I202607 Projectleider Implementatie AFAS -CRM

ICTU werkt voor opdrachtgevers uit de overheid. Daarbij wil ICTU meer impact maken en haar portefeuille verbreden bij nieuwe opdrachtgevers. De CRM-functionaliteit moet communicatie en relatie-onderhoud ondersteunen met bestaande en nieuwe opdrachtgevers. Daarbij wil ICTU meer gesegmenteerd kunnen communiceren zonder overigens alle communicatie te centraliseren en/of vast te willen leggen. ICTU voert daarnaast opdrachten uit waarin veel verschillende overheidspartijen samenwerken, bijvoorbeeld in communities en interbestuurlijke samenwerkingsverbanden. Ook binnen deze opdrachten is behoefte aan betere ondersteuning voor het vastleggen, beheren en actualiseren van contacten met stakeholders. De projectleider vertaalt deze interne en opdrachtgerichte behoeften naar een uitvoerbare inrichting en implementatie van AFAS CRM.

• Inventariseren van de functionele wensen en behoeften bij de verschillende stakeholders binnen ICTU
• Opstellen implementatieplan
• Creëren van draagvlak
• Processen rondom AFAS-CRM uitwerken, beschrijven en rollen duidelijk beleggen
• Ontwerpen en (laten) testen van nieuwe processen
• Identificeren van de benodigde beheerrollen en teven een voorstel doen voor de inrichting van de beheerorganisatie.
• Nauwe afstemming is nodig met aanpalend project “herinrichting Relatiemanagement”

Resultaten

• Een vastgestelde behoefte-inventarisatie waarin per doelgroep de functionele wensen, prioriteiten, afhankelijkheden en acceptatiecriteria voor AFAS CRM zijn beschreven.
• Een door de opdrachtgever goedgekeurd implementatieplan met fasering, mijlpalen, afhankelijkheden, benodigde capaciteit, risico’s, beheersmaatregelen, testaanpak en criteria voor ingebruikname.
• Een vastgesteld procesontwerp voor het gebruik van AFAS CRM, inclusief processtappen, rollen, verantwoordelijkheden, overdrachtsmomenten en aansluiting op het project Herinrichting Relatiemanagement.
• Rapport van de inrichting van beheer
• Vastgelegde besluitvorming over de voorgestelde inrichting, met aantoonbare instemming van de relevante stakeholders en een overzicht van gemaakte keuzes en resterende aandachtspunten.
• Uitvoeren implementatieplan
• AFAS CRM is ingericht, getest en in gebruik genomen voor de vastgestelde doelgroepen en processen; gebruikers kunnen de overeengekomen functionaliteit toepassen en de beheerorganisatie kan incidenten, wijzigingen en autorisaties afhandelen.

De opdracht eindigt nadat alle overeengekomen deelresultaten zijn opgeleverd en door de opdrachtgever zijn geaccepteerd, de volledige project- en beheerdocumentatie is overgedragen en AFAS CRM gedurende één aaneengesloten maand stabiel heeft gefunctioneerd volgens de vooraf vastgestelde acceptatiecriteria.

Beoordeling van het werk en de resultaten De professional bespreekt tweewekelijks met de directeur Advies en de businessowner CRM de voortgang ten opzichte van het implementatieplan, de kwaliteit en acceptatie van opgeleverde deelresultaten, actuele risico’s, afhankelijkheden en benodigde besluiten. Ieder deelresultaat wordt beoordeeld aan de hand van vooraf afgesproken acceptatiecriteria. Bij afronding vindt een eindbeoordeling plaats op basis van de volledige oplevering, overdracht van documentatie en één maand stabiele werking van AFAS CRM.

Doorlooptijd en onzekerheden Op basis van de huidige inzichten wordt de kans op overschrijding van de geplande duur klein geacht. De belangrijkste onzekerheid is dat de behoefte-inventarisatie kan leiden tot gewijzigde of aanvullende inzichten bij ICTU. Ook afhankelijkheden met het project Herinrichting Relatiemanagement, besluitvorming door stakeholders en de beschikbaarheid van benodigde gegevens kunnen de doorlooptijd beïnvloeden. Werkzaamheden die buiten de vastgestelde opdracht en resultaten vallen, worden uitsluitend na afzonderlijke opdrachtverlening uitgevoerd.

