Administratief specialist

In dieser Rolle unterstützen Sie das Unternehmen bei der zeitnahen und genauen Einreichung von Compliance-Dokumenten, optimieren die Dokumentenverwaltung und das Aktenmanagement und reduzieren das Risiko der Nichteinhaltung. Dadurch bleibt das Unternehmen über regulatorische Änderungen auf dem Laufenden, was zu weniger Compliance-Problemen und besseren Ergebnissen führt. Administrative Unterstützung trägt auch zur Optimierung der Dokumentenverwaltung und des Aktenmanagements bei und gewährleistet, dass wichtige Dokumente sicher und effizient gespeichert werden.

Ihre Aufgaben als Business Support Officer: Zu den Hauptaufgaben gehören unter anderem:

• Dienstleistungen zur Dokumentenverwaltung, die Teams dabei unterstützen, ihre wichtigen Dokumente sicher und effizient zu verwalten und zu speichern: Abrufen, Drucken, Unterschreiben, Scannen, Versenden per E-Mail und Post von Dokumenten.
• Dienstleistungen zum Aktenmanagement, die Teams dabei unterstützen, genaue und aktuelle Akten abzurufen, zu archivieren und zu pflegen, um die Einhaltung regulatorischer Anforderungen zu gewährleisten.
• Dienstleistungen zur Einreichung von Compliance-Dokumenten, die Teams dabei unterstützen, die regulatorischen Anforderungen durch zeitnahe und genaue Einreichungen zu erfüllen: Hochladen, Drucken und Einreichen von Berichten und Dokumenten bei Regierungsbehörden.
• Auditing: Beantwortung von Prüfungsanfragen durch das Sammeln und Bereitstellen von Unterlagen.

• Sie haben einen Abschluss in BWL/Büroverwaltung oder in einem anderen relevanten Bereich, in dem Sie starke administrative und organisatorische Fähigkeiten erworben haben.
• Kenntnisse der regulatorischen Anforderungen und Compliance-Standards sind wichtig, ebenso wie Erfahrung im Aktenmanagement und in der Dokumentenverwaltung.
• Starke analytische Fähigkeiten und Problemlösungskompetenz, um Akten und Dokumente effektiv zu verwalten. Die Rolle erfordert ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben effektiv zu bewältigen.
• Kenntnisse in der Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) sind für diese Rolle erforderlich. Erfahrung mit anderen Informationsmanagementsystemen (Salesforce.com, Workday,…) ist von Vorteil.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache.
• Sie können vor Ort arbeiten (on-site).
• Kenntnisse der Compliance-Anforderungen in der pharmazeutischen Industrie sind ein Pluspunkt.

• Einen Arbeitsvertrag mit unserem Vertragspartner.
• Ein dynamisches und kollaboratives Arbeitsumfeld in einem internationalen Kontext.
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Karrierewachstum.