Service Backoffice Administrator (Benelux & UK)

Als Service Back Office Administrator ben jij de administratieve spil binnen onze Service-afdeling. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen vlot en efficiënt verloopt: van het verwerken van klantaanvragen tot het plannen van interventies en het ondersteunen van techniekers.

Je combineert administratieve nauwkeurigheid met klantgerichtheid en organisatorisch talent.

• Verwerken van klantorders en opstellen van offertes
• Beantwoorden van klantvragen (mail/elektronisch)
• Opvolgen en aanpassen van offertes
• Behandelen van vragen rond leveringen, retouren en klachten

️ Administratie & support

• Beheren en optimaliseren van klantgegevens
• Aanmaken en opvolgen van service tickets
• Ondersteunen bij klantaccounts (SMA ID)
• Coördinatie van service-mails en backoffice activiteiten
• Ondersteuning logistiek (stock, wisselstukken, tracking)
• Vertalingen (NL/FR/EN) en ondersteuning bij automatisatieprocessen

️ Planning & coördinatie

• Inplannen van technische interventies
• Coördineren van techniekers en middelen
• Bestellen van benodigde onderdelen
• Opvolgen van service rapporten en KPI’s
• Beheer van administratie rond interventies

Samenwerking & partners

• Beheren van relaties met servicepartners
• Opvolgen van contracten en prestaties
• Aanspreekpunt voor escalaties en complexe dossiers
• Samenwerken met interne teams en procesverantwoordelijken

Wat breng jij mee? Opleiding & ervaring

• Bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring
• Minstens 3 jaar ervaring in een administratieve functie

Skills

• Goede kennis van MS Office (Excel, Word, Outlook)
• Ervaring met SAP en/of Salesforce is een plus

Talen

• Nederlands
• Engels
• Frans

• Duits is een plus

• ️ Nauwkeurig en gestructureerd
• ️ Sterk georganiseerd en stressbestendig
• ️ Klantgericht en communicatief
• ️ Zelfstandig en verantwoordelijk
• ️ Teamspeler met een hands-on mentaliteit

• 38-uren week
• maaltijdcheques 10€
• 32 dagen vakantie - sluiting tussen Kerst en Nieuwjaar inbegrepen
• Pensioens- en hospitalisatieverzekering
• Mogelijkheid tot telewerken
• Mogelijkheid tot het leasen van een bedrijfsfiets
• Een veelzijdige functie met verantwoordelijkheid
• Werken in een internationale en dynamische omgeving
• Samenwerking met een professioneel en gedreven team
• Mogelijkheden om processen mee te verbeteren en optimaliseren