Informatie Transitie Migratie Specialist 36u/w

• Duurzame Toegankelijkheid (‘het op orde brengen’). Het duurzaam op orde brengen van het informatiebeheer en alle daaraan gerelateerde ICT-middelen en processen. Ook het opschonen en kwalitatief verbeteren van de data en informatie maken deel uitvan de scope.

• I-governance & I-control (‘het op orde houden’). PZH wil sturen op het data- en informatiedomein, met een besturings- en controlmodel zonder overbodige bureaucratie, met de noodzakelijke processen, gremia en rollen.

• Data-Gedreven Werken (‘het gebruiken van wat op orde is’). PZH zet de volgende stap naar een volwassener gebruik van data en informatie, en het programma ontwikkelt de basisrandvoorwaarden om data-gedreven werken structureel in te richten en te borgen.

De Informatietransitie legt door het realiseren van deze doelen de inhoudelijke basis voor de digitale transformatie binnen de opgaven en organisatieonderdelen van PZH. Daarbij is er betrokkenheid vanuit de eigen organisatie noodzakelijk omdat de genoemde aandachtsgebieden ook na afloop van het programma structureel aandacht en inzet nodig hebben. In het programma zijn beleid, processen, architectuur en ondersteunende applicaties ontwikkeld of opnieuw ingericht om invulling te geven aan de doelstellingen. Het technisch component van het programma is daarmee significant. De essentiële succesfactor ligt echter met name in de andere manier van werken en de adoptie hiervan. Daarom zal in 2027 het programma opgedeeld zijn in de voortbrenging, hier wordt de laatste hand gelegd aan de ontwikkeling en of inrichting van de applicaties maar ook de migratiestraat, en de business implementatie waarin zorg wordt gedragen voor het in samenhang implementeren van de gerealiseerde applicaties. Deze zullen zijn voorzien van de juiste organisatie incl. rollen en verantwoordelijkheden en de daarbij noodzakelijke opleidingen. Project Schoning & Migratie Binnen het programma zijn nieuwe en bestaande informatiesystemen (her)ingericht, zodat ze standaard voldoen aan de Archiefwet en de MDTO-standaard. MS Teams is opnieuw ingericht daarnaast wordt er een centraal archief- en legacyplatform (CALS) ingericht op basis van een Document Management Systeem voorzien van een recordsmanagement functie. Omdat MS Teams niet zelfstandig kan fungeren als archiefsysteem in de zin van de Archiefwet, wordt de archieffunctie ingevuld door CALS. Om de informatiehuishouding over te kunnen brengen naar de nieuw ingerichte systemen zullen circa 100 miljoen documenten vanuit het huidige integraal document management systeem (iDMS), het oude SharePoint en de uit te faseren fileshares moeten worden geschoond, geherstructureerd en verrijkt met metadata. Daarna kunnen ze naar M365 Teams (onderhanden werk) of CALS (archief) worden overgebracht. Gezien de omvang van de documentenverzameling kan dat alleen op basis van een sterk geautomatiseerde aanpak waarvoor in 2026 een migratiestraat is ontwikkeld met behulp van Migrato (MICC) software. Deze migratiestraat omvat de aanpak van A tot Z: instructies, communicatie, tooling, software en besluiten, vastgelegd in een draaiboek en een runbook per O-team. Waar in 2026 de aandacht is uitgegaan naar het ontwikkelen van de migratiestraat zal deze in 2027 worden doorontwikkeld en breed worden ingezet om de Opgave - teams binnen de organisatie (opgave gericht werken) te migreren naar MS Teams i.c.m. CALS. In Q1 lopen nog de laatste pilots en vanaf Q2 wordt opgeschaald naar volle productie. Wanneer CALS in bedrijf is, worden binnen dezelfde migratieaanpak ook de te archiveren documenten naar CALS overgebracht. Daar waar de migratiestraat ontwikkeld is binnen de voortbrenging zal de uitvoering van de migratie onderdeel zijn van de business implementatie. Omschrijving van de opdracht De migratiespecialist voert de migraties van O-teams uit, van pre-intake tot en met nazorg, volgens het draaiboek en het runbook. Hij of zij voert gemiddeld één migratie per week uit, volgens een vast wekelijks ritme en in samenwerking met het gekoppelde implementatieteam. De migratiespecialist is zelf uitvoerder in Migrato. Hij of zij configureert en voert de scans en migraties uit, interpreteert de logging en stelt het migratieresultaat vast. Daarbij past de migratiespecialist de business rules, schoningsregels en migratiescenario’s toe en toetst hij of zij de werking daarvan in de praktijk. De migratiespecialist is daarnaast het technische en inhoudelijke aanspreekpunt voor het betreffende O-team tijdens de migratie. Hij of zij begeleidt de transformatie- workshops, bewaakt de randvoorwaarden voor het migratievenster en legt verantwoording af over het resultaat in de migratieresultaatproducten. Een migratie is pas afgerond na acceptatie door het O-team. De migratiespecialist levert per migratie onder andere de volgende resultaten voor de

