Responsable du Traitement des Archives H/F

1. Assurance de la conformité juridique et réglementaire

Veille législative et réglementaire Respect des normes archivistiques

1. Analyse et évaluation des besoins documentaires

Analyse des flux documentaires : Étudier les types de documents, leur cycle de vie et leur volume pour adapter la gestion électronique. Identification des documents à archiver : Sélectionner les documents pertinents pour l’archivage en fonction des exigences légales, organisationnelles et stratégiques.

1. Organisation et classification des documents

Définition d’une structure de classement : Concevoir des classifications et des taxonomies pour organiser les documents de manière logique et efficace dans le système GED/BPM. Indexation des documents : Veiller à ce que les documents soient correctement indexés avec des métadonnées (date, auteur, type, etc.) pour en faciliter la recherche et l’accès.

1. Mise en oeuvre de la gestion documentaire électronique

Conception et paramétrage du système GED/BPM : Participer au choix et à la configuration de la solution GED/BPM en s’assurant qu’elle répond aux besoins d’archivage. Migration des documents physiques et numériques : Assurer la numérisation et l’intégration des documents dans le système électronique tout en garantissant leur authenticité et intégrité.

1. Sécurité et gestion des accès

Contrôle des accès et des droits d’utilisation : Mettre en place des politiques de sécurité pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder ou modifier les documents sensibles. Gestion des copies de sécurité

1. Préservation et gestion des archives à long terme

Conservation des archives Gestion de l’obsolescence des supports

1. Formation et sensibilisation des utilisateurs

Formation des utilisateurs Sensibilisation à la gestion documentaire

1. Audit et amélioration continue

Contrôles de qualité Amélioration des processus .

1. Gestion des processus métier (BPM)

Optimisation des processus métier : Dans un projet BPM, l’archiviste peut intervenir pour optimiser les processus liés à la gestion des documents et s’assurer que les flux de documents sont intégrés efficacement dans les processus automatisés. Analyse des processus documentaires : Participer à l’analyse et à la modélisation des processus documentaires dans le cadre de la gestion des processus métier.

1. Suivi et reporting

Suivi des performances : Mettre en place des indicateurs de performance pour mesurer l’efficacité du système GED/BPM., Définir et appliquer les règles d’archivage ; Règles et principes du classement et de l’analyse archivistique ; Outils informatiques ; Connaissance appréciée de l’environnement de la recherche de l’enseignement supérieur et des enjeux ; Organisation et fonctionnement des universités ; Culture administrative. Savoir-faire :

Structurer et retrouver l’information ; Utiliser les techniques de communication et les méthodes pédagogiques ; Évaluation et priorisation des besoins ; Structuration de tableaux de bord pour le suivi de l’activité ; Travail en équipe ; Définition et mise en oeuvre de procédures et de règles.

Savoirs :Définir et appliquer les règles d’archivage ;Règles et principes du classement et de l’analyse archivistique ;Outils informatiques ;Connaissance appréciée de l’environnement de la recherche de l’enseignement supérieur et des enjeux ;Organisation et fonctionnement des universités ;Culture administrative.Savoir-faire :Structurer et retrouver l’information ;Utiliser les techniques de communication et les méthodes pédagogiques ;Évaluation et priorisation des besoins ;Structuration de tableaux de bord pour le suivi de l’activité ;Travail en équipe ;Définition et mise en oeuvre de procédures et de règles.Qualités :Capacité forte d’adaptation ;Sens de l’observation, de l’organisation et d’autonomie ;Rigueur / fiabilité ;Discrétion, capacité à respecter la confidentialité ;Sens relationnel et esprit de collaboration ;Sens du service public., Qualités :

Capacité forte d’adaptation ; Sens de l’observation, de l’organisation et d’autonomie ; Rigueur / fiabilité ; Discrétion, capacité à respecter la confidentialité ; Sens relationnel et esprit de collaboration ; Sens du service public.

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Gestion des fonds documentaires GED Contrôle qualité Méthodes pédagogiques Sens du relationnel Travail en équipe Autonomie Amélioration continue Techniques de communication