GD6/0101: Verandermanager

In deze rol ben je verantwoordelijk voor het opstellen en realiseren van een integraal verandermanagementplan voor de doorontwikkeling van het Expertise Centrum Leveranciers en Dienstverlening IT. Je stuurt de vier centrale verbeteropgaven aan: leverancierssegmentatie, rollen en verantwoordelijkheden, werkprocessen en taken en middelen. Daarbij bewaak je voortgang, kwaliteit, risico’s en inzet en zorg je voor rapportage aan opdrachtgever, gedelegeerd opdrachtgever en stuurgroep binnen de portefeuilles I&A, F&I en JZ.

Dagelijkse werkzaamheden Dagelijks werk je aan het concretiseren van leverancierssegmentatie en de vertaling daarvan naar taakvereisten voor de verschillende vakgebieden binnen EC L&D en de andere schakels in de voortbrengingsketen. Je richt procedures en werkinstructies in waarin rollen, verantwoordelijkheden en werkprocessen zijn vastgelegd, onder meer via RACI-tabellen en rol- en procesomschrijvingen. Ook definieer en oefen je werkprocessen en governance, die je vastlegt in het Engage procesmanagement systeem, en stel je een implementatieplan op met aandacht voor training, instructies en communicatie naar medewerkers en stakeholders.

Samenwerking en teamaspecten Je werkt nauw samen met de EC L&D teamleden, die zijn verdeeld over de vier verbeteropgaven en per opgave worden aangestuurd door vakgroep-leads. Daarnaast zoek je actief de verbreding naar Inkoop, Juridische Zaken, multidisciplinaire teams, Business Partners en andere Expertise Centra om te komen tot DBV-brede procesverbetering in het inkoop- en leveranciersmanagementproces voor IT. Stakeholdermanagement binnen DBV is een essentieel onderdeel van je rol, waarbij je de verschillende belangen van interne klanten, ketenpartners Inkoop en JZ en het eigen team samenbrengt.

Bijzondere aspecten en variaties Een belangrijk onderdeel van de opdracht is het uitvoeren van analyses: je onderzoekt welke typen applicaties het inkoop- en leveranciersmanagement het meest impactvol kunnen ondersteunen en je maakt IST/SOLL-analyses van taken en middelen. Je zorgt voor een DBV-brede ‘handshake’ op de uitkomsten rondom leverancierssegmentatie, rollen en verantwoordelijkheden, werkprocessen, governance en applicatiekeuzes. Binnen het kader van verandermanagement werk je projectmatig en stuur je op adoptie, borging en kwaliteitsverbetering in een complexe IT-omgeving met nadruk op IT-ecosysteem, procesmanagement en governance.

1. Bekendheid met Inkoop en Leveranciersmanagement binnen een grote organisatie of overheidsomgeving.

Je werkt binnen DBV in een omgeving waar IT Sourcing, Strategisch Leveranciersmanagement, Contract Management, Software Asset Management, Dienstverleningsafspraken en Service Level Management centraal staan. Het Expertise Centrum Leveranciers en Dienstverlening IT bestaat uit 19 fte: 3 Service Level Managers, 3 Software Asset Managers, 8 Contract- en Leveranciersmanagers en 5 Sourcing & Strategisch IT-Leveranciersmanagers. Het EC L&D werkt nauw samen met de portefeuilles Informatisering & Automatisering (I&A), Financiën & Inkoop (F&I) en Juridische Zaken (JZ).

In de portefeuilles Financiën & Inkoop zijn aanbestedingsexpertise, contractbeheer, het bestel- en betaalproces en het proceseigenaarschap contractmanagement ingericht. Binnen Juridische Zaken is de juridische expertise rondom aanbestedingsrecht en contractrecht geborgd. De keten is lang en omvat meerdere partijen die samen één geheel moeten vormen rondom inkoopprocessen en leveranciersmanagement voor IT.

Professionele ontwikkeling en focus De verandervraag richt zich op het verbeteren van marktbenutting, kwaliteit, risicomitigatie, tijd, geld, innovatie en MVOI (maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen) binnen de IT-leverketen. Als verandermanager werk je met een vooronderzoek van Deloitte als basis en stuur je op organisatieverandering, adoptie en communicatie. Je opereert op academisch niveau en brengt expertise in verandermanagement, procesmanagement en herinrichting van processen in een complexe, multidisciplinaire omgeving.

