Support Admin & Compta - Secrétaire de direction (h/f

WAPA participe également à la recherche scientifique et mène des actions de sensibilisation et de plaidoyer afin d'éradiquer les violations faites aux enfants dans les conflits armés.

Mission spécifique

Le.la collaboratrice admin & comptable/secrétaire de direction travaillera étroitement avec la responsable finances ainsi qu'avec la co-direction qu'il.elle assistera. Les tâches liées à l'office management seront également à réaliser au sein de cette fonction.

Tâches

Finances

• Encodage journaux achats/ventes/financiers dans Winbooks avec supervision de la responsable financière
• Gestion des attestations de dons
• Support à la génération et envoi des attestations fiscales
• Encodage, mise à jour et suivi de la base de données (contacts et dons)
• Préparation et envoi des lettres de remerciements
• Inventaire du stock/caisses
• Support dans le rapportage financier aux bailleurs

Admin & RH

• Génération et encodage des OD rémunération
• Encodage des prestations RH mensuelles
• Contrôle et encodage des NDF/NDD
• Préparation et suivi de paiements
• Suivi de la conformité et de la mise à jour du ROI et des obligations relatives à la sécurité des employées (Mensura)
• Logistique réunions (organisation et rédaction PV team meeting, CA/AG, … )
• Gestion admin de l'ASBL (téléphonie, assurances, bâtiment accès/clés, abonnements services,…)
• Appui administratif à la co-direction
• Veille au respect des procédures admin, RH & finances entre autres

Office management

• Gestion des achats : matériel de bureau, équipement, fournitures d'accueil, …
• Organisation des tâches bureau de l'équipe et suivi avec l'entreprise de nettoyage
• Gestion du courrier postal et des e-mails de la boîte générale

• Formation en secrétariat ou expérience équivalente
• Minimum 2 ans d'expérience pertinente souhaitée
• Parfaite maîtrise du français à l'oral et à l'écrit, le néerlandais et l'anglais sont un atout
• Maîtrise Office 365 (Word, Exel, PPT,…)
• A l'aise avec les outils digitaux, * Grande rigueur dans les tâches à accomplir, œil pour le détail
• A l'aise avec les chiffres
• Fiable & ponctuel.le
• Sens de l'organisation
• Flexibilité et capacité d'adaptation
• Esprit d'équipe
• Autonomie
• Bonne gestion des priorités

• Un contrat CDI à 3/5^e (basé sur 40h/semaine).
• Congés légaux + 7 jours RTT + semaine Noël offerte par l'entreprise
• Un environnement de travail dynamique et engagé, au sein d'une petite équipe conviviale dans une ONG qui a fait ses preuves et a une place reconnue
• Une fonction variée avec un fort impact sociétal et international
• Formations continues
• Package salarial (salaire du secteur non-marchand, chèques-repas, assurance hospitalisation DKV, abonnement GSM, ordinateur/téléphone de fonction)

WAPA International - qui a récemment fusionné avec Les Enfants de Panzi et d'Ailleurs - soutient les enfants victimes des conflits armés : associés aux forces et groupes armés, victimes de violences sexuelles, nés du viol ou déplacés. Grâce à leur accompagnement individualisé et holistique, WAPA et ses partenaires locaux - formés aux psychotraumatismes de l'enfant - œuvrent à une (ré)intégration familiale et/ou communautaire durable à travers la santé mentale, l'éducation, les formations socio-professionnelles et les activités génératrices de revenus.