o migratie van onderhanden werk naar M365 Teams; o migratie van te archiveren documenten naar CALS; o identificatie van te vernietigen documenten; o uitgevoerde bulk- en deltamigratie met succesbepaling; o afhandeling van uitzonderingen volgens de uitzonderingenaanpak.

• Nazorg en verantwoording fase:

• Lessons learned per migratie, als input voor de volgende iteratie van het draaiboek en de business rules.

• Werkt nauw samen met het Business Implementatie team.

• Voert de schonings- & migratiestappen per fase uit binnen de geplande week offsets.

• Bewaakt per fase het resultaat en zorgt voor de juiste compliance.

• Begeleidt het O-team bij de inhoudelijke keuzes rondomde transformatie en verwerkt deze in de migratie.

• Configureert en voert de scans en migraties uit in Migrato en controleert de logging.

• Past de business rules, schoningsregels en migratiescenario’s toe en signaleert waar vereisten en praktische uitvoering uit elkaar lopen.

• Handelt nazorgissues af binnen de nazorgperiode.

• Draagt bij aan de optimalisatie van de migratiestraat door knelpunten, verbetervoorstellen en lessons learned vast te leggen op de backlog. De technische realisatie van verbeteringen valt buiten deze rol.

• Toetst het werk van een collega-migratiespecialist volgens het vierogenprincipe.
• Neemt deel aan de sprintrituelen.

Het ontbreken van antwoorden of gegevens leidt tot uitsluiting van de (verdere) procedure van deze DAS uitvraag tenzij dat disproportioneel is. In het geval van een eenvoudig te herstellen gebrek kan de opdrachtgever besluiten de inschrijver in de gelegenheid te stellen om het gebrek te herstellen. Een en ander is uitsluitend ter beoordeling van de opdrachtgever.

uitsluitend beschreven in bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0004877’ In het onderdeel ‘Format CV’ en toegevoegd in tabblad ‘Uw inschrijving’ op het aanbestedingsplatform. Alleen CV’s die in het aangeboden format worden ingevuld, worden beoordeeld.

• I 2 Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Voor het uitwerken van de gevraagde subgunningscriteria moet het bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026- 0004877’ gebruikt worden. Per subgunningscriterium staat voorgeschreven hoeveel pagina’s A4 u ervoor mag gebruiken. Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde maximum aantal pagina’s, dan worden de pagina’s die meer zijn dan het gestelde maximum, niet meegenomen in de beoordeling;

• I 3 Vormvereiste Uurtarief: Het uurtarief moeten ingevuld worden in de bijgevoegde Bijlage ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0004877’ en apart bijgevoegd worden in tabblad ‘Prijs’ op het aanbestedingsplatform; BELANGRIJK: Uurtarief mag ENKEL ingevuld worden in het voornoemde ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0004877’ zodat de kwaliteit beoordeeld kan worden zonder kennis van het Uurtarief;

Uitvoeringseisen Door het indienen van een inschrijving gaat de Inschrijver akkoord met alle hieronder genoemde eisen voor deze DAS uitvraag en uitvoering van de opdracht:

• U 1 Nederlandse taal: Alle gegevensuitwisseling, werkzaamheden en correspondentie tijdens de procedure van deze uitvraag en bij de uitvoering van de opdracht zullen in de Nederlandse taal plaatsvinden, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald.

