Assistenz / Front Office und CRM im Welcome Centre

• Besetzung des Front Office als erste Anlaufstelle für internationale Wissenschaftler*innen, Gäste und weitere Zielgruppen des Welcome Centre in Präsenz, per E-Mail über die zu betreuende Funktionsmailadresse und telefonisch.
• Entgegennahme, Sichtung und Zuordnung eingehender Anfragen
• Erteilung von Erstauskünften zu standardisierten Abläufen, Zuständigkeiten, Unterlagen und Kontaktwegen in deutscher und englischer Sprache
• Weiterleiten von Anfragen an die zuständigen Stellen innerhalb und außerhalb des Welcome Centre
• Terminierung und organisatorische Vorbereitung von Beratungskontakten
• Mitgestaltung, laufende Weiterentwicklung und Anpassung der CRM-Arbeitsumgebung in MS Dynamics
• Pflege und Wartung der CRM-Arbeitsumgebung
• Gemeinsames Arbeiten an MS Dynamics mit den Mitarbeitenden des Welcome Centres
• Unterstützung der Beratung / Erstberatung im Welcome Centre
• Organisation der allgemeinen Abläufe im Sekretariats- und Empfangsbereich des Welcome Centre
• Unterstützung bei Veranstaltungen

Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung zurzum Verwaltungsfachangestellter, Angestelltenlehrgang I oder eine abgeschlossene vergleichbare Berufsausbildung als KauffrauKaufmann, oder eine abgeschlossene dreijährige fachfremde (Hochschul-)Ausbildung mit in der Regel dreijähriger für den zu übertragenen Arbeitsplatz förderlicher Berufserfahrung oder eine abgeschlossene fachnahe Hochschulausbildung mit in der Regel einjähriger förderlicher Berufserfahrung. Sie haben sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, kommunizieren sicher, freundlich und adressatengerecht mit unterschiedlichen Zielgruppen. Ihr Arbeitsstil zeichnet sich durch Selbständigkeit, Serviceorientierung und eine hohe Einsatzbereitschaft aus, in Ihrem Auftreten sind Sie freundlich und zielorientiert. Sie haben Freude daran, Abläufe zu ordnen, Informationen nachvollziehbar zu dokumentieren und digitale Arbeitsprozesse mitzugestalten. Erfahrung im Umgang mit internationalen Fach- und Führungskräften und Wissenschaftlerinnen ebenso wie mit Behörden und universitären Strukturen sind von Vorteil. Ortskenntnisse und Kenntnisse der regionalen Strukturen in Südniedersachsen sind ebenfalls von Vorteil. Ein sicherer Umgang mit dem MS-Office-Paket sowie mit Internetanwendungen ist für Sie selbstverständlich. Vorkenntnisse im CRM-System MS Dynamics oder die Bereitschaft, sich vertieft in das System einzuarbeiten sind ausdrücklich erwünscht. Wir bieten eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Umfeld, in dem persönliche Kommunikation, serviceorientierte Beratung und die Weiterentwicklung digitaler Arbeitsprozesse eng miteinander verbunden sind.

in Teilzeit mit 50% der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit zu besetzen. Die Stelle ist für zunächst 2 Jahre zu besetzen.

Die Georg-August-Universität Göttingen ist eine weltweit kooperierende Forschungsuniverität, die ihren nationalen und internationalen Spitzenplatz unter den Universitäten erhalten will. Die Gewinnung und Unterstützung exzellenter Wissenschaftlerinnen aus aller Welt ist ein wichtiger Bestandteil der Internationalisierung der Universität. Das Welcome Centre der Universität Göttingen ist die zentrale Anlaufstelle für internationaler Wissenschaftlerinnen und neuberufene Professor*innen aus dem Ausland sowie deren Familien. Es begleitet jährlich zahlreiche Gäste und Mitarbeitende aus dem Ausland bei Fragen rund um Ankunft, Aufenthalt, universitäre Abläufe und Leben in Göttingen. Dabei verbindet das Welcome Centre persönliche Beratung mit strukturierten Serviceprozessen und einer digitalen Fallbearbeitung über das CRM-System MS Dynamics. Für diese vielseite Schnittstellenfunktion suchen wir eine engagierte Person, die Freude an internationaler Kommunikation, serviceorientierter Organisation und der Mitgestaltung digitaler Arbeitsprozesse hat.