• Inventariseren van de functionele wensen en behoeften bij de verschillende stakeholders binnen ICTU
• Opstellen implementatieplan en laten goedkeuren
• Creëren van draagvlak
• Processen rondom AFAS-CRM uitwerken, beschrijven en rollen duidelijk beleggen
• Ontwerpen en (laten) testen van nieuwe processen
• Welke beheerrollen zijn nodig en voorstel voor inrichting van beheer opstellen
• Nauwe afstemming is nodig met aanpalend project “herinrichting Relatiemanagement”

CRM valt onder het strategische jaardoel 2 waarvan de directeur Advies de strategisch eigenaar is. De coördinator Relatiemanagement en het hoofd Communicatie zijn belangrijke stakeholders waarmee afstemming en samenwerking nodig is. Voor rapportages en managementinformatie hanteert ICTU een power BI-omgeving.

Specifieke kennis Kennis en ervaring met inventarisatie en invoering van AFAS-CRM voor een project enorganisatie met vergelijkbare omvang en scope.

ICTU zoekt een ervaren projectleider die aantoonbaar meerdere AFAS CRM-implementaties heeft geleid van behoefte-inventarisatie tot ingebruikname en overdracht naar beheer. De kandidaat kan belangen van uiteenlopende stakeholders verbinden, functionele behoeften vertalen naar uitvoerbare processen en sturen op besluitvorming, acceptatie en resultaat. Ervaring binnen de overheid of non-profitsector is een pre.

1. De kandidaat toont in cv en motivatie aantoonbare ervaring met ten minste twee afgeronde AFAS CRM-implementaties, inclusief de eigen rol, de omvang en context van de implementatie en de behaalde resultaten.
2. De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het opstellen van functionele requirements en het vertalen van gebruikersbehoeften naar een functioneel ontwerp of inrichting van een bedrijfsapplicatie.
3. De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het ontwerpen en vastleggen van bedrijfsprocessen, inclusief het beschrijven van processtappen, rollen en verantwoordelijkheden.

Wensen Nr. W1 - Ervaring met AFAS-CRM’ implementaties - Gewicht: 25% Beoordeling Uitstekend (10 punten): De kandidaat toont overtuigend aan ruime ervaring te hebben met complexe implementatieprojecten waarin sprake was van meerdere organisatieonderdelen, uiteenlopende belangen, onderlinge afhankelijkheden en complexe besluitvorming. De kandidaat heeft zelfstandig regie gevoerd op deze complexiteit en kan concreet aantonen hoe dit heeft bijgedragen aan succesvolle projectresultaten. Goed (8 punten): De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met complexe projecten met meerdere stakeholders, afhankelijkheden en besluitvormingsniveaus. De kandidaat heeft hierin zelfstandig een belangrijke regierol vervuld en kan de aanpak en resultaten goed onderbouwen. Voldoende (6 punten): De kandidaat heeft relevante ervaring met projecten met meerdere stakeholders en afhankelijkheden, maar de complexiteit en bestuurlijke context waren beperkter. Matig (2 punten): De kandidaat heeft enige ervaring met projecten met meerdere betrokken partijen, maar de complexiteit en eigen verantwoordelijkheid zijn beperkt aantoonbaar. Onvoldoende (0 punten): De kandidaat toont geen relevante ervaring met complexe projecten of kan deze ervaring onvoldoende concreet onderbouwen.

Nr. W2 - Ervaring met implementaties en/of en in overheid/non-profit. - Gewicht: 20% Beoordeling Uitstekend (10 punten): De kandidaat toont overtuigend aan diepgaande ervaring te hebben met projecten waarin publieke belangen, maatschappelijke impact, transparantie, zorgvuldigheid en verschillende belangen van publieke en maatschappelijke partijen een belangrijke rol speelden. De kandidaat kan concreet toelichten hoe hiermee in de uitvoering is omgegaan. Goed (8 punten): De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met projecten in een publieke of maatschappelijke context en begrijpt de gevolgen daarvan voor besluitvorming, samenwerking en uitvoering. De kandidaat kan concrete voorbeelden en resultaten geven. Voldoende (6 punten): De kandidaat heeft relevante ervaring met een publieke of maatschappelijke context en kan aantonen hiermee in de praktijk te hebben gewerkt. De ervaring is echter beperkter in diepgang of verantwoordelijkheid. Matig (2 punten): De kandidaat heeft enige ervaring met publieke of maatschappelijke organisaties, maar de invloed daarvan op de uitvoering van projecten wordt beperkt onderbouwd. Onvoldoende (0 punten): De kandidaat toont geen relevante ervaring met publieke of maatschappelijke belangen aan.

