Projectcoördinator Ontwikkeling en Migratie Zaaksysteem

Wil jij je tanden zetten het uitfaseren van het oude zaaksysteem, met de daarbij horende migratie van data naar het nieuwe zaaksysteem (lopende zaken) en het pre-depot? Ben jij een ervaren projectcoördinator/ -leider die kennis heeft van zaaksystemen en zaakgericht werken? Vind je het een uitdaging die kennis en inzet mee te nemen naar de gemeente Zoetermeer waar we in een tijdsbestek van 6 maanden de vervanging van het zaaksysteem willen realiseren (en al op hoofdlijnen idee hebben hoe we dat willen doen)? Heb je een beeld bij de project-onderdelen: inrichting en migratie? En kun je je een voorstelling maken van digitale archivering (pré-depot) en migratie naar het nieuwe zaaksysteem? Ligt jouw kennis op het snijvlak van functioneel- en Informatiebeheer? Geef je graag leiding aan het projectteam, én coach je hen expliciet in hun eigen ontwikkeling?

Dan zoeken we jou! Het gaat om een tijdelijke functie. Je gaat deel uitmaken van het project implementatie nieuw zaaksysteem. Het project wordt geleid door een projectleider. Naast de projectcoördinator ‘Ontwikkelen & Migratie’, is er ook een projectcoördinator met verantwoordelijkheid over het deelgebied ‘Implementatie’.

Goede dienstverlening en efficiënte uitvoering vormen de basis waarop we in Zoetermeer werken voor de burger en werken aan de stad. Dat doen we steeds meer zaakgericht: projectmatig, gestructureerd, procesgericht en met maximaal gebruik van digitalisering, bijvoorbeeld door de invoering van de e-handtekening, e-mandaat etc. Dat kan zeer complex zijn, denk bijvoorbeeld aan een snelle vervanging van het zaaksysteem.

Als Projectcoördinator ‘Ontwikkelen & Migratie’ zaaksysteem krijg je de verantwoordelijkheid over het deelproject ter vervanging en uitfasering van het oude zaaksysteem, met een focus op de technische implementatie en de datamigratie van het oude zaaksysteem. Het project is één van onze prioriteiten binnen I&A. De urgentie is hoog; Voor het einde van het jaar willen we het project afronden. Dat betekent strakke projectplanning, uitstekende samenwerking binnen de vakteams van I&A alsook een goede afstemming met vakafdelingen.

De extra uitdaging die we voor je hebben, is dat er terzelfder tijd ook een programma loopt ter verbetering van processen, waarbij datzelfde zaaksysteem een centrale rol speelt. Samenwerken met dit programma en oog hebben voor elkaars belangen is daarbij essentieel. Je hebt je projectdoelen op orde en houdt tijd, uren, kwaliteit en geld goed in de gaten, maar als het nodig is ben je ook pragmatisch en flexibel. Risico’s signaleer je tijdig en je doet verbetervoorstellen met duidelijke opties en gevraagde besluiten. Omdat je het grote geheel niet snel uit het oog verliest, luisteren we graag naar jouw adviezen over samenhang tussen projecten of over prioriteiten en richting. Zoek jij de uitdaging in een complex project in een bestuurlijke omgeving?

Binnen de Gemeente Zoetermeer is de afdeling Informatie en Automatisering (I&A) verantwoordelijk voor de brede ondersteuning op het gebied van informatiemanagement en informatietechnologie van de organisatie. Binnen het team Advies & Projecten heerst een collegiale sfeer. Iedereen is bereid om elkaar te helpen. We zijn vooral gedreven om onze projecten goed uit te voeren, voor de collega’s, het bestuur en de burgers. De manager stuurt niet op inhoud, maar vooral op voortgang en proces. Het moderne stadhuis stimuleert ontmoetingen en onderlinge samenwerking en je bent flexibel in het zoeken van je werkplek. Op dit moment werken we vrijwel volledig vanuit huis.

1. Je hebt in de afgelopen 6 maanden geen 3 overeenkomsten met een totale duur van 36 maanden gehad bij de opdrachtgever. Met deze opdracht kom je niet uit op 3 overeenkomsten met een totale duur van 36 maanden binnen een periode van 6 maanden. (Er is dus geen sprake van een 4e overeenkomst of een contractduur van meer dan 3 jaar).

2. Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring opgedaan met ICT-projecten binnen een 100.000+ gemeente in de afgelopen 8 jaar.

3. Je hebt minimaal een afgeronde hbo bachelor opleiding op het gebied van ICT.
4. Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als Projectleider met de implementatie van een zaaksysteem in de afgelopen 5 jaar (duidelijk weergegeven in het cv middels referentie projecten).
5. Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met het begeleiden/coachen van een projectteam (min. 12 medewerkers) binnen een gemeente in de afgelopen 8 jaar.
6. Je hebt een afgeronde opleiding projectmanagement (bijv. Prince2).

Resultaatgericht

• Verbindend
• Plannen en organiseren
• Analytisch
• Open persoonlijkheid
• Communicatief vaardig
• Flexibel
• Stressbesteding
• Probleemoplossend vermogen

Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst. We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de missie waar wij voor gaan!

CV in “Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;

• Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
• Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
• Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.

• Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
• Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
• Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.