Specialist Order Management (gn)

• Erstellen, prüfen und bearbeiten von Bestellungen für externe Berater:innen, indirekte Dienstleistungen und Software
• Abstimmung der Bestellanforderungen mit internen Fachbereichen, Procurement und externen Dienstleistern
• Klärung und Dokumentation von Bestelldetails, vertraglichen Bedingungen, Leistungsbeschreibungen, Zeitplänen und erforderlichen Genehmigungen
• Unterstützung der Anfordernden bei der Erstellung hochwertiger Leistungsbeschreibungen, Spezifikationen und bestellbezogener Dokumentation
• Sicherstellen der Einhaltung rechtlicher, steuerlicher und interner Unternehmensanforderungen, einschließlich ANÜ-Prüfungen sowie konzernweiter Richtlinien
• Überwachung des Bestellprozesses von der Anfrage bis zur Lieferung sowie transparente Dokumentation relevanter Entscheidungen und Aktivitäten
• Agieren als Schnittstelle zwischen Procurement, Controlling, Accounting, IT, Legal und weiteren Trading-Stakeholdern
• Koordination und Nachverfolgung von Ausschreibungen, Vertragsverlängerungen und lieferantenbezogenen Bestellaktivitäten
• Ansprechperson für Lieferanten zu Bestellabläufen, Rechnungsthemen und beschaffungsbezogenen Fragen
• Identifikation von Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Standardisierung der Order-Management-Prozesse
• Entwicklung und Dokumentation von Best Practices sowie Unterstützung der kontinuierlichen Verbesserung von Workflows
• Beitrag zu KPI-Reporting, Prozesstransparenz und zur Implementierung digitaler Tools wie SAP, iValua und Otter

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre, Volkswirtschaftslehre oder eine vergleichbare Qualifikation, oder abgeschlossene Berufsausbildung als Industriekaufmann/-frau mit relevanter Berufserfahrung
• Mehrjährige Erfahrung in Procurement/Beschaffung, Order Management, Office Management, Lieferantenkoordination oder einer vergleichbaren kaufmännischen Funktion
• Erfahrung in der Abwicklung von Bestellprozessen, idealerweise im Kontext externer Dienstleistungen, Consulting/Professional Services oder Einsätzen externer Ressourcen
• Gutes Verständnis beschaffungsbezogener Prozesse, Vertragsabwicklung, Leistungsbeschreibungen, Genehmigungen und Dokumentationsanforderungen
• Bewusstsein für rechtliche und Compliance-Anforderungen bei der Beauftragung externer Mitarbeitender und Dienstleister (z. B. Dienstleistungsverträge, ANÜ-Prüfungen und interne Konzernrichtlinien)
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, Teams und SharePoint
• Erfahrung mit ERP- oder Procurement-Systemen wie SAP und iValua; Erfahrung mit Demand- oder Order-Management-Tools wie Otter ist von Vorteil
• Strukturierte, präzise und eigenständige Arbeitsweise, starke Kommunikationsfähigkeit und professionelles Stakeholder-Management auf unterschiedlichen Ebenen
• Lösungsorientierung, Teamgeist und die Fähigkeit, mehrere Themen und Prioritäten parallel zu steuern
• Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse

• Eine attraktive Vergütung von 49.700 € bis 57.600 € Jahresgehalt je nach Qualifikation und Erfahrung
• 36 Wochenarbeitsstunden
• Bis zu 3 Tage Homeoffice pro Woche
• Einen befristeten Einsatz von 6 Monaten in einem renommierten Unternehmen
• Mitarbeiterrabatte bei Grafton (z. B. Corporate Benefits)

Grafton bietet dir interessante Job- und Karrieremöglichkeiten als Specialist Order Management (gn), bei unserem Kunden, einem renommierten Unternehmen aus der Energiebranche, in Karlsruhe.