Project "Wasstraat" Informatiebeheer in beweging

• Oude documenten en data zijn opgeschoond, verwijderd of verplaatst naar een nieuwe omgeving en waar nodig verrijkt met metadata.
• Medewerkers weten waar en hoe documenten (met welke metadata) nu en in de toekomst moeten worden opgeslagen.
• Documenten zijn beter vindbaar en (her)bruikbaar.
• Alle informatie is voorzien van retentietermijnen.
• Aantal dubbele en onjuist opgeslagen documenten is geminimaliseerd.
• Teams werken efficiënter samen door gezamenlijke afspraken, instructies en kennisoverdracht.
• Aandacht voor samenwerking, archivering en informatieveiligheid is verhoogd.

Taken en werkzaamheden

• Formuleren van een standaard schoningsaanpak voor oudere en actuele informatie.
• Dagelijkse projectleiding en -verantwoording inclusief planning, sturing en rapportage.
• Afdelingsgewijze uitvoering van de schoningsaanpak.
• Inventarisatie en analyse van de huidige document- en dataopslag; identificeren van exoten.
• Vertaling van de huidige opslag naar de nieuwe documentopslag en -structuur.
• Opschonen en plaatsen van documenten in een logische structuur; verrijking met metadata waar nodig.
• Adviseren over structuur, retentietermijnen en metadata.
• Begeleiden, uitleg geven en coachen van medewerkers tijdens uitvoering en bij beslissingen over meenemen, verwijderen, archiveren of verplaatsen van bestanden.

• Monitoren en vastleggen van de toepassing van de aanpak en signaleren van beheersrisico’s en verbeterpunten.

• Duidelijkheid in de beschrijving van de referentieprojecten, met specifieke aandacht voor de situatie voor aanvang, de situatie na afronding en de bijdrage of meerwaarde van opdrachtnemer

• Opgeruimde en beheerde werkomgevingen met alleen actuele en relevante informatie op de juiste plek.
• Niet-relevante of verlopen informatie is verwijderd.
• Professioneel gemanaged project met tijdig gemelde beheersrisico’s.

• Toepasbare en toekomstbestendige werkwijzen voor medewerkers in de omgang met documenten en informatie.

• Een voorstel voor een bewezen schoningsaanpak en een grove planning om de doelstellingen te bereiken.
• Beschikbaarheid van medewerker(s) om de aanpak samen met de organisatie uit te voeren.
• Aantoonbare ervaring met uitvoeren van schoningsaanpakken, documentanalyse en documentbeoordeling.
• Aantoonbare ervaring met structureren en ordenen van informatie.
• DAGELIJKSE leiding van het project en sterke communicatieve, overtuigings- en coachingsvaardigheden.
• Kennis van gemeentelijke werkprocessen en relevante wet- en regelgeving (informatiebeheer, privacywetgeving en retentietermijnen).
• Kennis van gemeentelijke documentomgevingen, zoals Teams, zaak- en processystemen en Document Managementsystemen.

1. Opstellen en aanleveren van een plan van aanpak op hoofdlijnen waarin wordt beschreven hoe opdrachtnemer de beschreven opdracht zou realiseren (max. 6 pagina’s)
2. De projectleider en de in te zetten professionals hebben minstens drie soortgelijke opdrachten in de afgelopen vijf jaar uitgevoerd die aantoonbaar vergelijkbaar zijn met de beschreven opdracht van gemeente Nieuwegein; vermeld de referentieprojecten in de offerte met rol, duur, behaalde resultaat en referenten

• De projectleider heeft aantoonbare ervaring met soortgelijke opdrachten binnen een overheidsorganisatie en er worden duidelijke referentieprojecten in de offerte vermeld

• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.

• Duidelijkheid in de beschrijving van de aanpak en de fasering om de gewenste situatie te realiseren
• Duidelijkheid in de beschrijving hoe er draagvlak wordt gecreëerd bij de afdelingen en hoe medewerkers worden gecoacht
• Duidelijkheid in de omschrijving van kansen, risico’s en randvoorwaarden die opdrachtnemer ziet om de resultaten wel of niet gerealiseerd te krijgen
• De wijze waarop opdrachtnemer de behaalde voortgang en resultaten borgt, zowel tijdens de opdracht als bij afronding