Medewerker Informatiebeheer

Als beleidsmedewerker DIM voer je werkzaamheden uit op het snijvlak van informatievoorziening, informatiebeheer en archivering. Zo zul je je onder andere bezig gaan houden met het opstellen van beleid, het procesgericht registeren van inkomende poststukken in ons DMS eDocs en het aanmaken van zaakmappen. Je adviseert daarnaast bij de inrichting, koppeling en aanschaf van informatie- en archiefsystemen in relatie tot ons gehele ICT-landschap. Jij bent de steun en toeverlaat voor collega’s binnen de ambtelijke organisatie als het gaat om vakinhoudelijke kennis en advisering vanuit je rol als beleidsmedewerker. Zowel intern als extern ben je (mede) het gezicht van DIM en neem je deel aan projecten en overlegplatforms. Je rapporteert aan de coördinator DIM en komt terecht in een leuk en hecht team waarbinnen hard wordt gewerkt. Jij:

• Draagt beleid, kaders en richtlijnen voor het informatie- en archiefbeheer uit bij alle stakeholders binnen de provinciale organisatie met de focus op tactisch en operationeel niveau
• Motiveert medewerkers om informatie op een duurzaam toegankelijke wijze vast te leggen (in het DMS of vak applicatie)
• Draagt bij aan een actueel kennisniveau van en inzicht op het terrein van de uitvoering van het informatie en archiefbeer binnen de organisatie
• Geeft voorlichting en instructies aan medewerkers/afdelingen om hen in staat te stellen zelfstandig de informatie vast te leggen in de systemen conform richtlijnen en instructies
• Houd je bezig met procesgericht registreren van inkomende post in ons document management systeem eDocs
• Maakt zaakmappen aan binnen eDocs
• Behandelt van vragen van collega’s (via TOPdesk of via de mail)
• Ondersteunt eventueel bij het verwerken van inkomende en uitgaande post.

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen het team Documentair Informatie Management (DIM), van de eenheid Informatievoorziening (IV). De eenheid IV maakt onderdeel uit van de afdeling Concernzaken (CZ). De eenheid IV is verantwoordelijk voor een goed bruikbaar, beheersbaar, veilig en betaalbaar IT-landschap van de gehele provincie. Het uitwerken van beleid, kaders en richtlijnen met betrekking tot de informatievoorziening is belegd bij de CIO-office; in dit team zijn ook adviseurs op het gebied van Informatiebeheer opgenomen. De uitvoering is ondergebracht in uitvoerende teams, waaronder team DIM. Het team DIM heeft als taakveld de (operationele) inrichting en de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer, waaronder:

• Het faciliteren van de centraal inkomende en uitgaande poststromen, registratie van inkomende e-formulieren (voorzover niet geautomatiseerd) en registreren van centrale emailberichten;
• Het ondersteunen van de organisatie (-medewerkers) bij het beheren van informatie (‘goed bewaren’) door middel van opleidingen, advies en coaching. Denk hierbij ook aan informatie in ketens en samenwerkingsverbanden;
• Het adviseren over en toetsen op de toepassing van kaders en richtlijnen;

Het (zorgdragen voor het) beheer van de informatie- en archiefbeheer in het Document Management Systeem, vak applicaties of andere opslagruimte (‘selecteren, waarderen, vernietigen, bewaren, overbrengen’).

1. Beschikbaar voor 5 dagen per week (maandag t/m vrijdag)
2. In staat om de opdracht individueel uit te voeren (vervulling in duo verband is niet mogelijk)

3. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. De opdrachtgever stelt een token ter beschikking.

4. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor in de richting van Informatie en Archiefbeheer
5. Aantoonbare werkervaring m.b.t. het registeren van documenten en het beheren en aanmaken van zaakmappen in een DMS/zaaksysteem
6. Uiterlijk beschikbaar per 1 februari 2023 voor 36 uur per week
7. Aantoonbare kennis van en werkervaring op het gebied van Informatiebeheer en Advies (beleidstukken en het adviseren) op het gebied van informatiebeheer
8. Aantoonbare werkervaring met documentmanagement-systemen zoals eDocs

Analytisch

• Communicatief sterk
• Overtuigend
• Teamplayer

CV in “Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;

• Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
• Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
• Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.

• Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
• Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
• Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.