Project Support | Infra | Arnhem

Als Document Controller / Project Administrator ben jij verantwoordelijk voor een betrouwbare en overzichtelijke documentstroom binnen het project.

Je houdt overzicht over grote hoeveelheden technische en administratieve informatie en zorgt ervoor dat collega’s altijd toegang hebben tot de juiste documenten.

Daarbij combineer je document control met administratieve ondersteuning van het projectteam.

• Beheren, registreren en archiveren van projectdocumentatie in het Document Management System;
• Controleren en bewaken van documentversies;
• Verzorgen van correcte distributie van documenten naar interne en externe betrokkenen;
• Bewaken van review- en goedkeuringsprocessen;
• Controleren of documenten volledig en volgens de afgesproken procedures worden aangeleverd;
• Bijhouden van documentregisters en distributielijsten;
• Bewaken van deadlines voor documentindiening, beoordeling en goedkeuring;
• Ondersteunen bij projectcorrespondentie;
• Registreren en verwerken van inkomende en uitgaande documenten;
• Ondersteunen van projectteams bij administratieve werkzaamheden;
• Signaleren wanneer informatie ontbreekt of acties dreigen te verlopen;
• Afstemmen met interne projectteams en externe stakeholders over documentstromen;
• Ondersteunen van collega’s bij het gebruik van het DMS;
• Zorgen voor een compleet en goed toegankelijk digitaal projectarchief.

Je wacht niet totdat iemand vraagt waar een document blijft, maar signaleert zelf wanneer actie nodig is.

Voor deze functie zoeken wij iemand die structuur kan aanbrengen en plezier haalt uit nauwkeurig werken.

Je beschikt bij voorkeur over:

• Mbo+ of hbo werk- en denkniveau;
• Een opleiding richting secretariaat, bedrijfskunde, office management, projectondersteuning of vergelijkbaar;
• Ervaring met administratieve ondersteuning of documentbeheer;
• Goede digitale vaardigheden;
• Ervaring met Microsoft Office;
• Een goede beheersing van de Nederlandse taal;
• Het vermogen om zelfstandig prioriteiten te stellen.

Ervaring binnen bouw, infra, techniek of projectorganisaties is een sterke pré.

Je bent iemand die merkt wanneer een document verkeerd staat opgeslagen, een versie ontbreekt of een deadline nadert.

• Nauwkeurig;
• Organisatorisch sterk;
• Servicegericht;
• Proactief;
• Communicatief vaardig;
• Stressbestendig;
• Digitaal handig;
• Goed in het bewaken van overzicht.

Deze functie biedt je de mogelijkheid om mee te werken aan een van de grotere infrastructurele projecten in Nederland.

Je krijgt een centrale ondersteunende positie binnen een multidisciplinaire projectorganisatie en werkt dagelijks samen met verschillende technische disciplines.

Daarbij krijg je:

• Een verantwoordelijke functie binnen een groot infraproject;
• Veel afwisseling tussen document control en projectadministratie;
• Een professionele technische werkomgeving;
• Samenwerking met ervaren projectprofessionals;
• De mogelijkheid om veel kennis op te doen van complexe infraprojecten;
• Ruimte om jezelf verder te ontwikkelen binnen document control en projectondersteuning;
• Een langdurige werkomgeving binnen een project met zichtbare maatschappelijke impact.
• Een salaris van: 33,480 - 40,176

Ben jij nauwkeurig, administratief sterk en krijg je energie van structuur aanbrengen binnen een groot technisch project? Voor een omvangrijk infraproject in de regio Arnhem zoeken wij een Document Controller / Project Administrator die ervoor zorgt dat projectdocumentatie, correspondentie en administratieve processen altijd op orde zijn.

Binnen een project waar dagelijks grote hoeveelheden tekeningen, rapportages, verslagen, meldingen en goedkeuringen worden verwerkt, ben jij een belangrijke schakel. Jij zorgt ervoor dat documenten op de juiste plek staan, de juiste versie beschikbaar is en deadlines rondom indiening en goedkeuring worden bewaakt.

Je werkt nauw samen met projectteams, engineers, werkvoorbereiders, projectmanagement en externe partijen.

Meer weten over deze vacature? Neem contact op met Sebastiaan van der Starre via 06 - 131 70 388 of s.vanderstarre@tecson.nl.