• U 2 Verklaring omtrent gedrag (VOGnp): De inschrijver zal in het geval dat deze de opdracht gegund krijgt een VOG van de kandidaat via het aanbestedingsplatform binnen vier (4) weken na definitieve gunning aanleveren. Het aanvragen van de VOG dient de inschrijver zelf te doen of hiervoor een dienstverlener in te schakelen. De verantwoordelijkheid voor het juist invullen van het document ligt bij de inschrijver. Uitgangspunten hierbij zijn: o PZH ondertekent het aanvraagformulier voor de VOG niet. Raadpleeg voor instructies hierover hoofdstuk 2 van het openbare document Aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Voor de beoordeling van de inschrijvingen heeft PZH een beoordelingsteam van materie- en proceduredeskundigen samengesteld. Een materiedeskundige is inhoudelijk deskundig m.b.t. deze opdracht. De proceduredeskundige inkoopadviseur begeleidt dit uitvraagtraject. Het beoordelingsteam bestaat minimaal uit drie (3) personen. De proceduredeskundige beoordeelt het criterium Uurtarief, bepaalt of de Inschrijver aan de gevraagde eisen voldoet (al dan niet met behulp van de materiedeskundige) en begeleidt de procedure van deze uitvraag. De beoordeling geschiedt conform de beoordelingsmethodiek zoals beschreven in de volgende paragrafen.

Beoordelingsprocedure Na sluitingsdatum van de Inschrijving volgt de opening van de Inschrijvingen. Alleen Inschrijvingen die tijdig zijn binnengekomen worden getoetst op compleetheid en voldoen aan de gestelde eisen. Indien de inschrijving niet compleet is, kan de opdrachtgever besluiten deze niet in behandeling te nemen. Er wordt getoetst concreet op:

1. ‘Invulformulier ‘Uurtarief DOS-2026-0004877’ ingevuld conform de gestelde

2. ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0004877 ingevuld conform de gestelde

3. of de kandidaat volgens het Invulformulier Kwaliteit DOS-202…….. voldoet aan de in deze uitvraag geformuleerde eisen (Programma van Eisen);

4. de akkoordbevestiging op de uitvraagdocumenten; (door op het aanbestedingsplatform bij deze documenten een vinkje te zetten bij “akkoordbevestiging”, verklaart de inschrijver dat deze zonder voorbehoud akkoord gaat met de inhoud van de voorliggende Uitvraag en alle bijbehorende bijlagen).

De inschrijvingen worden parallel aan deze toetsing aangeboden aan de materiedeskundigen in het beoordelingsteam. De materiedeskundigen beoordelen vervolgens ieder individueel de kwaliteitscriteria.

referenties in het onderdeel Format Referentie relevante werkervaring in te vullen. PZH behoudt zich het recht voor om zonder tussenkomst en/of toestemming van de gegadigde de referentieopdracht te verifiëren bij één (1) of meerdere referenties. De informatie die hierbij wordt gegeven wordt in de beoordeling meegenomen.

De migratiespecialist voert de migraties van O-teams uit, van pre-intake tot en met nazorg, volgens het draaiboek en het runbook. Hij of zij voert gemiddeld één migratie per week uit, volgens een vast wekelijks ritme en in samenwerking met het gekoppelde implementatieteam. De migratiespecialist is zelf uitvoerder in Migrato. Hij of zij configureert en voert de scans en migraties uit, interpreteert de logging en stelt het migratieresultaat vast. Daarbij past de migratiespecialist de business rules, schoningsregels en migratiescenario’s toe en toetst hij of zij de werking daarvan in de praktijk.

