Opdrachtnemer Zaaksysteem

De gemeente Zoetermeer is een toekomstgerichte organisatie, waarin de mens centraal staat. ‘Samenwerken, daadkracht en vertrouwen’ staan daarbij hoog in het vaandel. Dat betekent dat we met het bestuur, de medewerkers, de inwoners en onze netwerkpartners werken aan het realiseren van het beste resultaat voor de stad Zoetermeer. In onze organisatie werken we intensief samen met onze collega’s over de grenzen van afdelingen heen, en met onze externe partners in de samenleving. Een breed Managementteam, waarin alle afdelingen zijn vertegenwoordigd, stuurt de organisatie aan. Op deze manier zijn we in staat snel en flexibel te blijven inspelen op de veranderingen in de wereld om ons heen. Binnen de Gemeente Zoetermeer is de afdeling Informatie en Automatisering verantwoordelijk voor de brede ondersteuning op het gebied van informatiemanagement en informatietechnologie van de organisatie. Binnen het team Advies & Projecten heerst een collegiale sfeer. Iedereen is bereid om elkaar te helpen. Maar we zijn vooral gedreven om onze projecten goed uit te voeren, voor de collega’s, het bestuur en de burgers. De manager stuurt niet op inhoud maar vooral op voortgang en proces. Het moderne stadhuis stimuleert ontmoetingen en onderlinge samenwerking en je bent flexibel in het zoeken van je werkplek. Op dit moment werken we vrijwel volledig vanuit huis.

Wil jij je tanden zetten het uitfaseren van het oude zaaksysteem, met de daarbij horende migratie van data naar het nieuwe zaaksysteem (lopende zaken) en het pre-depot? Wil jij je als projectleider inzetten voor het snel en gedegen vervangen van het oude door het nieuwe zaaksysteem (reeds ingekocht aanwezig, maar nog niet ingericht)? Ben jij een ervaren projectleider die kennis heeft van zaaksystemen en zaakgericht werken? Vind je het een uitdaging die kennis en inzet mee te nemen naar de gemeente Zoetermeer waar we in een tijdsbestek van 6 maanden de vervanging van het zaaksysteem willen realiseren (en al op hoofdlijnen idee hebben hoe we dat willen doen)? Heb je een beeld bij de project-onderdelen: migratie, inrichting, processen en adoptie? En kun je je een voorstelling maken van digitale archivering (pré-depot) en migratie naar het nieuwe zaaksysteem? Ligt jouw kennis op het snijvlak van functioneel- en Informatiebeheer? Geef je graag leiding aan het projectteam, waarvan ook twee trainees onderdeel uitmaken? Dan zoeken we jou!

1. Je hebt in de afgelopen 6 maanden geen 3 overeenkomsten met een totale duur van 36 maanden gehad bij de opdrachtgever. Met deze opdracht kom je niet uit op 3 overeenkomsten met een totale duur van 36 maanden binnen een periode van 6 maanden. (Er is dus geen sprake van een 4e overeenkomst of een contractduur van meer dan 3 jaar).

1. Je hebt minimaal een afgeronde hbo master opleiding op het gebied van ICT of projectmanagement (vb: Prince 2).
2. Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring opgedaan met ICT-projecten binnen een gemeentelijke organisatie in de afgelopen 8 jaar.
3. Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring opgedaan in de afgelopen 5 jaar met vervanging zaaksysteem (duidelijk weergegeven in het cv middels referentie projecten).
4. Je hebt aantoonbare werkervaring als Projectleider met functioneel- en informatiebeheer in de afgelopen 5 jaar (duidelijk weergegeven in het cv).
5. Je hebt aantoonbare werkervaring als Projectleider met het leidinggeven aan een projectteam en het begeleiden van junior medewerkers / trainees in de afgelopen 5 jaar.

Resultaat gericht

• Verbindend
• Plannen en organiseren
• Analytisch
• Open persoonlijkheid
• Communicatief vaardig
• Flexibel
• Stressbesteding
• Probleemoplossend vermogen

Goede dienstverlening en efficiënte uitvoering vormen de basis waarop we in Zoetermeer werken voor de burger en werken aan de stad. Dat doen we steeds meer zaakgericht: projectmatig, gestructureerd, procesgericht en met maximaal gebruik van digitalisering, bijvoorbeeld door de invoering van de e-handtekening, e-mandaat etc. Dat kan zeer complex zijn, denk bijvoorbeeld aan een snelle vervanging van het zaaksysteem. Als projectleider vervanging zaaksysteem krijg je de verantwoordelijkheid over het project vervanging zaaksysteem, één van onze prioriteiten binnen I&A. De urgentie is hoog; in slechts 6 maanden willen we het project afronden. Dat betekent strakke projectplanning, uitstekende samenwerking binnen de vakteams van I&A alsook een goede afstemming met vakafdelingen. De extra uitdaging die we voor je hebben, is dat er terzelfder tijd ook een programma loopt ter verbetering van processen waarbij datzelfde zaaksysteem een centrale rol speelt. Samenwerken met dit programma en oog hebben voor elkaars belangen is daarbij essentieel. Je hebt je projectdoelen op orde en houdt tijd, uren, kwaliteit en geld goed in de gaten, maar als het nodig is ben je ook pragmatisch en flexibel. Risico’s signaleer je tijdig en je doet verbetervoorstellen met duidelijke opties en gevraagde besluiten. Omdat je het grote geheel niet snel uit het oog verliest, luisteren we graag naar jouw adviezen over samenhang tussen projecten of over prioriteiten en richting. Zoek jij de uitdaging in een complex project in een bestuurlijke omgeving?

CV in “Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;

• Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
• Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
• Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.

• Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
• Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
• Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.