Chef de projet - Systèmes et outils de gestion de la scolarité

La Direction Générale Déléguée à la Formation (DGD Formation) de l'Université Grenoble Alpes conduit des projets stratégiques dans le domaine de la formation, en particulier sur les outils et systèmes d'information, pour moderniser la gestion administrative et pédagogique des étudiants et améliorer les services numériques pour l'ensemble de la communauté universitaire.

La Direction des Études et de la Formation Initiale (DEFI) organise et coordonne la gestion administrative des étudiants, de l'admission à la diplomation, et assure le pilotage fonctionnel des services en composantes. Elle regroupe une quarantaine d'agents répartis dans six services :

• Inscriptions Administratives - APOGEE / PEGASE
• Admissions
• Réglementation et Diplomation
• Aide à la Planification (SAP)
• Publics à Besoins Spécifiques (SBPS)
• Enseignements Transversaux (SET)

La DEFI veille à la cohérence administrative sur l'ensemble des composantes et contribue à la mise en œuvre des projets transversaux, tels que le projet PEGASE, qui vise à moderniser le système de scolarité des étudiants à l'UGA et à remplacer progressivement APOGEE à partir de la rentrée 2027., Sous l'autorité de la Directrice de la DGD Formation et rattaché hiérarchiquement à la DEFI, vous pilotez la mise en œuvre fonctionnelle du système PEGASE pour l'ensemble des composantes de l'UGA.

Vous êtes au cœur de la coordination opérationnelle entre les services contributeurs, les composantes et les équipes techniques (DSI/DSIM), et vous garantissez la fiabilité et l'harmonisation du référentiel de données et des processus métiers liés à la scolarité.

Vous accompagnez la transformation des outils et des pratiques, contribuez à la montée en compétences des utilisateurs et participez à l'amélioration continue des processus administratifs et pédagogiques.

Activités principales

Gestion de projet et coordination :

• Piloter la mise en œuvre fonctionnelle de PEGASE et proposer des évolutions en lien avec les besoins métiers.
• Mettre en place des outils de suivi et de partage de l'avancement du projet.
• Organiser les opérations de bascule d'APOGEE vers PEGASE avec rétroplanning pour toutes les parties.
• Identifier les impacts du projet sur les autres systèmes d'information et participer à leur interopérabilité.

Fiabilisation des données :

• Définir et organiser les opérations de contrôle qualité des données, analyser les risques et proposer des solutions correctives.
• Élaborer et mettre en œuvre des processus d'amélioration continue des données et procédures.
• Assurer le suivi et la coordination avec les contributeurs pour garantir la cohérence des informations.

Déploiement et accompagnement des utilisateurs :

• Accompagner les composantes pilotes dans la prise en main de PEGASE.
• Participer à la définition et à l'organisation des formations et supports utilisateurs (guides, procédures…).
• Animer des réunions de travail et assurer le relais avec les directions et services techniques.
• Suivre les évolutions du SI et participer aux tests, à la résolution des incidents et à l'optimisation des processus.

Ce poste est fait pour vous si…

• Vous savez piloter des projets complexes et coordonner des interlocuteurs variés.
• Vous savez organiser, encadrer et mobiliser les compétences de chacun pour atteindre des objectifs communs.
• Vous connaissez l'environnement universitaire et les processus de gestion administrative des études et des étudiants, et vous savez vous approprier rapidement les règles et pratiques métiers.
• Vous avez le sens de l'écoute, de la communication et savez accompagner le changement.
• Vous savez structurer et fiabiliser des processus métiers et diffuser une démarche d'amélioration continue.
• Vous êtes capable de travailler en autonomie et de prendre des décisions éclairées.
• Vous connaissez, ou êtes prêt à vous approprier rapidement, le fonctionnement des services et des systèmes d'information universitaires.
• Vous êtes motivé par la transformation digitale et la modernisation des pratiques administratives et pédagogiques.

Conditions de diplômes Bac + 3

Rémunération A partir de 1944€ mensuel brut et en fonction de l'expérience. Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 518 €.