Microsoft 365 Information Governance Specialist

• Analysedocument van de huidige inrichting van SharePoint, Teams en OneDrive inclusief risico-inventarisatie;
• Gedragen en realistisch retentiebeleid conform archiefwetgeving en selectielijsten;
• Advies en implementatie van een logische informatie- en ordeningsstructuur;
• Inrichting van metadata, contenttypes en classificatiemodellen;
• Inrichting van sensitivity labels en DLP-beleid;
• Advies over Microsoft 365-governance en levenscyclusbeheer;
• Beleidsdocument met richtlijnen voor eindgebruikers;
• Training en kennisoverdracht aan het beheerteam.

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met functioneel beheer en/of informatiebeheer binnen een Microsoft 365-omgeving;
• Werkervaring met het opzetten of herinrichten van informatiehuishouding binnen SharePoint Online, Teams en OneDrive;
• Kennis van archiefwetgeving, retentiebeleid, governance en informatiebeheer binnen digitale werkomgevingen;
• Ervaring met Microsoft Purview, waaronder retentielabels, retentiebeleid en classificatie van informatie;
• Hbo werk- en denkniveau;
• Sterke adviesvaardigheden;
• Zelfstandige en resultaatgerichte werkhouding;
• Goede communicatieve vaardigheden richting zowel IT als business.

Pré’s

• Ervaring met governance, informatiearchitectuur en metadatering binnen Microsoft 365;
• Ervaring met toegangsbeheer en levenscyclusbeheer van Teams en SharePoint-sites;
• Ervaring met Sensitivity Labels, DLP-beleid en compliance-vraagstukken;
• Ervaring met het begeleiden van verandertrajecten en adoptie;
• Ervaring met kennisoverdracht, coaching en training van beheerteams;
• Ervaring binnen een overheidsorganisatie, veiligheidsregio of andere publieke organisatie;
• Certificeringen zoals MS-102, SC-400 of vergelijkbaar;
• Ervaring met adoptie van Microsoft 365 bij eindgebruikers.

• Salaris tussen € 3.843 en € 5.748 bruto per maand op basis van 36 uur per week (schaal 10 Veiligheidsregio Utrecht);
• Primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden conform de cao, waaronder vakantiegeld, reiskostenvergoeding en overige arbeidsvoorwaarden;
• Hybride werken mogelijk;
• Pensioen.

De organisatie waarvoor je gaat werken is onze partner Veiligheidsregio Utrecht (VRU). Veiligheidsregio Utrecht is een samenwerkingsverband van de 26 Utrechtse gemeenten. Dagelijks zet de VRU zich in voor de veiligheid van iedereen die in de regio woont, werkt of verblijft. Dit doet de organisatie met bevlogen centralisten op de 112-meldkamer, brandweermensen in het veld en specialisten op het gebied van risicobeheersing, crisisbeheersing en geneeskundige hulpverlening.

De maatschappelijke verantwoordelijkheid van de VRU is groot. Burgers vertrouwen op de professionaliteit van de organisatie, zeker wanneer het er écht toe doet. Samen met partners streeft de VRU continu naar verbetering, vernieuwing en samenwerking.

De afdeling Informatievoorziening & ICT (I&I) bevindt zich in een ontwikkeltraject dat aansluit op de organisatiebrede ontwikkelkoers waarin informatiegestuurd werken centraal staat. Het realiseren van de ambitieuze ontwikkelagenda vraagt veel betrokkenheid, initiatief en innovatie van I&I. Daar is geavanceerde ICT-technologie en -ontwikkeling voor nodig.

Het team Informatievoorziening (IV) is één van de twee teams binnen de afdeling Informatievoorziening & ICT (I&I) en bestaat uit drie subteams: informatiemanagement, informatiebeheer en functioneel beheer. Je werkt met informatieadviseurs, informatiearchitecten, data engineers, informatiebeheerders en functioneel beheerders.

Er is bij team IV veel in beweging. Vanwege de ambitie van de VRU om meer op basis van informatie te gaan werken en omdat de wereld om ons heen verder digitaliseert, wordt het belang van een meer volwassen Informatiebeheer, Informatiemanagement en Functioneel Beheer steeds groter. Bij team IV zijn we hard bezig om de voorwaarden daarvoor vorm te geven. Er loopt een programma met vele deelprojecten en ook de basis moet op orde komen. In deze sfeer van ‘schouders eronder’ is het team bezig grip te krijgen op de eigen rollen, de workload en de bedrijfsvoeringsprocessen om verder te professionaliseren.

Opdracht

In een wereld die steeds verder digitaliseert, wordt de hoeveelheid data exponentieel groter. Data die beschikbaar komen voor processen, zoals Geo-data, maar ook data die binnen de organisatie wordt geproduceerd, zoals webcam- en dronebeelden of geautomatiseerde samenvattingen van vergaderingen.

Bij de invoering van Microsoft 365 lag de focus op het beschikbaar maken van functionaliteiten en de adoptie binnen de organisatie. Nu is het tijd om de informatiehuishouding structureel in te richten. Door de vele mogelijkheden binnen Microsoft 365 om samen te werken en informatie op verschillende plekken op te slaan, is een wildgroei ontstaan van ongestructureerde en ongeordende data.

Veiligheidsregio Utrecht zoekt daarom een specialist voor een advies- en implementatieopdracht op het gebied van Microsoft 365-governance en informatiebeheer. De focus ligt op duurzame grip op de digitale werkomgeving, gebaseerd op bewezen best practices en standaarden.

Je ondersteunt bij het analyseren, adviseren, ontwerpen en inrichten van beleid voor informatiebeheer binnen SharePoint, Teams en OneDrive. Daarbij ligt de focus op retentie- en archiveringsbeleid, autorisatiebeheer, metadata, classificatie en governance.

Het doel is het voorkomen van wildgroei aan werkruimten en bestanden, het verbeteren van de vindbaarheid en beheerbaarheid van informatie, het voldoen aan wet- en regelgeving en het beperken van risico’s op informatieverlies en datalekken.