Je werkt in opdracht van de domeinmanager EC (Jan Erik Stijnman) en rapporteert aan de opdrachtgever en gedelegeerd opdrachtgever, de manager Expertise Centrum Leveranciers & Dienstverlening IT (Rob Ploegmakers). Op DBV-niveau vindt rapportage plaats richting een stuurgroep van directeuren I&A, F&I en JZ.

Teamsfeer en werkomgeving Je werkt intensief samen met multidisciplinaire teams (MDT’s) waarin vraag- en contracteigenaarschap én contract prestatie management zijn of worden ingericht volgens de Haagse Standaard contractbeheer en -management op inkoopcontracten, verwant aan de CATS CM methode. Een MDT bestaat uit een Product Owner (Service Manager), Scrum Master, projectmanager(s), functioneel beheerder(s), informatie manager(s) en experts op het gebied van privacy, security en architectuur. MDT’s zijn actief in het Informatie Management-domein én in het domein van de IT-basisdiensten.

Daarnaast werk je nauw samen met Inkoop, Juridische Zaken, de verschillende Expertise Centra, Business Partners en multidisciplinaire teams. Collega’s binnen en buiten het EC krijgen expliciet tijd en ruimte om verbeteringen te ontwerpen en door te voeren, waarbij jij kunt rekenen op hun beschikbaarheid. De werkomgeving is hybride: je werkt op locatie in Den Haag (Spui) en deels digitaal, met inzet van procesmanagement (Engage) en andere applicaties voor IT- en leveranciersmanagement.

1. Academisch werk- en denkniveau.
2. Aantoonbare ervaring in verandermanagement en procesmanagement, inclusief herinrichting van processen, binnen een Gemeente.
3. Communicatief vaardig, zowel schriftelijk als mondeling.
4. Overtuigend kunnen optreden in een complexe organisatieomgeving.
5. Goed kunnen samenwerken met medewerkers uit verschillende afdelingen en geledingen binnen de organisatie.
6. In staat om belangen van interne klanten, het eigen team en ketenpartners Inkoop en Juridische Zaken gelijktijdig te behartigen.
7. Zelfstandig kunnen werken en verantwoordelijkheid nemen voor projectleiding en -sturing.
8. Nauwkeurig werken bij het vastleggen van rollen, verantwoordelijkheden, procedures en werkprocessen.
9. Praktisch ingesteld en in staat om theorie en analyses te vertalen naar uitvoerbare verbeteringen.

Communicatieve vaardigheid (schriftelijk en mondeling). Overtuigingskracht in een bestuurlijke en inhoudelijk complexe context. Samenwerkingsgericht, met vermogen om multidisciplinaire teams en ketenpartners te verbinden. Stakeholdermanagement en simultane belangenbehartiging voor interne klanten, team en ketenpartners. Zelfstandigheid bij het aansturen van verbeteropgaven en het realiseren van een integraal verandermanagementplan. Nauwkeurigheid in het definiëren en documenteren van werkprocessen, governance en RACI-tabellen. Praktische instelling, gericht op het daadwerkelijk doorvoeren van verbeteringen in de IT-leverketen.

Deze opdracht biedt de mogelijkheid om binnen de gemeente Den Haag, bij de Dienst Bedrijfsvoering, een zichtbare bijdrage te leveren aan de verbetering van het IT-ecosysteem en het inkoop- en leveranciersmanagement voor IT. Als ervaren verandermanager met een academische achtergrond en een sterke focus op procesmanagement kun je hier je expertise inzetten in een multidisciplinaire, hybride werkomgeving waarin interne samenwerking en duurzame procesverbetering centraal staan.

De opdracht heeft een initiële looptijd van 6 maanden met een optie tot verlenging. De inzet bedraagt 4 dagen per week, bij voorkeur van maandag tot en met donderdag. Werkdagen zijn maandag tot en met vrijdag, met werktijden van 9.00 tot 17.00 uur.

Binnen de gemeente Den Haag kom je te werken bij de Dienst Bedrijfsvoering (DBV), in het domein Expertisecentra. De opdracht richt zich op de doorontwikkeling van het Expertise Centrum Leveranciers en Dienstverlening IT (EC L&D) en de interne samenwerking rondom het IT-ecosysteem. De focus ligt op de gehele IT-leverketen: van idee of aanbod, via behoefte, sourcing, aanbesteding, selectie, implementatie, beheer en management, tot optimalisatie, innovatie en exit.

Dit is een detacheringsopdracht. Alleen geschikt voor ZZP’ers via verloning. Altijd 100% transparant.