Programmaondersteuner

Het kabinet heeft recent de hoofdlijnen van het digitaliseringsbeleid gedeeld met de Tweede Kamer. De komende tijd zullen deze hoofdlijnen worden uitgewerkt tot een concrete werkagenda en programmalijnen. Deze uitwerking, maar ook de realisatie hiervan, zal in alle openheid gebeuren. Daartoe wordt gewerkt aan het opzetten van een programma-organisatie, een programmastructuur met bijhorende overlegstructuren. Opdrachtgever hiervan is de kwartiermaker directeur Digitale Samenleving / plaatsvervangend DG Digitalisering. In je functie als PMO’er ben je verantwoordelijk voor de tactische en pro cesmatige ondersteuning van de opdrachtgever. Je ondersteunt de programmamanager en de programmaorganisatie door middel van organisatorische en adviserende werkzaamheden, zoals bijvoorbeeld het organiseren van een workshop met stakeholders en andere betrok kenen. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding van programma- en stuurgroepvergaderingen, ter ondersteuning aan en onder eindverantwoordelijkheid van de programmamanager. Verder ben je verantwoordelijk voor het professionaliseren, inrichten en op orde brengen en houden van de programma- en projectadministratie. Je zorgt voor overzicht binnen de programma’s, maar ook over de programmalijnen heen. Dat betekent dat je de nodige registers en logs opzet en beheert. Hieronder vallen bijvoorbeeld een risicoregister, issueregister en het wijzigingsregister.

Heb je sterke affiniteit met de maatschappelijke opdracht.

• Ben je verantwoordelijk voor de toepassing van professionele standaarden binnen het programma en het verbeteren van overzichten t.b.v. sturing.
• Ondersteun je bij het opstellen en actualiseren van documentatie voor de mijlpalenplanning en voortgangsbewaking.
• Bewaak je de dagelijkste voortgang, zet je nodige acties uit en bewaak je de opvolging daarvan.
• Verzorg je de voortgangs-/maandrapportages en de communicatie richting teamleden, stakeholders en externe contactpersonen.
• Acteer je als informatieknooppunt van het programma vwb de programma- en projectdocumentatie.
• Organiseer je (digitale) bijeenkomsten en/of workshops ten behoeve van het programma of projecten en fungeer je als aanspreekpunt.
• Ben je verantwoordelijk voor het opzetten en bijhouden van de (financiële) administratie en dossiers.

HBO werk- en denkniveau.

• Relevante certificaten op het gebied van project en programma management, zoals BISL, Prince2, IPMA, Agile/SCRUM, PMP.
• Ervaring met in het gebruik en toepassen van methodieken op het gebied van project- en programmamanagement en planningstool.
• Affiniteit met de maatschappelijke opdracht van de Directie Digitale Samenleving.

1. Je beschikt minimaal over hbo werk- en denkniveau.

2. Je hebt recente relevante werkervaring met een vergelijkbare opdracht.

3. Je hebt ervaring op het gebied van PMO.
4. Je hebt ervaring binnen een Programma Organisatie.
5. Je hebt ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever.

Organisatiesensitief: is op de hoogte van relevante ontwikkelingen binnen de organisatie en bij ketenpartners. Is in staat om in een politiek -bestuurlijk complexe omgeving te opereren, herkent gevoeligheden, risico’s en kansen en handelt daarnaar. Beschikt over een sterk ontwikkelde bestuurlijke gevoeligheid.

• Omgevingsbewust: signaleert en houdt rekening met relevante externe ontwikkelingen en omstandigheden en vertaalt deze naar het eigen werkterrein.
• Resultaatgericht: is in staat concrete doelen te formuleren, vertaalt deze in concrete re sultaten en levert tijdig afgesproken resultaten.
• Flexibel: kiest een aanpak die past bij de situatie, is in staat het doel en/of de aanpak te wijzigen als de omstandigheden daar aanleiding toe geven, past zich gemakkelijk aan veranderende omstandigheden aan.
• Initiatiefrijk: pakt uit zichzelf relevante zaken op en toont initiatief, zoekt kansen en mogelijkheden en draagt ideeën of oplossingen aan.
• Accuraat/Nauwgezet: werkt precies en zorgvuldig, heeft oog voor detail en gevoel voor kwaliteit.
• Samenwerken: levert een proactieve bijdrage aan de onderlinge samenwerking, deelt actief kennis, ideeën en informatie.
• Netwerker: is in staat netwerken te onderhouden met relevante personen en organisaties, benadert de juiste mensen op het juiste moment, wisselt re levantie informatie uit.
• Schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden: is in staat helder te formuleren, legt informatie vlot en duidelijk vast. Formuleert en presenteert informatie op een heldere manier, stemt dit af op de doelgroep.

CV in “Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;

• Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
• Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
• Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.

• Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
• Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
• Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.