Nr. W3 - Ervaring met het inrichten en overdragen van beheer van een CRM, inclusief het beleggen van verantwoordelijkheden. - Gewicht: 15% Beoordeling Uitstekend (10 punten): De kandidaat toont overtuigend aan diepgaande en praktisch toegepaste ervaring te hebben met organisatieverandering en gebruikersadoptie. De kandidaat heeft zelfstandig weerstand, verschillende belangen en veranderbereidheid gemanaged en aantoonbaar gezorgd voor acceptatie en daadwerkelijk gebruik van nieuwe werkwijzen of systemen. Goed (8 punten): De kandidaat heeft aantoonbare praktijkervaring met verandertrajecten en gebruikersadoptie. De kandidaat heeft zelfstandig bijgedragen aan draagvlak, communicatie en acceptatie en kan concrete resultaten onderbouwen. Voldoende (6 punten): De kandidaat beschikt over relevante ervaring met verandertrajecten en het begeleiden van gebruikers. De ervaring is beperkter in complexiteit, zelfstandigheid of aantoonbaar resultaat. Matig (2 punten): De kandidaat heeft enige ervaring met verandering of gebruikersbegeleiding, maar kan slechts beperkt aantonen zelfstandig bij te hebben gedragen aan adoptie of draagvlak. Onvoldoende (0 punten): De kandidaat heeft geen relevante aantoonbare ervaring met veranderkundig werken en gebruikersadoptie.

Nr. W4 - Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met veranderkundig vermogen en gebruikersadoptie. - Gewicht: 15% Beoordeling Uitstekend (10 punten): De kandidaat toont overtuigend aan ervaring te hebben met het duurzaam borgen en doorontwikkelen van geïmplementeerde oplossingen. De kandidaat heeft zelfstandig gezorgd voor structurele evaluatie, verbetering, eigenaarschap en doorontwikkeling na ingebruikname en kan aantoonbaar gemaakte resultaten en verbeteringen onderbouwen. Goed (8 punten): De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het duurzaam borgen en verbeteren van geïmplementeerde oplossingen na ingebruikname. De kandidaat kan concreet beschrijven hoe continuïteit en doorontwikkeling zijn georganiseerd. Voldoende (6 punten): De kandidaat heeft relevante ervaring met borging en verbetering na implementatie, maar deze ervaring is beperkter in duur, verantwoordelijkheid of complexiteit. Matig (2 punten): De kandidaat heeft enige ervaring met nazorg of verbetering na implementatie, maar structurele borging of doorontwikkeling is beperkt aantoonbaar. Onvoldoende (0 punten): De kandidaat toont geen relevante ervaring met duurzame borging of doorontwikkeling aan.

Lees de eisen en wensen goed door en beschrijf in je cv en motivatie hoe jouw ervaring hierbij aansluit.

Gezien de aard van de werkzaamheden en de integratie binnen de organisatie is inschrijving als zzp’er of DGA uitsluitend mogelijk via verloning. Altijd transparant!

Gezien de aard van de werkzaamheden en de integratie binnen de organisatie is inschrijving als zzp’er of DGA uitsluitend mogelijk via verloning. Altijd transparant!

Projectleider AFAS CRM bij ICTU ICTU helpt overheidsorganisaties met uiteenlopende uitdagingen rondom digitalisering. Met oog voor de balans tussen techniek en gebruik, en tussen innovatie en werkende oplossingen. Zo werken we samen aan een betere digitale overheid. ICTU is een onpartijdige projectenorganisatie binnen de overheid. Onze diensten bestaan uit het realiseren van projecten en programma’s, advies, en het ontwikkelen van maatwerksoftware. Gedreven door kwaliteit, met hart voor de publieke taak, zonder winstoogmerk.

ICTU heeft voor de eigen organisatie als voor opdrachten CRM-functionaliteit nodig. ICTU heeft AFAS als ERP-systeem gekozen. Op dit moment wordt de AFAS/CRM-module gebruikt als administratief proces voor het vastleggen van overeenkomsten met opdrachtgevers. Het datamodel van opdrachten, opdrachtgevers en relaties is opnieuw bepaald en er vindt een opschoning plaats inclusief verbeteren van datakwaliteit. Feitelijk is implementatie van CRM-module van AFAS nog niet gestart. Voor de implementatie zoekt ICTU een projectleider die meerdere keren de AFAS-CRM module heeft geïmplementeerd.

De professional is zelfstandig verantwoordelijk voor de leiding van het ICTU-project voor de implementatie van AFAS CRM. De professional bepaalt binnen de afgesproken doelstellingen, kwaliteitscriteria, doorlooptijd en randvoorwaarden zelf de aanpak en werkwijze en levert de overeengekomen resultaten op.