De migratiespecialist is daarnaast het technische en inhoudelijke aanspreekpunt voor het betreffende O-team tijdens de migratie. Hij of zij begeleidt de transformatieworkshops, bewaakt de randvoorwaarden voor het migratievenster en legt verantwoording af over het resultaat in de migratieresultaatproducten. Een migratie is pas afgerond na acceptatie door het O-team.

*

• Werkt nauw samen met het Business Implementatie team.

• Voert de schonings- & migratiestappen per fase uit binnen de geplande week offsets.

• Bewaakt per fase het resultaat en zorgt voor de juiste compliance.

• Begeleidt het O-team bij de inhoudelijke keuzes rondom de transformatie en verwerkt deze in de migratie.

• Configureert en voert de scans en migraties uit in Migrato en controleert de logging.

• Past de business rules, schoningsregels en migratiescenario’s toe en signaleert waar vereisten en praktische uitvoering uit elkaar lopen.

• Handelt nazorgissues af binnen de nazorgperiode.

• Draagt bij aan de optimalisatie van de migratiestraat door knelpunten, verbetervoorstellen en lessons learned vast te leggen op de backlog. De technische realisatie van verbeteringen valt buiten deze rol.

• Toetst het werk van een collega-migratiespecialist volgens het vierogenprincipe.

• Neemt deel aan de sprintrituelen.

I 1 Vormvereiste CV: De inschrijver heeft de Curriculum Vitae van de kandidaat uitsluitend beschreven in bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026-0004877’ In het onderdeel ‘Format CV’ en toegevoegd in tabblad ‘Uw inschrijving’ op het aanbestedingsplatform. Alleen CV’s die in het aangeboden format worden ingevuld, worden beoordeeld. I 2 Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Voor het uitwerken van de gevraagde subgunningscriteria moet het bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026- 0004877’ gebruikt worden. Per subgunningscriterium staat voorgeschreven hoeveel pagina’s A4 u ervoor mag gebruiken. Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde maximum aantal pagina’s, dan worden de pagina’s die meer zijn dan het gestelde maximum, niet meegenomen in de beoordeling; I 3 Vormvereiste Uurtarief: Het uurtarief moeten ingevuld worden in de bijgevoegde Bijlage ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0004877’ en apart bijgevoegd worden in tabblad ‘Prijs’ op het aanbestedingsplatform; BELANGRIJK: Uurtarief mag ENKEL ingevuld worden in het voornoemde ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0004877’ zodat de kwaliteit beoordeeld kan worden zonder kennis van het Uurtarief;

Uitvoeringseisen Door het indienen van een inschrijving gaat de Inschrijver akkoord met alle hieronder genoemde eisen voor deze DAS uitvraag en uitvoering van de opdracht: U 1 Nederlandse taal: Alle gegevensuitwisseling, werkzaamheden en correspondentie tijdens de procedure van deze uitvraag en bij de uitvoering van de opdracht zullen in de Nederlandse taal plaatsvinden, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald. U 2 Verklaring omtrent gedrag (VOGnp): De inschrijver zal in het geval dat deze de opdracht gegund krijgt een VOG van de kandidaat via het aanbestedingsplatform binnen vier (4) weken na definitieve gunning aanleveren. Het aanvragen van de VOG dient de inschrijver zelf te doen of hiervoor een dienstverlener in te schakelen. De verantwoordelijkheid voor het juist invullen van het document ligt bij de inschrijver. Uitgangspunten hierbij zijn: PZH ondertekent het aanvraagformulier voor de VOG niet. Raadpleeg voor instructies hierover hoofdstuk 2 van het openbare document Aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

• G 3 Kennis en expertise: De kandidaat dient aantoonbaar en verifieerbaar (middels opleidingen, cursussen, werkervaring/referenties) minimaal te beschikken over de navolgende kennis en expertise. Dit moet blijken uit het ingevulde ‘Invulformulier

• G3.1 Minimaal een afgeronde HBO opleiding.

