Role details

Contract type

Permanent contract

Employment type

Full-time (> 32 hours)

Working hours

Regular working hours

Languages

English, German

Job source

www.service.bund.de

Tech stack

Artificial Intelligence Databases Microsoft Office

Job description

• Terminkoordination für die Leitungen der Abteilung, der Stabsstelle und der Bereiche, organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Gesprächen sowie Festhalten der Ergebnisse in Protokollen.
• Bedarfsgerechte Recherche zu Themen der Abteilungs- und Stabsstellenleitung sowie deren verständliche Aufbereitung der Ergebnisse.
• Abteilungsübergreifende Abstimmung mit anderen Unternehmensbereichen und bedarfsgerechte Erarbeitung von Formulierungsvorschlägen für die Kommunikation.
• Eigenständige Entwicklung von Verbesserungsvorschlägen für Abläufe, Formulare, Intranetinformationen und Ablagestrukturen unter Beachtung geltender Regelungen.
• Organisatorische Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen.
• Eigenständige Vorbereitung und Koordination von Vorstellungsgesprächen.
• Vorbereitung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen der Leitungen.
• Bearbeitung telefonischer und allgemeiner Anfragen - auch auf Englisch - sowie Pflege von Listen, Datenbanken und CRM-Einträgen.
• Bedarfsgerechte Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und Präsentationsunterlagen in deutscher und englischer Sprache.

Requirements

• eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten kaufmännischen Ausbildungsberuf, im Bereich Bürokommunikation oder in einem angrenzenden Bereich.
• idealerweise einschlägige Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Bereich.
• Kenntnisse organisatorischer Abläufe und des Prozessmanagements sowie die Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben strukturiert und serviceorientiert zu koordinieren.
• die Fähigkeit, Informationen gezielt zu recherchieren, auf Aktualität zu prüfen und verständlich aufzubereiten.
• Erfahrung mit öffentlichen Arbeitgebern bzw. der deutschen Außenwirtschaft und Wirtschaftsstruktur wünschenswert.
• sicheres Auftreten und interkulturelle Sensibilität.
• ein sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen, Deutschkenntnisse mindestens auf Niveau C1 und Englischkenntnisse mindestens auf Niveau B1.
• die Befähigung zur selbstständigen und teamorientierten Arbeit.
• einen sicheren Umgang mit digitalen Werkzeugen für Recherche, sowie die Bereitschaft, sich in GTAI-spezifische Anwendungen wie Customer Relationship Management (CRM) und Travel-Managementsystem (TMS) einzuarbeiten.
• sehr gute Kenntnisse mit allen gängigen MS Office Programmen (idealerweise Erfahrung mit M365), digitalen Kollaborations- und Produktivitätstools sowie Offenheit für den Einsatz KI-gestützter Anwendungen im Arbeitsalltag.

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