Projektassistenz - Struktur, Prozesse & KI

Michael Gäbe treibt ständig neue Projekte voran - von der Digitalisierung der Apotheke bis zu Kooperationen, Auftritten und internen Prozessen. Was fehlt, ist eine Person, die diese Projekte strukturiert, Termine und Übersichten sauber hält und dafür sorgt, dass nichts liegen bleibt.

Genau dafür suchen wir dich. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, bringst Struktur in Prozesse, nutzt KI-Tools, um Abläufe schneller und besser zu machen, und übernimmst eigenständig Teilprojekte - von der Planung bis zur Umsetzung., * Du unterstützt die Geschäftsführung bei Planung, Steuerung und Umsetzung von Projekten - von der Terminplanung bis zur Vor- und Nachbereitung.

• Du übernimmst eigenständig Teilprojekte und Prozesse: Du erstellst Projektpläne, Zeitpläne und Übersichten, damit Termine und Qualität eingehalten werden.
• Du koordinierst interne und externe Ansprechpartner und behältst offene Aufgaben im Blick.
• Du bereitest Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und strukturierte Recherchen vor - z. B. zu Dienstleistern, Kooperationen und Marktentwicklungen.
• Du unterstützt bei der Planung und Durchführung von Terminen und Veranstaltungen (z. B. Team-Events, Messeauftritte, Bewerbungen um Auszeichnungen) inklusive Koordination vor Ort.
• Du erkennst Prioritäten und Engpässe eigenständig und packst flexibel mit an., “Ich bin als Apothekerin im Handverkauf eingestiegen. Schritt für Schritt habe ich mehr Verantwortung übernommen - heute leite ich ein Team und absolviere bezahlte Fortbildungen, von denen ich vorher nicht zu träumen gewagt hätte. Genau dafür stehe ich morgens auf: Hier wird Entwicklung nicht versprochen, hier passiert sie.”

Deutsch Offenheit Verantwortungsvolle Arbeitsweise Teamfähigkeit Kommunikationsfähigkeit Selbstständige Arbeitsweise Flexibilität Zuverlässigkeit Strukturierte Arbeitsweise, * Mindestens 1 Jahr Erfahrung in Projektassistenz, -management oder Organisation - auch Quereinstieg mit sehr strukturierter Arbeitsweise möglich.

• Strukturiertes Denken, klare Priorisierung, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Hohe technische Affinität und schnelle Einarbeitung in neue Tools.
• Aktive Nutzung von KI-Tools (z. B. ChatGPT) oder große Lust, dich darin weiterzuentwickeln.
• Verständnis für digitale Prozesse und wie man sie effizienter macht.
• Zuverlässigkeit, Diskretion und die Fähigkeit, mehrere Themen gleichzeitig zu steuern.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse von Vorteil.

“Was unser Team ausmacht: Wir verlassen uns aufeinander. Jeder trägt seinen Teil, jeder achtet auf den anderen - das ist das Fundament, auf dem man wirklich gute Arbeit machen kann. Wer zu uns passt, muss verbindlich sein, offen für andere und bereit, im Team zu wachsen statt allein zu kämpfen.” “Bei uns ist niemand Einzelkämpfer - und das soll auch so bleiben. Wer hier reinpasst, muss teamfähig sein, kommunikativ, offen für ehrliches Feedback. Ich arbeite in der Logistik und Heimversorgung - und das ist hier viel mehr als Schubladen auf und zu ziehen. Es ist ein Arbeitsplatz, der wirklich zu meinen Fähigkeiten passt.” Häufige Fragen

• Ist Homeoffice möglich? Nein, wir arbeiten bewusst vor Ort im Büro - kurze Wege und direkte Abstimmung sind uns wichtig.

• Wie ist die Vergütung aufgebaut? 2.500 - 3.000 € brutto/Monat, abhängig von Erfahrung und Verantwortung.

• Brauche ich Erfahrung im Gesundheitswesen? Nein, wichtiger sind Struktur, Eigenständigkeit und Lust auf digitale Prozesse und KI-Tools.

• Welche KI-Tools nutzt ihr im Alltag? Zum Beispiel ChatGPT für Recherche, Textentwürfe und Prozessautomatisierung - wir entwickeln das laufend weiter.

• Wie groß ist das Team, mit dem ich zusammenarbeite? Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung und je nach Projekt mit Teams aus Apotheke, Heimversorgung und Verwaltung.

• Wie läuft der Bewerbungsprozess ab? In vier Schritten: Telefongespräch, persönliches Kennenlernen per Videocall, Probearbeiten im Büro, Vertrag und Start mit strukturierter Einarbeitung. Vom ersten Telefonat bis zum Vertragsangebot vergehen in der Regel 2 bis 3 Wochen.

• Ist die Stelle langfristig sicher? Die Knut-Apotheke wächst stabil - Projektarbeit nimmt entsprechend zu, nicht ab. Die Stelle ist unbefristet ausgeschrieben.

• Was unterscheidet diese Stelle von einer klassischen Assistenzstelle? Du bist nicht nur Terminkoordination, sondern gestaltest Projekte aktiv mit - von Prozessoptimierung bis Eventbegleitung.