung im Projektmanagement und Kommunikationsmanagement
• Detaillierte Spezialkenntnisse in MS Office sowie Kenntnisse in Google Workspace
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
• Zuverlässigkeit, ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit, interkulturelle Kompetenz und Teamfähigkeit; Vertrautheit mit der Airbuswelt ist von sehr großem Vorteil

• Anspruchsvoller Projekteinsatz direkt beim Kunden mit Anstellung bei HESYS Engineering
• Persönliche Betreuung während des gesamten Projekts
• Klare Kommunikation und verlässliche Ansprechpartner
• Strukturierter Einstieg in ein anspruchsvolles Arbeitsumfeld

Warum HESYS

• Direkte und persönliche Betreuung
• Verlässliche Zusammenarbeit mit klaren Abläufen
• Stabiler Rahmen für anspruchsvolle Kundenprojekte
• Kurze Wege und feste Ansprechpartner

Die Position ist projektbezogen und im Rahmen einer Elternzeitvertretung befristet.

HESYS Engineering ist seit über 25 Jahren als spezialisierter Partner für Engineering-Dienstleistungen im Einsatz. Wir unterstützen Kunden aus Aerospace & High-Tech mit qualifizierten Fachkräften in anspruchsvollen Projekten. Für unseren Kunden AIRBUS suchen wir Sie., HESYS Engineering has been a specialized partner for engineering services for more than 25 years. We support customers in aerospace & high-tech with qualified specialists for demanding projects. For our customer AIRBUS, we are looking for a suitable candidate.

In this position, you support managers, department heads and employees in both civil and military environments. You perform a wide range of organizational, administrative and communication tasks.

Your tasks

• Support managers, department heads and employees
• Plan, book and settle business trips and coordinate internal and external appointments
• Handle communication and correspondence with internal and external contacts in German and English
• Organize employee entries and exits, visitor registration and hospitality and process mail, invoices and approvals
• Perform general secretarial and administrative tasks, including SAP evaluations, IT access requests, applications and delivery notes
• Manage meeting rooms, procure work equipment, plan workplaces, organize relocations and support occupational safety activities

Your profile

• Completed commercial vocational training, for example as an industrial or office management clerk, with many years of professional experience and specialist additional qualifications
• More than three years of professional experience in assistance and secretarial functions
• More than three years of professional experience in project management and communication management
• Detailed specialist knowledge of MS Office and knowledge of Google Workspace
• Business-fluent German and English skills
• Reliability, excellent communication and organizational skills, intercultural competence and teamwork; familiarity with the Airbus environment is a major advantage

We offer

• Challenging project assignment directly at the customer with employment at HESYS Engineering
• Personal support throughout the entire project
• Clear communication and reliable contacts
• Structured start in a demanding working environment

Why HESYS

• Direct and personal support
• Reliable cooperation with clear processes
• Stable framework for demanding customer projects
• Short communication paths and fixed contacts