• G3.2 Minimaal drie (3) jaar aantoonbare ervaring als migratiespecialist of informatiebeheer specialist met documentmigraties naar M365/SharePoint of inrichten van processen voor schonen en verrijken van informatie, waarvan minimaal één (1) jaar binnen een (semi-)overheid instantie met meer dan 2000 medewerkers.

• G3.3 Aantoonbare werkervaring met migratie-tooling voor documentmigraties.

• G3.4 Minimaal twee (2) jaar aantoonbare werkervaring met document management systemen.

• G3.5 Aantoonbare werkervaring binnen het toepassing van kwaliteits- en compliance eisen voor documentigraties op basis van de laatste wetgevingen rond informatiebeheer: Archiefwet, MDTO-metadata, AVG en ISO 27001.

• G3.6 Aantoonbare werkervaring met Agile werken.

G3.1 Minimaal een afgeronde HBO opleiding. G3.2 Minimaal drie (3) jaar aantoonbare ervaring als migratiespecialist of informatiebeheer specialist met documentmigraties naar M365/SharePoint of inrichten van processen voor schonen en verrijken van informatie, waarvan minimaal één (1) jaar binnen een (semi-)overheid instantie met meer dan 2000 medewerkers. G3.3 Aantoonbare werkervaring met migratie-tooling voor documentmigraties. G3.4 Minimaal twee (2) jaar aantoonbare werkervaring met document management systemen. G3.5 Aantoonbare werkervaring binnen het toepassing van kwaliteits- en compliance eisen voor documentigraties op basis van de laatste wetgevingen rond informatiebeheer: Archiefwet, MDTO-metadata, AVG en ISO 27001. G3.6 Aantoonbare werkervaring met Agile werken.

• de data is geschoond volgens het archiefbeleid en de selectielijst;
• de data is overgezet binnen de structuur van Teams en de structuur van CALS;

• de metadata is verrijkt conform de schoningsaanpak en de geldende uitgangspunten;

• het O-team het resultaat heeft geaccepteerd.

Aan deze eisen dient de aanbieding aantoonbaar te voldoen. Indien aan één of meerdere eisen niet aantoonbaar wordt voldaan, wordt de aanbieding terzijde gelegd en uitgesloten van verdere deelname aan deze DAS uitvraag.

• G 1 Beschikbaarheid: De aangeboden kandidaat is gedurende de hierboven aangegeven opdrachtduur beschikbaar voor gemiddeld 32-36 uren per week voor de uitvoering van de opdracht en is flexibel inzetbaar. De kandidaat moet op 04 Januari 2027 kunnen starten, of in onderling overleg op een ander te bepalen datum;

• G 2 Bandbreedte Uurtarief: Het aangeboden uurtarief bedraagt minimaal € 110,00 en maximaal € 135,00 exclusief BTW inclusief alle overige kosten, zoals maar niet

• Standaard algemeen screeningsprofiel bij PZH de nummers 11 en 12. o Aanvullend vinkt u, op basis van de aard van de toekomstige werkzaamheden, de volgende relevante risicogebieden aan:

• proces (61 + 62 + 63)

1.2 EMVI: Prijs-Kwaliteitverhouding

PZH hanteert het gunningcriterium ‘Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI)

variant de Beste Prijs-Kwaliteitverhouding (BPKV)’. De verhouding voor deze uitvraag is conform onderstaande tabel:

Verhouding subgunningscriteria: Kwaliteit en Uurtarief Subgunningscriteria Maximaal aantal punten Kwaliteit 80 punten Uurtarief 20 punten Totaal 100 punten

De subgunningscriteria Kwaliteit en Prijs bestaan uit één of meerdere onderdelen.

Hoeveel punten er maximaal kunnen worden toegekend per onderdeel is in paragraaf 1.4 en 1.5 weergegeven. 1.3 Algemene beoordelingsprocedure

Domein I&A PZH werkt sinds 2023 aan de Informatietransitie, een omvangrijk veranderprogramma met een aanzienlijke ICT-component, dat alle 2200 medewerkers, managers en