Assistenz der Fachgebietsleitung "Artificial Intelligence and Intelligent Systems "

• Unterstützung im Kalendermanagement und bei der Terminkoordination für die Fachgebietsleitung/Professor:in
• Unterstützung bei der Organisation von Meetings, Projekttreffen und Veranstaltungen an den Lehrstühlen
• Vor- und Nachbereitung von Reisen der Fachgebietsleitung, Beantragung und Abrechnung der Dienstreisen der Fachgebietsleitung in SAP Concur
• Rechnungsbearbeitung mit dem Dokumentenmanagement-programm DocuWare
• Unterstützung bei der Anstellung neuer Mitarbeitender
• Zuarbeit bei besonderen Aufgaben der Fachgebietsleitung in der akademischen Verwaltung, z.B. Prüfungsausschuss
• Ansprechpartner:in für Mitarbeitende und Stipendiat:innen in organisatorischen Fragen zur Gewährleistung eines routinierten und professionellen Ablaufs
• Zuarbeit bei der Finanz- und Budgetplanung der Fachgebietsleitung und Zusammenarbeit mit verschiedenen zentralen Verwaltungsabteilungen wie Finanzen, Drittmittel und Personal
• Unterstützung bei Sonderaufgaben wie z.B. Organisation des jährlichen Fachgebiet-Retreats
• Pflege eines Netzwerkes mit den Assistenzen der anderen Fachgebiete

• Du hast eine kaufmännische Berufsausbildung oder ein Studium erfolgreich abgeschlossen oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst mehrjährige Erfahrungen in vergleichbaren Positionen mit
• Du hast Freude an Assistenztätigkeiten und bist im Umgang mit MS-Produkten (Teams, Outlook, Excel, Word etc.) versiert
• Erfahrung in digitalen Anwendungsprogrammen wie SAP Success Factors, SAP Concur und digitalen Rechnungsbearbeitungssystemen wünschenswert
• Eine eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie Planungs- und Organisationsgeschick sind für Dich selbstverständlich
• Du zeichnest Dich durch ein souveränes und freundliches Auftreten aus
• Aufgrund der internationalen Ausrichtung an den Fachgebieten sind interkulturelle Kompetenz und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache in Wort und Schrift wichtig

Die Stelle ist in Teilzeit (20h) zu besetzen und vorerst auf 2 Jahre befristet mit der Option der Entfristung., * Einen facettenreichen Job, eingebettet in ein internationales und dynamisches Arbeitsumfeld

• Eine spannende, verantwortungsvolle Position, in der Du viel bewegen kannst
• Fachbezogene Weiterbildungsmöglichkeiten, Einblick in die wissenschaftliche Forschung
• Team-Events und Workshops
• Für Problemlagen jeglicher Art (auch im privaten Umfeld) kannst Du kostenfrei unsere externe Mitarbeitendenberatung nutzen
• Attraktive Angebote für Mitarbeitende/Corporate Benefits
• Ein bezuschusstes Firmenticket/Deutschlandticket
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (an bis zu 2 Tagen in der Woche)
• 30 Urlaubstage plus zwei zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester
• Zahlreiche Sportmöglichkeiten (Tennis- und Basketballplatz, Beachvolleyballfeld, Calisthenics-Park) und Teilnahme an Laufveranstaltungen
• Einen Arbeitsplatz am HPI-Campus in Potsdam-Babelsberg (S-Bhf. Griebnitzsee) mit schneller Verkehrsanbindung nach Berlin

Das HPI ist eines der führenden universitären Informatikinstitute (www.hpi.de). Unser Ziel ist es, die digitale Souveränität Europas mit exzellenter Forschung und praxisnaher Lehre in der Informatik zu stärken. Am HPI sind wir davon überzeugt, dass Exzellenz dann entsteht, wenn wir das Wissen verschiedener Disziplinen in Zusammenarbeit verbinden, um gemeinsam verantwortungsvolle und richtungsweisende Lösungen für die Zukunft zu gestalten. In unseren Research Clustern “Systems”, “Data and AI”, “Foundations”, “Digital Health”, “Security” und “Business and Society” arbeiten Forschende aus mehreren Fachgebieten gemeinsam an Fragen, die zur Lösung gesellschaftlicher Herausforderung beitragen. Die Digital-Engineering-Fakultät der Universität Potsdam und des HPI bietet ein deutschlandweit einmaliges ingenieurwissenschaftliches Informatikstudium an.